绿城物业公司档案管理办法24p（精）

绿城物业服务集团有限公司

档案管理办法

GT-BF-ZHGL-005-2012（A/0）

1目的

为加强绿城物业服务集团有限公司档案管理工作，实现档案的科学管理，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》结合公司实际，特制定本办法。

2适用范围

适用于集团职能部门、在杭区域、分公司及控股子公司，参股公司遵照执行。

3职责

3.1集团综合管理部为档案管理的归口管理部门，负责集团本部的档案管理，对其他职能部门、在杭区域、分子公司、专业公司的档案管理工作进行检查、监督、指导等，并负责本办法的解释和修订。

3.2集团各职能部门为本部门档案的管理部门。

3.3在杭区域、分子公司、专业公司综合管理部为本单位档案管理的管理部门。

3.4集团本部、在杭区域、分子公司、专业公司应设立档案管理员，负责本单位、本部门、本系统档案的管理工作，并保持人员的相对稳定。文书档案管理员一般由综合管理部人员担任；合同档案管理员一般由物业管理部人员担任；业主档案由各物业服务中心指定专人担任；特种载体档案管理员由企业文化部人员担任，其他单位统一由综合管理部人员担任。档案管理员工作职责主要包括：

3.4.1统筹规划档案管理工作，协助制定、实施档案管理办法；

3.4.2负责文书档案、合同档案、业主档案、特种载体档案收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、利用、销毁工作。

4.工作程序

4.1定义

4.1.1档案

档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有查考和利用价值的，以不同载体形式存在，并有不同内容特征的历史记录和原始凭证（包括文字、图表、图纸、声像、电子文件等）。包括文书档案、合同档案、业主档案和特种档案四大类。档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压资料。档案管理分为收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、利用、销毁八大操作程序。

4.1.2文书档案

文书档案是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。

4.1.3合同档案

合同档案是指《顾问咨询服务合同》、《早期介入服务合同》、《前期物业服务合同》、《物业服务合同》及涉及较大金额的委托合同、采购合同、房屋租赁合同和其它会对公司有重大影响不能即时履行完毕的合同。不包括劳动合同及其它内部责任承包管理协议。

4.1.4业主档案

业主档案是指与业主有关的各类信息材料，包括业主购房资料、业主领房资料、业主房屋装修资料、业主入住资料、业主基本信息、业主健康信息、重大事项记录等。

4.1.5特种档案

特种档案是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的，一般以非纸质材料为信息载体的历史资料，主要分为声像档案、电子档案、实物档案三大类。

4.2档案管理的构成

档案管理是指对档案进行收集、整理、归档、保管、统计、利用、鉴定、销毁等一系列过程的管理。

4.2.1档案收集，是指对凡是反映公司经营管理活动、具有查考利用价值的书面文件材料收集的过程。

4.2.2档案整理，是指遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，并区别不同的价值，以便于保管和利用的整理过程。

4.2.3档案归档，是指在工作中形成的具有保存价值的应归档的文件材料的归档过程。

4.2.4档案保管，是指档案置于档案库房中保管过程。

4.2.5档案统计，是指与档案管理各项工作同步进行统计的过程。

4.2.6档案利用，是指填写利用登记表单、审批、借阅、归还等环节形成的系列活动。

4.2.7档案鉴定，特指对已超过保管期限的档案进行再次鉴定的活动。

4.2.8档案销毁，是指对鉴定无利用价值的档案进行销毁的活动。

4.3档案管理的内容

4.3.1档案的收集

凡是反映公司经营管理活动、具有查考利用价值的文件、载体材料均属档案范围。集团综合管理部档案管理员负责集团本部及本部门档案的收集；集团各职能部门档案管理员负责本部门及本系统档案的收集；各单位档案管理员负责本单位档案的收集。

