物业信息化技术与设施管理

当我们以信息时代的眼光审视当代中国，从整个房地产建筑业到物业设施管理行业（国外即AEC/FM行业），将会发现一条鲜明而独特的脉络，即国家所倡导的“信息化带动工业化”策略。时代背景导致了中国的行业发展路径必然与国外不同，这不仅指行业信息化，而且是行业本身。本文的信息化技术包括广义上的信息与通信技术（ICT，Information

&CommunicationTechnology）；FM则专指作为一个系统化专业体系的设施管理（Facility

Management），而非仅指设备管理（equipmentmanagement）。

信息技术在国外设施管理专业发展历史上的显著驱动作用主要表现在企业空间管理领域（space

management），以及渗透和结合了空间数据从而提升了管理绩效的设施管理诸种专业。空间管理不仅自成体系，而且在融入设施管理体系的过程中改造了设施管理的诸种专业，这个过程在一定程度上是籍由空间管理及其数据而完成的，即信息化技术在整个设施管理体系的融合完善过程中起到了重大作用。这一点也必将会对中国设施管理行业的发展产生较大的启发，因此本文将会重点介绍空间管理领域的信息化技术。

信息化技术与空间管理

作为一个自成体系的管理专业，空间管理旨在通过一系列的空间管理作业及协同其他FM专业，帮助企业管控空间及其成本。空间管理信息化系统即空间管理作业的主要工具，它主要应用在大型企业，因为他们拥有庞大体量的空间面积、复杂的组织结构和管理流程、以及由于空间占用而产生的巨大成本开支，他们所遇到的空间管理问题的规模和复杂性远远超过小型企业，若无信息化技术，获得解决方案是无法想象的。

中国的大型企业机构首先遇到的空间管理问题不是精细化程度的深浅或管理绩效的高低，而是空间本身的失控。在小康之前解决的是温饱问题（空间失控、成本失控、座位严重不足、空间使用率低下等），解决温饱后，置于信息化时代之中，其解决方法与信息化时代之前是完全不同的。

空间问题的核心在于空间库存（space

inventory）数据，控制空间库存数据即意味着企业有能力解决空间的失控问题。空间库存的概念是从工业制造业的仓库库存借鉴而来的，与仓库库存类似，空间库存也存在着盘点（take

stock）难题，而且还存在空间面积测量这一行业个性化的巨大的工作负荷难题。

在没有信息化技术之前，大型企业的空间库存盘点只能依赖手工方式，其工作负荷通常会超过设施管理部门（或空间管理团队）所能承受的范围，因此空间就容易陷入失控。信息化技术有效地解决了这一问题，从而极大地促进了空间管理专业的实践提升，进而这一模式被总结为行业最佳实践而推广，并且催生出一个非常垂直细分的软件工具行业，即CAFM。CAFM（Computer-Aimed

FacilityManagement，计算机辅助设施管理）现在已经是全部FM功能信息化系统的代表，但是在1980年代最初诞生时其仅有空间规划功能。

空间面积测量在PC诞生之前已有解决方案，但那是在大型机或小型机上运行的系统，价格高昂、技术复杂，无法被FM部门接受。1980年代计算机行业进入PC时代，各类小型软件（相对于过去的大型系统而言）相继诞生，这包括CAFM与PC机上的CAD技术。两者的结合在实践上最终完美地解决了空间面积的测量问题，至今仍然是主流的解决方法。空间管理用户只需要进行较少的CAD作业，就能够以极少的人力利用CAFM进行大规模的空间管理作业，CAD软件精确面积的电算化完全代替了手工劳作。

维护空间库存数据在过去是非常大的工作量，以至于在设施管理部门之中无法安排足够人手去完成、甚至导致放弃这项极有价值的基础工作，现在使用CAFM系统则可以通过安排一位CAFM专员（相当于数据处理员）进行数据更新，即可满足数十万平方米的空间管理需求，而且在软件工具的帮助下，该专员不需要去掌握复杂专业的图纸和CAD技术，仅需要成本较低的培训模式就能胜任长期连续的运作。CAFM系统能够帮助客户将空间数据操作的工作负荷降低到极小程度，仅需一位全职或兼职的专员就可以完成。

