武汉万科物业费用报销规范

武汉万科物业费用报销规范

规范和完善公司费用报销制度和费用报销程序，加强费用控制。

2适用范围

武汉市万科物业管理有限公司

3职责

3.1费用经办人：应在费用发生过程中自觉控制、压缩费用，提供记载费用真实发生的合法、有效单据，按本规定履行审批程序并提供审批记录，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责。

3.2部门经理：在部门工作安排中主动控制、压缩费用，对本部门的各项费用的必要性、合理性负责，对本部门总体费用水平的合理性负责。

3.3财务管理部或管理处会计：负责审核对所有报销凭证合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合公司的有关规定、审批程序是否齐全。

3.4财务管理部出纳：负责审查付款手续的完备，负责正确付款，对审批手续不全、对金额和收款人不明确的单据不予付款。

3.5财务管理部经理：维护本规定的正常执行，对重大开支发表意见，审批付款，组织好费用报销工作和信息通报工作。

3.6分管领导：审批非例常性费用和重大开支，确认这些费用的必要性、合理性。

3.7公司总经理：审定高额非例常性费用和资产购置开支，具有立项权与否决权。

3.8公司财务管理部负责本规范的推行、解释、修改并检查执行情况。

4方法与过程控制

4.1总则

4.1.1公司费用本着以下原则进行管理：

4.1.1.1从严控制原则。从工作需要出发，厉行节约，从严控制，在合理前提下争取费用最低。

4.1.1.2责任明确原则。公司各部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人，对本部门发生费用的真实性、必要性和总体费用水平负责，部门第一负责人在年度述职报告时应将本部门年度费用水平作为重要事项予以说明。

4.1.1.3受益者承担费用原则。如果费用申请人同时是费用的受益者，但经办人并非受益人，则此项费用归属于受益人名下。此项原则适用于公司与各业务部门之间、公司职能部门之间。

4.2费用报销标准和程序

本公司费用报销实行分级控制、额度管理。

4.3交际应酬费、工作餐费及的士费

4.3.1交际应酬费指公司各部门因工作及业务需要，对外交际应酬和招待客户所发生的餐费、交际礼品费和其他有关费用，交际应酬费应遵循“必须、合理、节约”的原则。

4.3.2工作餐费是指职员因公外出办事，不能按时返回公司经部门负责人同意而在外就餐的费用，或因工作需要并经部门负责人同意而发生的加班餐费及部门活动费用。工作餐费标准为8元/餐/人。

4.3.3交际应酬费、工作餐费及的士费实行按部门额度管理，各部门额度如下：

岗位职务或部门交际费报销额度（元/月）

公司总经理级1,500（不含的士费）

公司副总经理级1,000（不含的士费）

四季花城管理处1,000

经营管理组500

合计4000

4.3.4各部门交际费额度可跨月累计使用，但不得跨年度使用或超前使用。

4.3.5由于公司、部门间业务调整或现行标准不适应业务需要，业务部门可向财务管理部提出调整交际费定额的申请,财务管理部报副总经理批准后可作调整。

4.3.6每季度初，财务管理部以电子邮件的方式，向副总经理及各部门负责人知会其交际费、工作餐费的上季度发生数、本季度止累计发生数、未用额度结余数和超标数。公司鼓励节约使用定额交际费用,严格控制超定额使用费用，费用控制将作为部门负责人业绩考核指标之一。

4.3.7公司活动费、公共交际费用及大型专项公关活动费用，先由主办部门提交专项申请报告及预算清单，报财务部及副总经理审批，主办部门根据审批报告办理借款及报销手续。活动完毕后需将费用使用情况及活动绩效报副总经理、财务部备查。

4.3.8部门负责人本人的交际费用报公司副总审批；公司总监级以上人员的交际费用由公司总经理审批；总经理交际费用由总办主任（或人事行政管理部经理）签字确认、财务管理部审核。

