行政公文管理办法

第一章总则

1.1本制度中所称的公文是指根据工作需要以xxx集团名义向本集团内部、各分子公司或向行政机关、行业主管部门、客户等报送的非因律师提供法律服务而形成的、以及以本集团为收文人的各种纸介、电子文件的总称。

1.2为规范本集团公文的起草、传递、签收、登记、审核、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁及报送、收文等程序，提高公文处理效率，特制定本制度。

1.3本集团公文的处理工作应当遵循及时、准确原则。

第二章公文种类

2.1本集团公文的种类为：

2.1.1报告

本集团向行政机关、行业主管等部门汇报工作、反映情况和问题，以及回复询问时所用的陈述性公文。

2.1.2请示

本集团向行政机关、行业主管等部门请求指示或要求批准某一事项或批准对某事项的处理意见的公文。

2.1.3决议

本集团董事会会议对所审议事项作出决定的公文。

2.1.4决定

本集团全体员工大会、管理层会议审议、通过的事项的最终决定。

2.1.5通知

本集团传达或转发行政机关、行业主管部门指示或公文，以及发布本集团规章制度，要求本集团员工知悉、办理或执行的事项，聘用和任免员工等所适用的公文。

2.1.6通报

本集团对员工、部门进行表彰、批评或处罚，传达重要精神或情况的公文。

2.1.7会议纪要

用于概括本集团全体员工大会的决定和其他有关会议的决议内容，作为会议之后传达、执行的依据而制作的公文。

2.1.8函

用于行业之间或同其他单位联系工作、商洽事项、询问或答复问题的公文。

第三章公文格式及公文的印制、装订

3.1公文格式

3.1.1公文的格式包括文头部分、行文部分和文尾部分。

3.1.2文头部分一般由版头、发文字号、横间隔线、公文编号、密级程度几部分组成。

3.1.2.1版头是发文单位的标志，版头的结构方式由本集团全称加“文件”构成。

3.1.2.2发文字号由本集团代字、年度和顺序号三部分组成。

3.1.2.3横间隔线是在发文字号之下，公文标题之上的一条横线，它将文头部分与行文部分隔开，使公文眉目清晰。

3.1.2.4密级程度是公文的秘密等级，需在左上角标注。涉及集团秘密的公文均应标注秘密等级和相应的保密期限。秘密等级分为绝密、机密和秘密三种，其中涉及董事会决议等的相关内容为绝密；涉及集团各类会议纪要及决定的内容为机密；涉及对外联络、汇报的资料内容为秘密；其余为一般。保密期限由企管部负责人决定。

3.1.3行文部分一般由公文标题、主送单位、正文、发文单位、成文时间和印章、附件标注组成。

3.1.3.1公文标题由本集团名称、事由和文种三要素构成。

3.1.3.2主送单位一般标注在标题之下，正文之前，提行顶格书写。

3.1.3.3正文要包括行文的原因、要达到的目的、事项以及具体要求等。

3.1.3.4附件标注是对附件名称和件数的说明。公文如有附件，要在正文之后左下方注明附件顺序、名称和份数等。

3.1.3.5如本集团为发文单位，要用全称标注在公文尾部右下侧。严禁在无正文内容的空白页上落款。

3.1.3.6成文时间一般标注在发文单位名称下面。成文时间以签发的时间为准；会议通过的公文，以会议通过的时间为准，成文时间应以公文通用的形式标注。

3.1.3.7本集团公文如需加盖印鉴，参见本集团《印信管理办法》。

3.1.4文尾部分一般由主题词、抄送（抄报）单位和印刷版记组成。

3.1.4.1主题词是指反映特定主题的概念、规范化的名词或名词性词组。主题词标注抄送、抄报单位的上部，顶格书写。

3.1.4.2抄送（抄报）单位是需要了解公文内容的单位。对上级单位用“抄报”；对同级和无隶属关系的单位用“抄送”。抄送（抄报）单位标注在主题词之下，印刷版记之上。

3.1.4.3印刷版记包括公文的印发单位、印发时间和印发份数。

3.2公文印制、装订

3.2.1公文的书写、排版，应当从左至右横写、横排。书写和排版时，要在公文左侧留出2.5厘米的装订线，右侧留出2厘米空白边，上端留出3.5—4厘米的空白“眉头”，下端留出2.5厘米的底边。