4.3.1.1文书档案、合同档案具体收集对象如下：

a）政府机关或行业管理部门的文书材料等。

b）公司董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料。

c）公司控股、参股的分子公司、专业公司的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料。

d）公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料。

e）公司印发的各种正式文件的签发单、审核稿。

f）公司给上级部门的情况汇报及请示等。

g）公司下属各单位、部门的请示和公司的批复文件。

h）公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等。

i）公司各类调研工作形成的文件材料。

j）公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、成本等各类数据资料。

k）各类投诉处理材料。

l）公司法律纠纷处理材料。

m）公司的工商登记资料，所属公司报送的工商登记备案资料。

n）公司各类资质、权属证书，所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料。

o）公司大事记、简介。

p）公司《章程》及规章制度等文件资料；所属公司报送的规章制度备案文件。

q）公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册。

r）公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等。

s）公司文书材料、合同、协议等。

t）公司重要的各类协议合同，所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料。

u）其它各类相关资料。

4.3.1.2业主档案具体收集对象如下：

收集与业主有关的各类信息材料，包括业主购房资料、业主领房资料、业主房屋装修资料、业主入住资料、业主基本信息、业主健康信息、重大事项记录等。具体收集的种类详见《业主档案管理办法》。

4.3.1.3特种档案具体收集对象如下：

a）声像档案指公司在经营活动中形成的，具有保存价值的以音响、影像等方式记录、辅以文字说明能并反映公司的主要职能活动和工作成果的历史资料。包括照片、录音带、录像带等，其中照片档案由底片、照片及文字说明构成；公司领导、各级党政领导和著名人物参加的与公司有关的重大活动；公司组织或参加的重要会议、公司领导参与的重要活动等；记录公司重大事件和其他特殊现象；反映公司业务质量的情况；其他经典楼盘的物业管理调研资料；公司广告宣传内容；其他具有保存价值的声像资料。

b）电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，其存储介质主要有磁盘（硬盘、软盘）、磁带、光盘和Ｕ盘等。电子档案需实行纸质文件和电子文件双套归档。具体收集范围：公司行政管理与业务管理活动中形成的各种文本文件；利用计算机辅助设计等技术形成的具有查考利用价值的图形文件和模型文件；公司使用的各种数据文件；设备运行所需要的操作系统。

c）实物档案是指公司在经营活动中，形成的一些反映公司工作史实的实物材料，如锦旗、奖杯、牌匾及其他具有历史和纪念意义或保存价值的实物材料。各单位综合管理部负责公司特种档案的收集工作，公司其他职能部门应配合做好特种文件的整理、收集工作。

4.3.1.4收集时间

a）各单位、部门档案管理员对各类档案应随时收集。

b）各单位档案管理部门应随时查询、收集特种文件，相关职能部门应在工作完成后的一个月内将基础材料整理成符合收集要求的特种资料，其中电子档案需一式二份（一份供存档，一份供调阅），相应的文字资料应同时交本档案管理部门。

4.3.1.5收集要求

a）各类档案要收集齐全，包括档案的事由、时间、地点、人物、背景等。

b）特种档案除收集齐全外，应在档案上标明名称、数量、编制部门、编制日期、密级等。

c）照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。

d）磁带（软盘）盒上应标明软件名称、文件数、编制部门、编制日期、密级等。

e）录音带盒上应标明讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间、录制日期和密级等。

f）录像带盒上需标明摄制时间、摄制部门、规格、制式、密级等；奖杯、牌匾等应写明背景情况。

g）电子文件必须是可读文件，若有加密，应告知密码。

h）所有准备归档的特种文件必须在有关的设备上演示检测，运转正常才能归档。

i）声像档案或电子档案中如存放多份文件，资料提供部门应建立文件目录清单。

4.3.1.6各单位综合管理部门确认归档资料符合要求后，应填写移交清单一式两份，由双方经办人签字，一份由相关部门保存，一份由各单位综合管理部门接收。

4.3.2档案的整理

档案整理，是指遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，并区别不同的价值，以便于保管和利用的整理过程，一般包括档案的分类、排列、编号、编目等过程。

