物业管理中心文件管理规定
物业管理中心文件管理规定
1目的
对与管理中心质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2范围
适用于中心与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1管理中心综合管理部负责中心工作手册的编制、修订工作；中心综合管理部负责中心业务范围内文件及作业指导类文件的归集、保管工作。
3.2管理处负责业务范围内文件及作业指导类文件的编制、使用和保管。
3.3中心文员和管理处客服负责与质量管理体系有关的文件的归集、整理和归档。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1公司下发的质量手册、程序文件由管理中心文员和管理处客服负责保存。
4.1.2作业指导类文件分为两类
a.管理中心（处）工作手册，管理处运行体系的常用实施细则：包括管理标准（员工守则、员工行为规范、岗位职责、管理制度等），工作标准（岗位任职要求、岗位工作标准等），技术标准（国家有关的法律法规、服务规范、作业规程、质量控制规范等），质量记录表单等，由管理中心（处）自行使用、保存。
b.其他质量管理体系文件：可以是针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等，由管理中心各部门和管理处各工种使用、保存，重大质量计划（涉及多部门或公司的计划）报公司行政与人力资源部备案。
4.2文件的编写、审核、批准、发放。
4.2.1中心作业指导书类文件的编写由综合管理部负责，中心经理负责审核，管理者代表负责批准。
4.2.2管理处作业指导书类文件由管理处负责编写，中心综合管理部负责审阅，中心经理负责审核，管理者代表负责批准。
4.2.3经审核批准的文件，均需报公司行政与人事部备案，中心和管理处作业指导书由行政人事部负责发放，文件的发放、回收填写《文件发放、回收记录》。
4.2.4文件编写或修改需征求相关部门、管理处意见时，文件编写人填写《文件会签单》附于文件首页由相关部门、管理处负责人签阅确认。
4.2.5管理中心和管理处根据需要发放作业指导书分册时，须进行登记，中心由中心综合管理部负责中心作业指导书分册的发放登记，填写《文件发放、回收记录》，管理处由客服人员负责管理处作业指导书分册的发放登记，填写《文件发放、回收记录》。
4.3文件受控标识
文件分为："受控"和"非受控"两类，凡与质量管理体系运行相关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖"受控"章、分发号章（整套文件在封面上加盖，无封面的单份文件在文件首页右上角加盖）。质量记录、业主手册及上墙文件不加盖"受控"章但属受控文件。非受控文件不进行标识。
4.4文件的领用
4.4.1质量管理体系文件发放时，文件领用人应在《文件发放、回收记录》中签收。
4.4.2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门做好相应发放签收记录。
4.5文件的保存、作废与销毁
4.5.1文件的保存
a.文件经审核批准后，文件正本交由行政与人力资源部编制《受控文件清单》；
b.中心综合管理部文员（管理处客服）负责中心（管理处）与质量管理体系有关的文件保存，并编制《受控文件清单》。
c.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方；
d.管理中心（处）公用文件由管理中心文员（管理处客服员）保管。
e.管理中心文员（管理处客服员）应及时填写、更新本部门使用文件的《受控文件清单》；
f.任何人不得在受控文件上乱涂改或将受控文件私自外借，以确保文件的清晰、易于识别、检索和保密。
4.5.2文件的作废与销毁
a.所有失效或作废文件，由管理中心文员（管理处客服员）及时从所有发放或使用场所撤出，交由中心综合管理部，统一上交公司行政与人力资源处理，防止作废文件的非预期使用；
b.为某种原因需保留的作废文件，由行政与人力资源加盖"作废"印章保存；
c.对要销毁的作废文件，由行政与人力资源部填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后统一销毁。
4.5.3文件的借阅、复制
借阅、复制质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录，应填写《文件借阅、复制记录》，由管理中心（管理处）负责人按规定权限审批后向中心文员或管理处客服员借阅、复制（复制文件必须由客服员标识登记后发放）。
4.6对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
相关质量记录
1.《文件发放、回收记录表》ZC-01/B01
2.《受控文件清单》ZC-01/B02
3.《文件更改申请单》ZC-01/B03
4.《文件会签单》ZC-01/B04
5.《文件借阅、复制记录表》ZC-01/B05
6.《文件销毁申请单》ZC-01/B06
7.《文件修改控制页》ZC-01/B07
