物业公司三体系程序文件之文件控制程序

1目的与范围

对与管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止管理体系运行的各部门/子公司使用无效版本的文件,确保与管理体系有关的所有文件处于受控状态以及管理体系的有效运行。

适用于公司与管理体系有关的所有文件、资料的控制，包括公司自己制定的、顾客提供的和适当范围的外来文件的控制。

2引用文件

Q/YCPM0501-2006《管理手册》

3术语和定义

本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准的术语和定义。

4职责

4.1品质保障部负责本程序的制定、修订和归口管理，公司体系文件编制的组织，并负责体系文件的编写、发放、更改、控制和管理等工作。

4.2各部门、管理处、子公司负责组织本单位涉及所有文件的编制，相关文件的实施、文件的更改或修订，以及本单位文件的日常管理。

5工作程序

5.1文件的分类

体系文件主要包括：

a)《管理手册》，包含已经形成文件的管理方针、管理目标；

b)程序文件；

c)第三层次文件（作业指导书、管理规定、支持性文件、记录等），可包括公司各项管理制度、计划、决议、决定、报告、表格、图纸、工艺文件、作业指导等。记录是一种特殊文件，对记录的管理按Q/YCPM0504-2007《记录控制程序》的有关规定执行。

d)适用的法律、法规、标准、规范及指南，上级下发的有关质量、环境与职业健康安全管理的文件。

5.2文件的标识

5.2.1为保证文件易于识别、清晰可辨，由品质保障部制定《文件编码规定》，经管理者代表批准后执行。

5.2.2文件发放时，管理手册在封面受控状态一栏中加盖蓝色“受控”或“非受控”印章，其他均在有效文件的封面或首页右上方加盖蓝色“有效版本”印章，并注明分发号后进行登记编号和人员签收。

5.3文件的编制

5.3.1《管理手册》、《程序文件》由管理者代表组织编写。

5.3.2品质保障部负责组织相关部门编写公司级管理标准、技术标准和工作标准，包括各类操作文件和记录表格等。

5.3.3涉及到各部门、管理处、子公司内部运作的其它各类文件由各单位自行编制，履行报批手续。

5.3.4各类文件的格式按GB/T1.1-2000《标准化工作导则》的有关要求执行。

5.4文件的审批

5.4.1《管理手册》由管理者代表审核，总经理批准发布。

5.4.2程序文件需经品质保障部审核后由管理者代表批准发布。

5.4.3质量计划和专业技术类作业文件由公司相关部门负责人审核后报管理者代表批准。

5.4.4其它管理文件由部门负责人审核，主管副总（或总助）审批，总经理批准。

5.5文件的归档

品质保障部负责将批准后的体系文件归档，并编制《有效文件一览表》，纳入管理范围。

5.6文件的发放

5.6.1品质保障部负责体系文件的发放，发放前应进行统一编号（发放号），在经管理者代表批准后文件也可以电子邮件按PDF只读格式发放给南京以外的子公司第一负责人。

5.6.2管理手册发放分“受控”和“非受控”两种形式，“受控”类发放对象为公司领导、有关职能部门负责人、认证机构；“非受控”发放对象为顾客、上级主管部门或第三方有关单位。

5.6.3受控文件和有效文件的发放由品质保障部按总经理或授权人批准的《有效文件一览表》范围发放，发放时需要填制《文件和资料发放回收登记表》。

5.6.4文件领用人在《文件和资料发放回收登记表》上签名领取注有分发号领用人姓名并加盖相应印章的文件。每份文件都有不同的分发号，便于追溯，接受人员或接受部门第一负责人签字。

5.6.5需使用文件的人员未领到文件时，不得借用别人文件复印，要按上条要求办理申领手续，公司内不得使用未加盖“受控文件”或“有效文件”印章的复印件，一经发现，文件管理人员有权收回销毁。

5.6.6当文件使用人将文件丢失后，应按本程序要求办理申请领用手续，但必须在领用申请中做出说明，品质保障部在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。