档案分类：按年度分类，指根据文件形成和处理的年度对档案进行分类。一般档案以文件签发日期（落款日期）为准，跨年度形成的文件，统一以办结年度为准；文件没有标注日期的，通过分析、对照等方法，考证和推断文件的日期；按问题分类，指按照文件内容所说明的问题对文书档案进行分类。按保管期限分类，指按照时间分永久、长期、短期三种。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去。长期保存，一般是指档案须保存五年至二十年左右；短期保存，一般是指五年以下。后两者称为定期保存。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案，到保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存，特种档案的保存方式一般为永久保存。具体划分参见《文书档案归档范围及保管期限表》。

档案的排列，指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

档案编号，应根据类目和排列顺序逐件编号。档案整理时，在文件首页上端中间位置加盖归档章或左上角包角，并填写相关内容。归档章或包角应设置“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“件号”、“问题”等项。

全宗号年度室编件号

问题保管期限＊馆编件号

示例1：

图1归档章式样（规格：45㎜×16㎜）

图2包角式样

全宗号：集团综合管理部负责给在杭区域、分子公司、专业公司及有关部门/单位编制全宗号代号（详见附录5）。

年度：文件形成的年度，一般以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2011。

保管期限：归档文件保管期限的简称，“永久”（20年以上）标注为“Y”,长期（5-20年）标注为“C”，短期（5年以下）标注为“D”。

件号：文件的排列顺序号，包括室编件号。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始流水标注。

问题：类目的问题名称或规范化简称，相应的类目名称和标注代码参见《文书档案归档范围及保管期限表》。

档案编目，应依据《文书档案归档范围及保管期限表》和室编件号顺序编制档案目录。档案目录用纸采用国际标准A4型（297mm×210mm）,档案目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

示例2：

归档文件目录

件号责任者文号题名日期页数备注

件号：填写室编件号。

责任者：指制发文件的单位或部门，即文件的发文机关。

文号：即文件的发文字号。

题名：指文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"［］"号。

日期：即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

页数：即每一件档案的页数，文件中有图文的页面为一页。

备注栏：注释文件需说明的情况。

4.3.2.1文书、合同档案的整理：

a）集团实行集团、职能部门、物业服务中心分级立卷的制度，实行“谁办文，谁立卷”的原则，并由档案人员负责监督指导。集团文书、合同档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：各单位、部门综合管理部将办理完毕的公司文件资料和本部门档案管理专员将办理完毕的部门文件资料收集齐全，按年代——问题分类法组合立卷。第二层级：各单位、部门综合管理部对公司及本部门已经立卷归档的案卷按照年代——组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，并用编制案卷目录的方式固定下来。

b）公司文书、合同等档案采用“年度－问题－保管期限”的复式分类法进行分类。文书档案分类：按每年度下各问题分类，也可按照文件内容所说明的问题对文书档案进行分类。

c）合同分类：A类，《顾问咨询服务合同》、《早期介入服务合同》、《前期物业服务合同》、《物业服务合同》、《前期物业服务协议》等；B类，涉及较大金额的委托合同、采购合同、房屋租赁合同和其它会对公司有重大影响不能即时履行完毕的合同。以上B类合同不包括劳动合同及其它内部责任承包管理协议等。

4.3.2.2业主档案信息的整理：

a）业主档案应按规划区块的幢、单元、房号的顺序进行排列。档案排列顺序一经确定，即对档案进行编号。档案编号方法采用自然数。

b）应指派专人负责业主档案的整理编号工作。

c）建立业主档案目录。

具体整理要求详见《业主档案管理办法》

4.3.2.3特种档案的整理：

a）档案人员在将特种文件归档前，应首先填写《特种文件目录清单》；登记并验收合格后，将录音、录像带、磁盘等电子档案以及实物上贴上标签，按照年代——问题分类，按内容编号（同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编同一案卷号，然后每盘再依次编排序号），写明相关内容；最后将具有共同主题内容的特种文件组成案卷，集中编放。

b）电子文件按其形成规律和自身特点可划分为文本文件、图像（纸）文件、数据文件和命令文件四部分。

c）文本文件应分门别类加以管理，可建立子目录系统加以分类；图像（纸）文件、命令文件应根据成套性原则按项目加以整理；数据文件根据其相关性加以整理。

4.3.3档案的归档

档案归档，在工作中形成的具有保存价值的应归档的文件材料的归档过程，包括档案的立卷、案卷排列、编号、归档等过程。按归档内容、归档时间和归档程序，由档案管理员集中统一收集本单位、部门档案并进行预整理，所有员工不得据为己有或拒绝归档。