3.2.2公文用纸一律采用A4型。公文的书写、修改以及草拟、审核、签发，要使用蓝黑、碳素墨水或墨汁，禁止使用铅笔、圆珠笔、水彩笔和纯蓝墨水、红墨水。对电子设备为载体的公文文稿应当在文件中标明文件起草时间、起草人、修改时间、修改人等，以免混淆。

3.2.3公文的书写和排版，必须使用规范的简化汉字和法定的计量单位。

3.2.4公文标题的字号为二号字，正文用四号宋体字排印。

3.2.5公文应在左侧装订。

第四章发文处理程序

4.1发文处理是指公文拟稿到发出和归档的整个过程。发文处理程序包括：拟搞、审核、签发、编号、打印、校对、用印、登记、传阅、投送、归档。

4.2拟稿

4.2.1公文的草拟由本集团董事会、法律顾问、行政助理及综合部指定的人员负责。

4.2.2草拟公文应注意：

4.2.2.1符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。

4.2.2.2情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整。

4.2.2.3请示应当一文一事。

4.2.2.4人名、地名、数字、引文准确。引用法律、法规、规范性文件的应注明全称、颁布机关、文号等内容。

4.3审核

4.3.1公文文稿的审核由决定起草人负责。以集团名义行文，在签发之前，应送交审核。

4.3.2审核内容包括：

4.3.2.1必要性。确定是否需要行文，以何名义行文。

4.3.2.2真实性。审查材料是否真实、准确，观点是否正确。

4.3.2.3合法性。审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与集团内已经公布、仍在执行的规定有无矛盾。

4.3.2.4规范性。审查拟定公文文种、标题、主送单位、抄送单位、主题词等是否符合规定。审核文字是否条理清楚、合乎逻辑；遣词造句、标点符号、数字及计量单位、人名、地点、专用术语是否准确、规范。

4.4签发

4.4.1本集团公文的签发由董事会、总经理或企管部负责。草拟的文稿一经签发即成定稿。

4.4.2公文签发：

4.4.2.1集团董事会会议决议由董事会签发。

4.4.2.2集团对内发文及员工大会会议纪要、会议决定由企管部签发。

4.4.2.3集团对外发文，应由总经理和企管部两级审核签发。

4.5编号、打印

企管部检查签发手续是否完备，是否合乎规定，在确认无误后，对文件进行编号并打印清样。

4.6校对

文稿清样打印完毕，由拟稿人进行校对后正式打印成文。

4.7用印

4.7.1制成的公文如需加盖印章的，应经相关审批流程后，参照《印鉴管理办法》在落款处加盖公章。

4.7.2本集团董事会会议决议和全体员工大会决定应当由与会董事、监事、本集团员工及记录人员签字后生效。

4.8登记

4.8.1发文登记是对准备发出的公文进行统一记载，以便对公文进行清点、统计、控制、查找和回收。发文登记由企管部负责并制作《发文登记表》（见附表1）。

4.8.2登记项目包括：按发文顺序详细登记发文的登记日期、签发人、发往部门、文件编号、文件标题、份数、签收人、归档等事项。

4.9投送

公文投送由本集团企管部负责。相关人员应对照原稿对文稿的报头、文号、报送及发放范围及份数进行逐项检查后，按发放范围及限定时间发送。

4.10归档

公文发送完毕后，应及时对公文进行整理、归档。归档应由专人负责，按照《档案管理办法》办理。

第五章收文处理

5.1收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序包括签收、拆封、登记、审批、传阅、承办、办复、归档等环节。本集团的收文工作由企管部负责。

5.2签收：企管部收到各种函件，应对所收函件履行检查、清点手续，经核对无误后予以签收。

5.2.1对所收函件的外观进行检查，检查内容应包括：函件外部有无破损；函件是否己被拆封；来件收件人名称、地址有无涂改现象。收件人员如发现有任何问题应立即与寄送单位联系，明确所收函件寄送前相应情况，反映材料目前状况。

