物业门禁管理规程

物业门禁管理规程

1目的

明确门禁卡的管理程序，确保门禁卡管理、发放规范，预防丢失或滥用等情况。

2适用范围

本程序文件适用于管理处对门禁卡的的管理。

3职责

3.1管理处经理负责免费卡和内部卡发放的批准。

3.2综合主管负责定期对门禁卡发放记录进行核查。

3.3收费员负责门禁卡的保管、收费和发放。

3.4客服人员负责门禁卡发放的登记和写卡。

4管理内容与要求

4.1门禁卡的保管

4.1.1门禁卡由收费员进行保管。

4.1.2收费员在离开管理处前，应根据离开时间和日常使用量，将适量的门禁卡交客服中心保管备用，并填写《门禁卡交接表》。

4.1.3客服中心在保管期间需做好发放记录，遇转班的，需做好交接班手续记录交班门禁卡数量。

4.1.4收费员回到管理处时，应立即收回门禁卡，并核对发放记录，确保剩余数量正确，同时填写《门禁卡交接表》。

4.2门禁卡的发放

4.2.1收费卡的发放

a.收费员收取门禁卡费用后，将门禁卡交客户，并告知客户到客服中心写卡。

b.客服人员接到客户的门禁卡后，在《门禁卡发放登记表》上登记新增卡卡号，并根据门禁卡用途进行系统录入信息（以下称写卡）。

4.2.2免费卡的发放

a.赠送卡的发放

赠送卡：指开发商赠送给业主、存放在管理处代为发放的门禁卡。

业主领取赠送卡时，客服人员查找《门禁卡发放登记表》是否未领取，如确认未领取，则告知收费员予以发卡及发卡数量。

收费员按客服人员信息把门禁卡交客服人员，填写《免费门禁卡发放登记表》，并要求客服人员在表中“批准人”栏签字。

客服人员把赠送卡写卡后交业主，填写《门禁卡发放登记表》，业主签字确认。

b.免费卡的发放

遇以下特殊情况（不限于），经经理批准后可免费发放：

业主在使用一年内门禁卡无明显损伤而无法使用的，可以免费补卡，并收回原卡；

由于业务关系联络需要，对重要客户、关系单位等用户赠送卡。

收费员经经理批准后，将门禁卡交客服人员，并填写《免费门禁卡发放登记表》，交经理签字确认。

客服人员把赠送卡写卡后交客户，在《门禁卡发放登记表》上登记卡号。

4.2.3内部卡的发放

a.管理处内部人员（含供方人员）由于工作需要需领用门禁卡的，经经理同意予以发放。

b.收费员填写《内部卡发放登记表》，由领用人签收后，交经理签字确认。

c.领用人把卡交客服人员写卡后使用。

4.2.4客服人员在发放卡时，需告知领卡人以下注意事项：

a.简要告知用卡注意事项，并提醒领卡人仔细查看卡套上的使用说明，防止门禁卡因使用不当损坏。

b.告知领卡人如门禁卡丢失，需立即通知管理处注销，以免被拾获从事不法活动。

c.提醒领卡人不要随便借给他人使用。

4.3内部卡的管理

4.3.1工作人员领用卡后需妥善保管，如有损坏或丢失照价赔偿。

4.3.2内部卡不得转借他人，如有丢失立即通知客服中心注销。

4.3.3领卡人如辞职、辞退或调离管理处的，需交还门禁卡给管理处，如不退还的在结算工资中扣除门禁卡费用，并予以注销。

4.4综合主管每月至少1次对门禁卡发放记录进行核查，确保门禁卡数量准确。

5相关文件

6记录

本程序适用的记录如下表：

序号记录名称记录编号保存地点保存期限记录类别

1《门禁卡交接表》QB/ZZ(GLJ)-KF-301/01A管理处2年规范性

2《门禁卡发放登记表》QB/ZZ(GLJ)-KF-301/02A管理处2年规范性

3《免费门禁卡发放登记表》QB/ZZ(GLJ)-KF-301/03A管理处2年规范性

4《内部卡发放登记表》QB/ZZ(GLJ)-KF-301/04A管理处2年规范性