会计档案管理办法

第一章总则

第一条为规范管理公司会计档案，参照国家《会计档案管理办法》、《中发集团企业会计档案管理制度》的有关规定，特制定本办法。

第二章会计档案的种类

第二条会计档案是指在财务会计业务中形成的具有查考利用价值的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映公司各项经济业务活动的重要史料和原始凭证。具体包括：

一、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

二、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其他会计账簿。

三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

四、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交、保管、销毁清册，会计人员工作移交清册，各种财务审计报告等。

第三条使用计算机打印套印的账表凭证，其规格必须符合会计制度要求，其管理方法及保管期限与一般会计档案相同。

第四条磁记录会计档案应按磁性材料的技术要求提供保管环境，其保管期限与归档方法和纸制会计档案相同。

第三章会计档案的保管期限

第五条属于永久保管的会计档案

一、公司各类会计决算报表及其附件。

二、会计档案移交、保管、销毁清册。

三、机构裁撤、合并、分设交接清单。

四、会计人员工作移交清册。

五、部门认为需要永久保存的其他会计档案及资料。

第六条属于保管15年的会计档案

一、原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其附件。

二、总账、明细分类账、日记账及其辅助账薄。

三、印章及空白凭证保管、领用登记簿。

第七条属于保管5年的会计档案

一、月、季度财务报告（包括文字分析）。

二、银行余额调节表和银行对账单。

三、各种不定期报表。

第四章会计档案的整理立卷

第八条财务部应有专人负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。对会计凭证、账簿、报表分别以册为单位装订会计档案盒，并对会计凭证、账簿、报表分别进行排列编号。

第九条案卷封面应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等。

第十条会计经办人员对破损的凭证、账簿、报表要进行修补，装订要规范、牢固、整齐，装订时不得压字和掉页，并加盖骑缝章，若需拆封，需有总经理的批准方可办理。

第五章会计档案的保管

第十一条会计档案立卷完成后，先在财务部保管，以便查找利用。

第十二条根据公司统一安排，财务部保管期满后移交公司总经办保管，移交时双方部门负责人和经手人应在移交表上签字或盖章。

第十三条移交总经办保管的会计档案应按要求分类保管。

第五章会计档案的调阅

第十四条会计档案账册不得外借。

第十五条公司内部人员调阅会计凭证、账表时须经本部门及财务部负责人同意，档案保管人员方可办理。

第十六条公安、司法、检查机关及有关单位因特殊需要查阅会计凭证、账表时，必须提供有关的有效文件，档案保管人员在报财务部负责人同意后方可调阅或复印，并在《账册查询、复制登记薄》上登记。

第七章会计档案的销毁

第十七条保管期满的会计档案，除本办法第十八条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

一、由总经办会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

二、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

三、销毁会计档案时，应当由总经办和财务部共同派档案员监销。

四、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。

第十八条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第七章附则

第十九条本办法由财务部负责解释。

第二十条本办法自颁布之日起施行。