5.6.7当文件使用损坏不能使用时，应到文件管理人员处办理更换手续，领用新文件，分发号沿用原文件分发号，文件管理人员应将破损文件收回销毁。

5.6.8以电子媒体形式发布的文件必须依据公司有关信息化管理的有关要求进行查阅和管理。

5.7文件的管理

5.7.1文件经拟定审核批准后，交文件管理人员填写《有效文件一览表》。

5.7.2需临时借阅文件者，需填写《文件（资料）领用、借阅、复印审批单》。存档文件一律不外借，防止丢失损坏。

5.7.3品质保障部在每次内部质量审核前，要全面检查文件的有效性，发现问题及时处理。

5.7.4对发放到公司外部的文件（为非受控文件），由品质与发展部进行发放登记。

5.7.5文件的贮存，应提供适宜的环境和设施，防火、防虫、防潮措施，以防变质、损坏。

5.8文件的更改

5.8.1应定期对文件进行评审和修订（可以在实施管理评审时进行），以确认其有效性和适应性，当遇下列情况也应对文件进行必要的更改：

a)各类文件内容不符合有关法律、标准和其它要求；

b)各类文件内容已不符合公司实际情况；

c)公司管理体系组织结构有较大调整时；

d)各类文件经相关评审认为需要更改；

e)公司的活动或产品发生改变时；

f)生产或服务提供过程发生变更时；

5.8.2文件更改时，应由文件更改提出人或部门负责人填写《文件更改申请单》，说明更改原因，涉及到重要技术参数更改还应附有充分证据。

5.8.3文件更改必须进行审批，一般由该文件原审批部门或人员负责审批，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。

5.8.4文件更改由品质保障部组织进行，并填写相关记录。

5.8.5文件更改批准后，由文件管理人员办理更改标记和生效日期，确保文件的更改和现行修订状态得到识别。按《文件和资料发放回收登记表》发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件，对重要改动应发《文件更改通知单》告知文件使用人。

5.8.6文件更改的方式：为了保持文件的严肃性和便于阅读，公司主要采用换页和换版，

对局部小更改允许采用划改方式，并做相应标记和日期等。

5.8.7当合同规定时，文件和资料的更改应得到业主（顾客）的认可。

5.8.8文件更改后，品质保障部应及时向所有原发放部门下发更改后的文件并收回原文件。

5.9文件的保管

5.9.1各部门/分公司应将本单位所持有、使用的体系文件进行登记和保存，并填写《有效文件一览表》。

5.9.2文件使用部门或人员应妥善保管文件，防止丢失、损坏。

5.9.3现阶段，公司所有管理体系文件由品质保障部核定后，可以统一在公司局域网内以PDF

只读的形式向各子公司第一负责人开放。

5.9.4在网上发布的管理体系文件由品质保障定期进行核查，需要时及时进行更改。

5.10文件的评审

5.10.1每年第一次内审前由品质保障组织，各使用部门、管理处、子公司参加，对现有体系文件的充分性、适宜性、有效性进行评审，必要时应进行更改和更新。

5.11文件换版与作废

5.11.1程序文件经五次以上（不含五次）修改时应换版，原版次文件作废换发新版本。

5.11.2发放的外来标准已不是其相应的有效版本，相关部门应主动识别并及时收回，

5.11.3作废文件，由文件管理人员按《文件和资料发放回收登记表》回收并记录，加盖作废章，需销毁时，应填写《文件（资料）处理申请单》经品质保障部负责人批准后统一销毁。

5.11.4如需保留作废的文件时，由品质保障部负责单独保管，另行存放，并加盖“作废留存”印章。需使用者应填写《文件（资料）处理申请单》由部门负责人签字后经管理者代表批准后方可借阅。

5.12外部文件的控制

5.12.1直接引用各类外部文件，由文件对口部门负责人批准、使用、发放、管理办法可参照4.4和4.5执行。

5.12.2各部门负责与各自业务相关的外来文件的识别和购买、保管，建立相应的记录，品质保障部负责公司全部外部文件总目录的汇编和管理。

5.12.3品质保障部负责组织各部门每年一次检查所用各类标准等外部文件是否为有效版本，及时更换过期文件。

5.13各部门、管理处、子公司应按照《记录控制程序》的要求，对各自的记录进行填写、

收集、整理和保存。

6相关文件

6.1Q/YCPM0556-2006《文件编写规定》

6.2Q/YCPM0551-2006《体系文件编码规定》

6.3Q/YCPM0504-2006《记录控制程序》

7记录表格

7.1《有效文件一览表》

7.2《文件和资料发放回收登记表》

7.3《文件更改申请单》

7.4《文件更改通知单》

7.5《文件更改一览表》

7.6《文件和资料发放范围清单》

7.7《文件（资料）领用、借阅、复印登记表》

7.8《文件（资料）处理申请单》