5.2.2本集团员工以本集团名义取得的相关文件，回集团后应按本制度规定履行登记上报手续。

5.3文件的拆封

5.3.1凡签收的文件只写明收文单位名称，即以“银盛泰集团”为收件人的，由企管部相关人员负责拆封；凡收到的文件指明收件人为集团员工或集团负责人的，企管部签收后，应原封转送收件人，由收件人自行拆封。收件人拆封后发现是集团内文件的，应及时交还企管部，由企管部进行相应处理。

5.3.2企管部对来件拆封后，应对封内文件进行初步检查：

5.3.2.1拆封人员应小心启封，剪口时要注意避免损坏封内的文件；

5.3.2.2启封时应取净袋内文件，防止遗漏；

5.3.2.3封内如有附件，要按附件目录认真核对，如不相符或漏装，应及时与来文单位联系处理。

5.3.2.4发现无固定版头、无公章或其他手续不全及不符合行文关系的文件时，经确认后应由企管部单独存放并归档。

5.4收文登记

5.4.1企管部应当对收到的文件进行登记。

5.4.2收文应建立《收文登记表》（见附表2），登记内容包括：顺序号、收到日期、来文单位、来文字号、密级、份数、文件标题、处理情况。

5.4.3登记完毕，企管部应在所收文件上加附《文件处理单》（见附表3），写明来文单位、来文字号、份数、文件标题、收文日期、收文编号、批办意见、承办情况等。《收文登记表》、《文件处理单》及收文备注上的收文日期和文号要保证一致。总经理秘书在接到各部门上报文件后应逐个登记，按照紧急程度上报总经理批示，并按批复意见做相关处理，下发文件时应由相关接受部门签字确认，防止丢失。

5.5文件检送

5.5.1由企管部将己登记完毕的文件按下列方式进行处理：

5.5.1.1业务文件：送交承办该业务的部门，由该部门按照本集团相关业务操作的规定，作相应处理；

5.5.1.2非业务文件：送交企管部经理，由其根据具体情况交董事会审批或自行处理。

5.6.文件处理

5.6.1董事会或总经理、企管部负责人根据来文性质提出批办意见。批办意见要填写在《文件处理单》的“批办意见”栏内，并签署姓名和时间。

5.6.2根据批办意见在一定范围内传阅的文件，由总经理秘书负责将文件依次送呈传阅，对传阅过程进行督办。阅件人在阅读完毕后，应在《文件处理单》上签署姓名、传阅日期，必要时可填写意见。文件传阅过程参照下列要求执行。

5.6.3文件的传阅与催办

5.6.3.1传阅文件应填写《文件传阅单》（见附表4），包括送呈部门、人员，传阅时间、文件标题、发文部门、紧急程度、机密程度、传阅事由、批复意见等。

5.6.3.2传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

5.6.3.3应根据文件的紧急程度阅批文件，加急件为自文件送到后的2-4小时，急件为4-8小时，一般件不得超过两天，阅後应签名以示负责。因个人原因导致文件传阅超时，相关后果由个人负责

5.6.3.4阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

5.6.3.5文件阅完後，应送交总经理秘书，切忌横传。

5.6.3.6文件传阅顺序为：

企业管理部副总总助市场营销部财务部工程管理部

总经理

董事长

5.7文件承办

5.7.1需承办的文件，应根据董事会或总经理、相关负责人的批办意见及时移送承办人员进行相关处理，处理完毕后交企管部行政助理存档。

5.7.2承办事项完结后，承办人员将承办情况和结果及时呈报批办人员，并在《文件处理单》的“处理结果”栏内填写办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间等。

5.8文件传达

5.8.1对于不需要进行相应处理，可由全体员工阅知的文件，如内部资料、刊物，参阅材料、工作简报、信息等，由企管部负责处理。

5.8.2需要在集团董事会及员工大会等会议中传达的文件，由董事会或总经理、企管部负责人确定并传达。

5.9整理、归档

文件的整理、借阅、销毁、归档等，参照集团《档案管理办法》执行。

第六章附则

6.1.本办法草案由企管部负责解释。

6.2.本办法草案需经董事会讨论通过后实施。

6.3本办法自颁布之日起执行。