物业公司档案保管工作的物质条件

物业档案保管工作的物质条件

做好物业档案保管工作,除要求配备具有一定专业知识、熟悉档案自然损毁规律的专职管理人员外,还必须有一定的物质条件。

(一)档案库房

具备相当容量和适宜条件的库房,是物业档案保管的首要物质条件。根据保管档案的特点和档案库房的合理要求,选择档案库房要注意坚固耐用,经济美观,能够抗震、保温、隔热、防潮、防虫、防霉、防尘、防光、防火、防盗、防鼠。

档案库房是存放档案的专用房间,它有别于物资仓库、办公室和技术用房,有其自身独特的要求。在设计上考虑与周围环境协调的情况下,应以利于档案的安全保护为根本前提。因此,在新建或改建、装修档案库房时,要以加强库房围护结,提高其保温、隔热、防潮性能为主,以空调设备的造型、利用为辅。

一般情况下,档案库房建筑的基本要求有以下六点:

1.加厚库房墙体。具体厚度,可依据使用材料性能、墙体结构形式进行热工计算,以达到保温、隔热性能良好为度。

2.库房窗户宜小不宜大,宜少不宜多。每开间的窗户面积与外墙面积之比,不应大于1:10。有条件采取全部空调的档案部门,库房可不设窗户,这有利于库房保温、隔热、防潮、防尘、防虫和节约能源。

3.库房的外观式样,应以利于档案保护为前提,适当考虑档案室专业功能的独特风格及当地周围环境的和谐。

4.库房地面单位面积的承重,应大于其他用房。库房排放一般的木质、金属柜架,每平方米荷载不应小于500kg;采用密集架,每平方米荷载不应小于1200kg。

5.库房的开间大小、层高、门窗的结构和形式,都应不同于其他用房,以有利于柜架排放、管理及安全为原则。库房开间面积,应根据存储档案的类别、数量等情况的不同,一般小库60~100m⒍2,中库100~200m⒍2,大库200~300m⒍2。库房层高一般以2.5~2.8m为宜。

6.档案库房应集中,自成一体,不与其他办公、技术用房相混杂或穿插,以便于档案的整理、保管、利用。

(二)档案装具

档案装具是保管档案必须的基本设备。主要有档案柜、档案箱、档案架等,一般有铁制、木制两种。铁制的防火、耐久,便于机械加工,做成组合构件,有可调节性和机动性,便于运输、组装,便于使用,但造价较高。档案装具种类很多,各有所长,应按库房特点、档案价值以及规格的不同,合理使用,灵活配置。

物业公司档案室在库房面积不是很宽敞的条件下,可选用新型的档案密集架,既节省空间又美观方便。对于图纸档案多的单位,为了避免纸张的折叠影响物业档案的利用及其寿命,最好选购专门的图纸柜。

(三)包装材料

档案包装材料既能防止光线、灰尘和有害气体对档案直接损害,又能减少机械磨损,对档案有保护作用。目前我国档案包装材料一般有卷皮、卷盒和包装纸。声像档案、缩微胶片则有相册、磁带盒等保护。

(四)温湿度调节装置及其他库房设施

1.温湿度计

根据我国的实际情况,档案库房温湿度的正常要求是:温度为摄氏14~24℃,相对湿度为45%~60%。为了掌握库房温湿度是否符合正常要求,库房应设有对温湿度进行测试的仪表。目前有一种专门为档案库房设计的温湿度计,可以很直观的了解库房的温湿度状况。

2.空调和抽湿机

为有效的控制和调节库房的温湿度,在现有的技术条件下,最好的措施是安装空调和抽湿机。

3.窗帘

光线对档案纸张和字迹能造成很大的危害,其中破坏作用最大的是太阳光中的紫外线。除了在库房建筑和档案装具排放上考虑减少阳光直射外,库房窗户上应安装防光和防火的窗帘。

4.灭火器

档案库房应放有消防器材。有条件的单位可安装烟感报警装置和自动灭火装置。