4.3.3.1文书、合同档案等归档要求：

a）各单位综合管理部一般情况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

b）在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，合一立卷。

c）归档文件应按其形成年度分别立卷；跨年度的请示与批复在批复的年度立卷；跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷；跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷；一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案；跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷；合约、协议等文件在签字年度立卷。

d）归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列、装订。

e）文书、合同等档案一般应按“件”装订。一般以每份文件、合同、协议等为一件，文件正本与审批件为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；请示与批复为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件。

f）文书、合同等档案装订时，应保持正本在前，审批件在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

g）文书、合同等档案采用线装方式或包角方式。在文件装订边装订时，应将档案的左、下侧对齐，用三孔一线装订法装订；采用文件档案左上角包角装订时，应将文件左、上侧对齐，用胶水将每页文件左上角粘连。

h）文书、合同、协议等档案装订时，不得使用任何易生锈物或易腐蚀品。

4.3.3.2业主信息档案归档要求：

a)盒内资料首先应为业主档案目录。

b)目录页后为按目录内容顺序放置业主相关资料，如内容增加，应及时在目录中予以登记。

c)制作并放置业主档案相关资料的档案盒应按顺序号排列在业主档案专用文件柜中。业主档案盒的制作详见《业主档案管理规程》（GT-BF-KF003-2011）。

4.3.3.3特种档案归档要求

a）档案人员在将特种文件归档前，应首先填写《特种文件目录清单》；登记并验收合格后，将录音、录像带、磁盘等电子档案以及实物上贴上标签，按照年代——问题分类，按内容编号（同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编同一案卷号，然后每盘再依次编排序号），写明相关内容；最后将具有共同主题内容的特种文件组成案卷，集中编放。

b）录音、录像等声像档案应有相应的文字说明，主要项目包括编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况、数量、备注等。实物档案的标签上应写明编号、实物名称、数量、特征、来源、获得者以及必要的说明。

c）照片一般将一项内容整理为一卷，内容相近的也可组成一卷。照片的编号，应先编每卷的卷号，再编每卷的页号，再编卷内照片的序号。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。

d）底片要先进行分类，再编号登入目录登记簿中。一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编一个底片号。底片号按收到的先后次序编号登记保管。底片目录登记簿包括如下项目：分类号、底片号、简要内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间、底片数量、技术状况、底片来源、收到日期、备考。其中底片号是上述项目中最重要的一项，编写在乳剂面的右上角，同时在保存的纸袋外面打上底片号。

e）特种档案根据涉及公司商业秘密情况分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级。档案人员在编目立档时应标明密级，并妥善保管好档案资料，严防外泄。

4.3.3.4立卷

a）按排列顺序，依次编写页号。一个页面一个页号，页号位置在每页文件正面的右上角，背面的左上角。

b）照要求填写卷内文件目录和备考表。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名；文件没有责任者或时间不清楚的，要查清，填入有关项内。

c）卷封面逐项按规定填写清楚，字迹工整、清晰，简明扼要，确切地反映卷内文件资料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，保管期限划分准确。

d）内文件资料要去掉金属物，对破损的文件资料应裱糊、复制。案卷必须装订整齐，采用三点一线装订法。装订前须经档案室人员复核。

4.3.3.5案卷排列编号

a）案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序，一般按照时间先后依次排列。案卷排放的顺序一经确定，就应对各案卷逐个进行编号，案卷编号方法只能采用自然数，并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种，一种是统编，适用于案卷数量较少的情况；另一种为分编，即按案卷的类别、年度等分别编立从1号卷开始的号序。