如何做好物业管理企业物料消耗的管控

物业管理，通常的理解是对物业包括已建房屋和建筑物、共用部位、共用设施设备进行管理。但是，这种理解并没有包括物业管理的全部内容。物业管理作为社会一项专业化管理服务行业，除了对物业实体和区域的管理、做好以业主和使用人为主体的公共服务、专项服务和特约服务之外，还包括对物料消耗控制的管理。

物料消耗是物业管理的重要领域，是指物业管理服务过程中对物料、用品、机具、工具、器材等的耗用。物业管理企业的成本费用除了人员费用之外，物料消耗占了很大比重。有效使用物业管理经费资源是物业管理企业的职责，管理要领在于按照专业化要求进行物料消耗控制。具体采取以下措施进行处理。

一、建立严格的物料消耗控制制度。一是制定物料消耗控制岗位责任。规定四重负责制，即职能部门主管负责本部门物料消耗预算和执行、物料消耗管理员负责出入库登记、行政助理负责审核、质量检查监督员负责检查监督；二是实行物料采购申报制。职能部门每月物料消耗需由部门主管填写月度《物料采购申请表》（特种情况可填单次申请表），行政助理和物料消耗管理员就需要和数量进行盘仓和审核，经审批后方可采购；三是进行物料出入库登记。所有物料经购买后需经物料消耗管理员进行入库和出库登记，职能部门负责领用、发放和管理。发放物料时，领用人须填写《物料领用登记表》。物料消耗管理员每季度盘点一次，物帐两清；四是维修申报制。各类机具由各部门负责保管、使用和日常维护，出现故障需要维修、换件，须由部门主管填写《维修申报单》，经批准后执行；五是机具报废制。职能部门专人维护本部门机具，小故障自行排除或由机电部维修，大故障外送或特约维修，达到报废年限和程度时，填写《报废申请表》，经批准作报废处理。

二、建立物料消耗年度计划控制机制。与工作计划相应，一线职能部门（如安防、机电、保洁、绿化养护等部门）每年制定年度物料消耗计划，对物料、用品、机具、器材等耗费作出年度预算，经审核、批准后执行。部门年度物料消耗计划的执行由部门主管负责，月度申购参照年度物料消耗计划进行，并与部门主管的绩效考评挂钩。质量检查监督员对物料消耗情况检查、监督，并在周检表中反映检查、处理结果。年度终了，对职能部门的物料消耗成绩进行奖惩。

三、对养护管理项目严格把关。一般情况下，《物业管理服务合同》和《业主公约》都会载明物业管理企业可把本物业管理区域部分管理项目委托给有关专业技术单位管理，但不能把物业管理区域整体委托给其他单位管理。国家专业技术监督局也明文规定，对电梯、消防、制冷、监控等特种技术设备须由相关专业技术资质单位予以维护和维修。在对这些养护管理项目具体处理中，一是严格按相关规定，对电梯、消防、制冷、监控系统等设备委托具备相应专业技术资质的单位进行维护、保养和维修；二是在委托选择、洽谈、签约过程中，按招投标规定从资质、实力、价格、服务等方面严格筛选、把关，选择最有实力、胜任养护的单位。同时，设立必要的《委托执行工作单》，由委托单位派来专业技术人员和本单位员工双方确认填写，确保委托合同顺利执行；三是对于非国家法规指定由特种专业单位养护的项目尽量由本企业执行。以笔者单位在管的广东佛山华夏陶瓷博览城为例，2004年9月之前，由于开发建设单位决定，本物业区域达10万平方米的绿化园带被承包给一家绿化公司管理，年度支出绿化养护费达33万元。但由于该公司人力物力投放不足、养护技术不高，管理效果不佳。2004年9月底合同到期后，本企业决定不再续约，果断组建绿化养护部，组建专业技术人员和12人的管理团队，年度人员费用和物料消耗费用不足20万元。由于人力物力保障、技术到位，绿化养护效果远远超越之前的承包方，物料消耗计划执行顺利，员工还可获得节约奖励。

重视和解决物料消耗控制问题，可使物业管理企业的经营管理秩序良好，确保以收定支、收盈于支经营效果，从而争取业主和使用人的高满意率。