物业公司办公室管理制度

物业公司办公室管理制度

1．0目的

规范、严谨的办公室秩序和整洁的办公室环境是现代企业形象的标志之一。员工在提高办事效率，做好主业的基础上，必须严格遵守公司的办公秩序和搞好办公环境。

2．0考勤

2．1遵守上下班时间：公司本部：上午：9：00-12：00下午：13：30-17：30

2.2员工当值时不得擅离岗位，如离开超过30分钟，需征得直属上司同意。如属外勤，除要征得直属上级的同意外，还需在前台填写外出人员登记簿，登记外出事由，以备行政人事部作为考勤依据。

2．3员工应严格执行公司《考勤制度》，因外出或其它公事原因未能打卡的，应于当天内由部门经理/管理部经理签名确认，假单（含事假、病假）及病假证明应及时呈交行政人事部存查。

3.0仪容仪表、言行举止

3．1着装要求按照公司的《着装管理规定》；

3．2要举止大方，言语礼貌，不讲粗言猥语；

3．3对待同事、领导要热情大方、文明谦让；

3．4不要诽谤他人或讲他人是非；

3．5不要探听自己工作不需要知道的工作内容；

3．6上班要主动向同事、领导问候，下班要口头知会直属上司；

3．7请示各级领导要先敲门/电话或口头预约。

4.0办公室秩序要求

4．1保持办公室安静，谈话时注意音量；

4．2办公时间不得闲谈、喧哗；不得阅读与工作无关之书报、刊物；

4．3不得于办公时间吃零食，未到下班时间不得吃午饭；

4．4不得在办公时间做私人事情，会见私人朋友、客户，携带亲属、小孩进入办公区内；

4．5一般情况下，不得在办公时间打私人电话；4。6下班要关好门窗。

5.0午休纪律

5．1不得在办公室进行打牌、下棋等娱乐活动；

5．2不得大声喧哗，影响他人休息。

6.0接待访客

6．1当客人来访时，由前台文员统一安排，并取得接访人员同意后，并需知会相关的人员出来接待；

6．2主动奉茶，热情接待；

6．3当客人要找的人员不在时，要请其他相关人员代为接待或请客人留言。

7.0接听电话

7．1接听电话时，要先向对方问好、报公司/管理部名称及工牌号，再问对方来电意图；

7．2当对方要找的人员不在时，应主动请对方留言或电话，过后立即通知相关人员；

7．3当对方要求找总助级以上领导时，需先问清楚对方的姓名、单位及意图，再请示领导是否接听；

7．4注意礼貌用语。

8.0办公环境要求

8．1办公桌上只能摆放文具、电话、文件夹、水杯、文件并放置有序；

8．2文件柜、抽屉需经常清理、归类，不得积压文件，重要文件必须存档；

8．3下班后，所有文件必须锁入抽屉；

8．4保持办公室的卫生、清洁，不得随地吐痰、乱丢垃圾；

8．5窗帘要保持垂直，整体观感整齐划一；

8．6要注意爱护办公室内摆放的植物，不得随意折损，枯枝烂叶要及时清理。

9.0办公用品及能源使用的规定

9．1员工需自备水杯，纸杯仅使用于接待访客或领导；

9．2节约纸张、文具及办公用品，草稿应使用二次环保纸，非正式发出之公文不使用公函纸；

9．3使用电脑，注意杀毒，清洁，下班时要关闭开关；

9．4使用传真机要防尘，防潮并做好传真登记；

9．5使用复印机注意节约纸张，复印超过50张纸，需征得部门经理/管理部经理同意；

9．6注意节约文具纸张及其它材料，非必要情况，文件复印应尽量使用双面复印；

9．7节约能源，长时间或下班离开办公室要随手关灯，关空调及其它电源。

10．0清洁

本部之日常保洁工作由清洁公司负责，定时每天进场清扫，各部门应依时（加班除外）整理好各自办公台面，锁好抽屉，以便清洁工工作，清洁后由各部门自行锁门。

11．0用车

详见《用车审批程序》

12．0发文、用章

详见《公文规格规定》、《印章管理制度》

13．0用餐

各部门每天中午12：00为午餐时间（特殊原因/排班除外）；

14．0报纸

公司/各管理部订阅各类报纸，报纸派发由前台文员负责。

15．0安全

15．1注意防火安全，离开办公室应关闭用电设备（最好将插头拔下）。

15．2锁好门、窗、抽屉；财务人员取款行踪不要向他人透露；

15．3公司每年将定期组织消防培训、演练，以提高员工的防范意识。

*16．0文具领用

各部门领用文具、常用表格等日常物品须按已发《办公用品耗用标准》之标准于每月规定25日前将申购表交行政人事部，申购表上须特别注意填写各类所需办公用品数量，连同“本月费用合计金额”及“月度标准额”填好由各部门经理审核后交行政人事部，逾期恕不负责。领用物品须在规定日期内，其它时间不再办理，如有特殊情况须经行政人事部经理批准后方可领用。

17．0公告栏

公司/管理部设有公告栏，请各位同事每天留意公告栏上的告示，各项公告、通知除特别要求外，均保留三天。

*18．0会议室的使用

各部门如需使用会议室须提前一天到前台文员处预约登记，由前台安排具体之使用时间。

*19．0公司物品借用登记（包括投影机、照相机等）

借用部门提前一天填写《物品借用审批表》交前台预约，由前台文员填写《公司物品借用登记薄》，核对有关物品借用时间，并将《物品借用审批表》提交行政人事部经理签批，行政人事部凭单借出物品，并将签批单存档。前台文员负责督促借用到期应归还物品的部门。借出的物品如有破损由签收责任人赔偿。

*20．0公司档案借阅登记

借用人凭已批准之《档案借阅审批表》到行政人事部向档案员办理借阅手续，审批表由行政人事部存档。

*21．0钥匙管理

每个办公室由使用人负责上下班的开、关门，同时行政人事部保管公司本部全部房门的钥匙（财务部除外），一套由公司本部指定专人保管，负责各级办公室、会议室及各部门日常保洁的开、关门；另一套保存于行政人事部，平时用封条贴住，只作应急之用，使用后作好登记并重新封好。

*22．0执行

*22．1每周各部门抽调一人，由行政人事部组织对各部门办公整洁、秩序进行评比，并督促整改，并将结果在公司公告栏上通告。各管理部自行组织检查。

*22．2每周行政人事部不定期地抽查公司员工的仪容、仪表及着装，并将违纪作通报。

*22．3行政人事部每月统计各部门不按时上交工作报告的情况，并予以通报。

*22．4受到通报批评的部门或个人，将按《奖惩条例》之有关细则相应给予处罚。

*23．0标“*”之条款仅适用于公司本部。