4.3.9财务管理部分别设置各部门、单位及总监级以上人员的交际应酬费台帐，逐笔记录交际时间、地点和具体内容。

4.3.10报销程序

4.4差旅费

4.4.1差旅费按以下程序审批确认，并经财务管理部复核无误后据实报销：

职员工的差旅费由部门负责人审批；

部门负责人本人发生的差旅费由公司副总审批；

公司总监级以上人员的差旅费用由公司总经理审批；

总经理的差旅费用由总办主任（或人事行政管理部经理）签字确认。

4.4.2公司职员工出差报销差旅费，必须填制费用报销审批单。

4.4.3选择住宿酒店，应以便于行程安排及节省费用为原则。两人以上同行出差时，可按照级别最高者所住酒店的标准房报销住宿费用。

4.4.4职员出差如乘坐飞机须取得副总经理同意。

4.4.5出差报销标准：

项目飞机火车轮船住宿费标准（星级酒店）出差补助(元/天)

总经理普通舱软卧一等舱四或600元内250

副总经理级普通舱软卧一等舱四或500元内200

总监总助普通舱软卧二等舱三或400元内150

公司经理级普通舱软卧二等舱三或300元内100

公司主管、管理处经理普通舱硬卧二等舱三或300元内100

管理处主管、普通职员———硬卧二等舱二或200元内100

职工———硬卧二等舱二或200元内50

4.4.6对于自行安排住宿而不报销住宿费者,不分职级每晚补贴个人100元；由对方单位提供住宿或住在集团所属公司招待所的，不计发补贴。

4.4.7出差天数按自然（日历）天数计算，在一个月内出差十天以内按上表补助标准执行，自第十一天起减半计付。

4.4.8出差期间的交际费计入部门交际费定额，超标准的住宿费自理。对出差期间必须发生的邮电费、资料费、公杂费统一填制公司费用报销审批单，经职员直接上司确认，财务审核后据实报销；出差地市内交通车费包干到出差补助费中,不另再报销；机场、车站、码头至住宿地或工作地的往返交通费实报实销。如特殊情况确需报销出差地市内交通费的，请列专项说明，并经部门负责人签批、财务管理部负责人审核后方可报销。

4.4.9经公司批准同意到异地参加双向交流、培训等人员的补助费标准：工作交流，培训出差天数按自然（日历）天数计算，出差十五天以内按每天50元补助标准执行，自第十六天起减半计付；工作交流，培训期间不再报销出差地市内交通费用。

4.4.10报销程序

同4.3.1.11

4.5通讯费

4.5.1经理以上职员可以申请报销手机话费、住宅电话费和传呼机台费；正式职员工可以申请报手机话费和传呼机台费。未转正职员和临时工作人员不予报销通讯费用。

4.5.2申请报销通讯费的职员，须到办公室（人事行政组）先将手机号码、住宅电话和传呼机号码登记并列入公司电话表。使用人保证每天24小时手机和传呼机至少有一种处于开机状态，并及时复机；在执行特别任务期间，须保证每天24小时手机和传呼机同时处于开机状态。

4.5.3办公室（人事行政组）应不定期抽查职员（工）的开机情况，如发现在一个月内有三次以上（含三次）未按上述规定开机和复机者取消当月通讯费报销资格。

4.5.4职员凭通讯费发票由所在部门负责人签字，统一向财务部办理报销手续。手机话费、住宅话费、BB机、上网费用等混合使用一个综合额度，按季度考核，季度内可以调剂使用，额度内按实报销，节余额度不补发现金、不结转下季度，超额度费用由个人承担。

4.5.5费用报销标准单位：元/月

通讯费定额总经理副总经理、总监总助公司经理级公司主管级、管理处经理级管理处主管级主办、职员、班长

通讯费800600400300150100

4.5.6享受通讯费用报销的人员，因其出差期间手机长途漫游费用超出通讯费用定额标准，应作专项说明，经部门经理确认。

4.5.7报销程序

同4.3.1.11

4.6职员（工）及子女医药费（限公司正式职员工）

4.6.1未办医疗保险的职员工：

4.6.1.1报销标准：公司副总经理级以上职员工，门诊限额250元/月，年报销额不得超过3000元。公司主管级及管理处经理级以上职员工门诊限额200元/月，年报销额不得超过2400元。管理处主管级职员工门诊限额150元/月，年报销额不得超过1800元。普通职员及班长门诊限额100元/月，年报销额不得超过1200元。

