档案帮了大忙
档案帮了大忙
文/朱继丰
案例：
座落于浦东某地段的某街坊，是浦东开发初期建造的安置房，前期物业管理由开发商自行管理。
2000年末，该新村成立业主委员会，通过招投标方式，从社会上重新选聘了一家物业管理公司。新来的公司接手物业管理后，根据有关规定，将对该地区进行天然气通气。此时，有业主反映说，该地区的煤气管道有渗漏现象。物业管理公司立即进行检查，发现煤气管道都存在不同程度的锈蚀，情况严重的管道表面全部锈迹斑斑，并且有煤气渗漏现象。物业管理公司立即联系天然气公司的有关部门，对该地区煤气管道再次进行检查，天然气公司专业人员认为，天然气的压力比煤气高，鉴于煤气管道严重锈蚀，建议尽快调换煤气管道。
经测算，调换新村煤气管道，所需费用约为122万元。面对严重锈蚀的煤气管道和122万元的巨款，物业管理公司经理心急如焚。情急中他突然想到了接手该新村时的档案，档案中的资料应该是最完整的，“能不能研究资料档案从中获得什么好方法？”于是经理立即查阅资料。经查当时归档的案卷，该新村共六个街坊，建造时涉及15家施工单位，其中自来水、煤气管所用管材基本上由施工方供应，六个街坊所用镀锌管的供货商系上海的两家建材公司，它们都是非正规建材供货单位，所用的管材是国家建设部已明令禁止使用的冷镀锌管。
鉴于以上情况，该物业管理公司立即起草了一份《关于某新村某街坊室内煤气管道严重锈蚀的情况》，并附上调查材料，送到了开发商手中，希望他们能予以配合，共同将这一问题解决。开发商有关领导看了调查情况后，认为该物业管理公司的请求完全是合理的，于是请物业管理公司委托天然气公司实地查勘，并报预算，工程费用由开发商列支。物业管理公司随即与天然气公司联系，签订了工程合同，并以最快的速度对所有煤气管道进行了调换，及时消除了事故隐患。
分析：
本案例叙述的是某物业管理公司接到业主关于煤气管道泄漏的反映，及时通过相关档案资料，为业主解决了后顾之忧的实例。
档案资料管理对于一个物业管理公司来说，是一笔十分宝贵的财富，合理地利用好这笔财富，需要平时把工作做细致，将零乱的资料整理归档。案例中的物业管理公司正是利用了“当初提供煤气管道的供货商”这一资料，及时地发现了问题的症结所在，找到了解决问题的途径和办法。物业管理公司在提供管理与服务的过程中，会产生各种各样的文件、资料，这些原始资料是物业管理的基础资料，将它们整理、汇总起来，存入电脑，可以为许多日常管理和服务工作提供资料参考。设备、设施的台账可以为设备、设施的维修保养提供依据，让维修人员清楚什么时候需要更换零件、什么时候需要维护保养；业主的基本信息，可以使物业管理公司更好地为他们提供个性化服务，而且在关键时候，这些无声的资料会像证人一样“站”出来“说话”。
