武汉万科物业付款审批管理规范

武汉万科物业付款审批管理规范

名称武汉万科物业付款审批管理规范版本A/0第1页共3页

编制曾招龙更改审核熊强批准梁琪庚生效期年日

1目的：

明确流程，加强内部控制；界定相关部门或相关环节在付款审批中的责任，明确分工，各负其责提高审批效率。

2适用范围

公司所有付款的审批

3内容

3．1付款流程

3.1.1流程内容

3.1.2付款审批按流程单向转送，各审批人完成审批后，负责按流程转送下一审批环节，除非出现重大明显错误，禁止审批件回传。

3．2审批责任

3．2．1经办人是办理付款手续的源头，须在充分掌握情况、认真对照付款条件的情况下办理付款申请手续，其责任如下：

a)按照公司合同要求、公司规定，对照流程备齐相关附件，完成相关手续；

b)认真填制付款申请单，事先确定付款方式、收款单位的全称，外地的还需要收款单位的开户银行及帐号；

c)有合同的付款，在填单时应在“备注”栏注明客户关系部确定的公司统一的合同编号；

d)提交单据给本部门第一负责人审批，并及时跟踪审批情况；

e)由于手续准备不齐、不符合合同规定或其他因经办人原因造成财务退单或款项延迟支付，经办人有责任及时将该情况反映给部门领导；

f)建立备查帐，跟踪记录所经手合同的实际付款情况，并定期同财务核对。

3．2．2经办部门第一负责人的责任：

a)督促经办人办理付款手续；

b)审查经办人所申请款项，及时作出批准或不批准处理；

c)掌握了解经办人办理款项申请的情况，对屡次出现退单或手续不全者负有督导责任；

d)对经办人在付款方面出现的问题承担直接责任。

3．2．3财务管理部责任表现在两个方面，即审核和办理付款，具体如下：

a)审核手续是否完备、真实，是否符合合同规定及公司规定；

b)审核代垫款项以及预付款是否扣回；

武汉市万科物业管理有限公司编号VKWY（财字）[2005]-002

名称武汉万科物业付款审批管理规范版本A/0第2页共3页

编制曾招龙更改审核熊强批准梁琪庚生效期2005年12月1日

c)按时完成审核和支付手续。

d)主动与付款申请部门沟通，及时澄清疑问，如付款申请不符合付款条件，应及时通知经办人及其领导。

e)将已办理付款的情况及时知会经办部门；

f)遇特殊情况，决定是否应由专业部门参与审批。

3.2.4客户关系部付款审批责任：审核手续是否完备、真实，是否符合合同规定。

3.2.4总经理的付款审批责任：根据项目总体情况和公司资金状况，决定款

项的支付与否。

3.2.5其他

审批意见分歧时，审批（复核）人应主动与前一环节协商，协商不一致时，签署保留意见理由后转下一环节，业务最终以审批终端人或总经理意见执行；在此情况下，签署保留意见的人员可以相应免责；

3.3审批授权

3.3.1各部门负责人及以上人员视下属成熟度，可就权限内的某一方面业务向下临时或长期授权；授权后权限转移给下属，但责任不下移，仍由公司授权人员承担；除非有明确的授权，下属任何人员不能在相关审批文件代替公司授权人员签字;

3.3.2业务经办人、公司授权的部门第一负责人及以上人员，在办理相关业务、履行公司授权时，若有任何专业上、技术上的问题，均应及时与自己的直接上司沟通，直接上司有责任及义务作出专业指导；

3.3.3审批人出差或因各项原因无法及时审批单据时，应及时予以授权。

3.3.4该审批权限为涉及经济业务公司层面的授权，各部门第一负责人及以上管理人员为公司授权对象，并同时承担相应的责任；但在公司层面，该责任不能向下转移或与下属共担；

3.4审批时效

3.4.1任何一个审批环节对所报请审批事项作出明确答复的时间不能超过2天；业务经办人有权利、有责任向上至公司总经理、下至业务部门经理（或其授权人）直接追询审批进展情况，超出时限，有权利向管理处经理、总经理或地产分管领导投诉；

3.4.2各业务部门应合理安排业务经办时间。除非紧急业务，原则上25日－月底财务管理部不负责审批单据。

武汉市万科物业管理有限公司编号VKWY（财字）[2005]-002

名称武汉万科物业付款审批管理规范版本A/0第3页共3页

编制曾招龙更改审核熊强批准梁琪庚生效期2005年12月1日

3.4.3正常情况下具体时效为：

部门经办人经办部门负责人人力资源部客户关系部财务管理部总经理地产分管领导公司出纳管理处出纳

时效/日7211113周四、周五周二、周五

以上时效均为1个工作日。（周六、周日以及节假日除外）。单据在异地传送时，应及时予以传包，若因为审批人搁置原因，邮包未及时传递，其延误时间算入部门时间。

对于单笔金额超过1万元以上的付款，财务管理部有权利根据公司资金计划安排，予以适当调剂合理安排付款时间，若有付款有计划调动安排，财务管理部应提前及时知会，协同经办人同收款人做好沟通安抚工作。

3.5审批及经办处罚

3.5.1时间延误：

每延迟1个工作日，处于罚款金10元钱，由财务管理部开具处罚通知书并抄送人事管理人一份，由责任人在一周内投递到纠错箱内。对于没有投递者由人力资源部从其工资里直接扣除。财务管理部纠错扣款由人力资源部监督。（包含付款延迟）。若出现由于经办人经办延迟导致合同付款违约，违约金由经办部门部门负责人承担。

3.5.2审批错误

a)经办人弄虚作假，编制假材料，虚增发票金额以及会同外部人员串通骗取公司财务的，属于违反公司红线标准，经公司查实属实的，即时解除其劳动合同并要求其赔偿公司经济损失并保留法律起诉权利。

b)审批人员对于付款明显有漏洞、付款金额计算有误，审批人员审批通过的单据，视同审批人员为“不作为”，根据错误的性质以及是否已导致公司经济损失，由财务管理部开具处罚通知书，处以50－500元的罚款，对于情节严重的处以警告并承担经济损失的10％的赔偿责任。

4附则

本管理规范由财务管理部负责解释和修订。

本规范自发布之日起开始实施。