4.6.1.2在上述额度中含出差外地发生的门诊医药费，但不含公司例行检查费用。额度可跨月累计使用，当年度门诊医药费的报销截止日期为当年度的12月31日，逾期不报，当年报销额度作废。

4.6.1.3住院费用：职员住院医疗费用由公司承担90%，个人承担10%。

4.6.1.4若公司为当地职员办理医疗保险后，报销标准另行规定。

4.6.2深圳派驻本公司职员（深圳户籍）

4.6.2.1报销标准：副总经理级以上职员门诊每月限额报200元，年报销额不超过2400元。普通职员门诊每月限额100元，年报销额不得超过1200元。

4.6.2.2在上述额度中含出差外地发生的门诊医药费，但不含公司例行检查费用。额度可跨月累计使用，当年度门诊医药费的报销截止日期为当年度的12月31日，逾期不报，当年报销额度作废。

4.6.2.3住院费用：住院费用由交纳医疗保险所在地报销。特殊病情不能报销的部分经副总经理同意后由公司承担90%，个人承担10%。

4.6.3因公受伤职员（工）

4.6.3.1因公（包括公司组织的体育训练和比赛）受伤的正式职员（工），如符合公司购买的“意外险”或“工伤险”索赔条件，可由个人在公司办公室的协助下，向保险公司或社会保险局索赔。

4.6.3.2如果不符合索赔条件：已办理医疗保险的职员（工）：由个人专户支付的医药费超过100元的，超出部分由公司给予报销，报销额度原则上不超过1200元，不计入正常门诊报销额度内。未办理医疗保险的职员（工）：医药费超过100元的，超出部分由公司给予报销，报销额度原则上不超过1200元。此额度为一次性额度，不计入正常门诊报销额度内。

4.6.4职工医药费

4.6.4.1转正职工享受每月60元医疗费，年报销限额不得超过720元。

4.6.4.2公司每年定期为职工组织一次体检，并为无乙肝病毒抗体的员工注射疫苗，费用由公司承担。

4.6.5员工医药费

4.6.5.1转正员工享受每月30元医疗费，年报销限额不得超过360元。

4.6.5.2公司每年定期为员工组织一次体检，并为无乙肝病毒抗体的员工注射疫苗，费用由公司承担。

4.6.6子女医药费（限于已办独生子女证的职员，其子女未满14周岁）

4.6.6.1子女医药费用凭区医院或药店正式发票，由公司报销50%，实际年报销额不超过1200元。

4.6.6.2额度不得跨年度累计使用。若当年额度未用满者，公司将于每年年底将余额的80%奖励给本人。

4.6.7报销程序

4.6.7.1由公司财务部登记台帐。

4.6.7.2报销流程同4.3.1.11

4.7书报费

4.7.1为了鼓励职员多掌握信息，学习专业知识。每位职员可凭订报费发票、购书发票作为报销凭证，按部门汇总后经部门经理审批后报财务部审核。财务部在额度内据实报销。

4.7.2职员每人每年报销标准如下（年度内未用完的额度不结转下年）：

书报费定额总经理副总经理、总监总助公司经理级公司主管级、管理处经理级管理处主管级主办职员

书报费80060040030015010070

4.7.3各部门因工作需要购置专业书籍（如工具书，制度、政策、定额汇编等），须请示分管总经理同意后再行购置。

4.7.4购置书籍须有清单，交资料室验收记入备查账后，并经资料管理员在发票后签字确认后，方可报分管副总审批后报销；

4.7.5资料室建立相关的借阅制度，职员工借阅时必须办理相关的借阅手续。

4.7.6各部门订购报刊须在年末时向办公室（人事行政组）报计划，由办公室（人事行政组）汇总后报分管总经理审批。

4.7.7报销程序

同4.3.1.11

4.8职员（工）交通补贴

4.8.1职员（工）可凭有效的出租车票、公共汽车票、路桥费等作为报销凭证，填写费用报销单，报部门经理审批，在额度内据实报销，由财务部按部门按月发放。专职司机无此项补贴。

4.8.2如使用公司车辆上下班及外出办事，则不享受交通补贴；购买私家车的公司经理级以上职员，在已享有的车补基础上相应增加500元/月。

4.8.3交通补贴已含一般情况下公干、加班的士费，如特殊情况须乘坐出租车外出办事时,经部门经理特批可以报销，报销金额计入该部门的交际费限额中。

4.8.4交通补贴标准单位：元/月

交通补贴定额总经理副总经理总监总助公司主管、管理处经理级管理处主管主办、职员

交通补贴200015001000300150100

4.8.4报销程序

同4.3.1.11

4.9职员培训费

4.9.1公司鼓励职员在不影响日常工作的前提下积极参加培训，不断更新知识。职员经部门经理同意及副总经理批准，参加外部培训并获得结业证书、参加专业职称考试及专业学历学习的，于考试合格后，根据审批报告、成绩单或毕业（结业）证书报销考试费、学费。

4.9.2报销程序

同4.3.1.11

4.10机动车费

4.10.1油料费、停车费、修理费、过路过桥费等日常费用，由经手人填制“费用报销审批单”，经行政后勤管理员、总办主任（或人事行政部经理）确认、财务管理部审核、部门负责人审批后实报实销。

4.10.2司机违犯交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分后由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担。

4.10.3司机长途行车，视同出差，住宿费在规定的标准内实报实销，行车补助按出差补助费的标准计付。

4.10.4公司各部门、单位使用公司车辆的，费用归属于各用车部门、单位，非公司内单位使用公司车辆，应即时进行款项结算。

4.10.5报销程序

同4.3.1.11

4.11资产及物料用品购置

4.11.1各部门如需购置固定资产，按《武汉物业公司财务管理规范》4.2.4审批权限执行。

4.11.2如购置车辆、办公楼宇、住宅类固定资产，还须按集团的规定上报集团审批。

4.11.3能明确使用部门的固定资产，其计提的折旧费用归属在该部门名下。

4.11.4各部门购置物料用品，由公司副总经理审批。

4.12借款

4.12.1备用金借支：按《武汉物业公司财务管理规范》4.7.1借款程序执行。

4.12.2差旅费借款：填写“领用支票（借款）审批单”，金额可包括往返交通费、住宿费和伙食补助费，如办理其它事项需要借支的应说明事由。审批程序和备用金借支相同。

4.12.3任务完成后应在一周内到财务部门办理报销还款手续。对借款未还清者，不得再借支备用金；对报销后超过一个月不归还的借款，通知人事行政组从该职员下月工资中扣还。

4.13其他补贴

4.13.1本公司按照总部规定的标准发放职员过节费等补贴。职工及员工过节费等其他补贴参照已发布《职工工资及福利标准》及《员工工资及福利标准》执行。

4.13.2已办独生子女证的职员，其子女未满14周岁，可申请领取独生子女费。每月30元/人，由办公室（人事行政组）制表发放。

4.13.3贺仪：职员（工）结婚登记一个月内呈报公司者，公司将致以贺仪人民币300元整；子女出生三个月内出示《独生子女证》者，贺仪人民币300元；子女入学小学、中学、中专，一个月内出示《入学通知书》者，贺仪人民币300元；子女入学高等院校，一个月内出示《入学通知书》者，贺仪人民币500元；（以上职员（工）限转正后）

4.13.4奠仪：职员（工）在直系亲属（指配偶、子女、父母或配偶之父母）不幸去世一个月内知会人事管理部门，公司将致以奠仪人民币500元整。

4.13.5报销程序

同4.3.1.11

4.14其他日常经营费用

4.14.1购置单价100元以上的电器、电脑配件、通讯设备、办公用品、交通工具等非固定资产，根据《采购流程规范》进行,报销程序同4.3.1.11。

5其它

本规范根据公司的经营情况制定并提出修改意见，经总经理批准后执行。本规范由公司财务管理部负责解释。

总经理签署：

武汉市万科物业管理有限公司

二○○二年十二月三十一日