这是空间管理信息化技术带来的突破性价值，不仅使大规模的空间管理成为可能，还带给设施管理各种相关职能以可靠且便利的空间数据，令设施管理整个业务的价值凸显，进而能够为企业的连续稳定运营提供可靠且高效的设施基础。

这也是计算机技术应用于管理学的巨大突破——即并不依赖复杂的技术（就像PC之前的技术那样），而是将简单易行的几种技术进行合理组合，并且将信息化技术融会贯通在管理方法之中，最终得到一整套稳定可行的管理模式。这一特征存在于整个FM的信息化领域。

信息化技术、空间数据与设施管理

上述最基础的空间库存数据在受控的情况下，还存在几种去向，可以产生更大的附加值，包括：

1、信息化的空间管理模式；

2、基于空间数据的设施管理（运维管理、安全管理、不动产资产管理、资产管理）；

3、基于信息化的空间数据的企业管理职能（财务管理、人力资源管理、固定资产管理）。

一些较为具体的信息化技术应用：

利用空间和成本数据建立部门成本管理责任制；

利用空间信息管理系统的数据报表，决定进行主动搬迁以优化空间；

利用ICT技术管理固定资产的搬迁和盘点；

利用BA-BIM集成技术进行能源管理；

利用门禁卡系统-空间预订系统集成提高空间的使用率；

利用CAFM-BIM-BA系统集成进行空间节能；

利用BIM-CAFM系统集成进行设施状况评估；

利用BI和Benchmarking工具辅助资本性开支项目的科学决策；

利用历史空间信息绘制趋势图；

利用RFID+BIM的技术跟踪移动对象受控，掌握移动规律；

利用GIS+RE信息系统的数据报表，进行科学选址；

利用BIM+建筑配置管理技术，进行快速的建筑设计决策。

（BIM，BuildingInformationModeling，建筑信息模型技术

BAS，BuildingAutomationSystem，楼宇智能化系统

RFID，RadioFrequencyIdentificationDevices，无线射频识别技术

BI，BusinessIntelligency，商业智能系统

GIS，GeographicInformationSystem，地理信息系统

RE，RealEstate，不动产）

信息化技术与基于空间的固定资产管理模式

基于空间位置的固定资产管理模式是设施管理业界的一项最佳实践，五百强企业普遍采用这种模式。这种模式将固定资产的空间位置信息管理起来，并且通过设定搬迁流程来管理资产位置的变动，达到便利快速跟踪资产的效果，使得传统上的“大盘点”不再成为繁琐沉重的工作，而是一系列的控制性的轻松的抽查任务，这可以安排在人手富余的空闲时间段内完成。甚至于在较为严格的搬迁管理流程之下可以完全无需盘点，这实际上是借助于信息化技术“告别”了固定资产的大盘点模式。

由于固定资产的生命周期涉及好几方面的企业管理职能，虽然每个流程动作都非常简单，但是将它们串起来产生的沟通难题非常大，其管理成本经常超过资产本身的价值，因而导致很多企业机构中的固定资产一直没有得到很好的管控，甚至于在大企业中常常出现失控的局面。基于空间的资产管理模式是这样运作的：针对可能会移动且无法交由员工个人负责的固定资产（一般即为F&E，办公家具和办公设备），必须要定义其空间位置（与空间数据关联起来），CAFM通常具备的空间图形化功能提供了结构化的空间数据和图形化的方法，能够很好地支持固定资产的空间定义；同时加以搬迁管理流程的控制，这就形成信息化技术基础上推行的受控的搬迁管理方式。

空间数据是CAFM的资产管理功能与一般的EAM软件（EnterpriseAsset

Management，企业资产管理）显著不同的地方，在一般的EAM软件中固定资产的空间位置信息是可有可无的，也没有内置空间管理方法支持这种模式的实现。在此，我们如果意识到FM角度下的固定资产管理实质上是空间管理，而非桌椅板凳本身（当然它们也有其硬件损坏维修的问题，这些问题是多侧面的），那么就能系统化地应用上述基于空间管理的信息化资产管理模式。

中国大企业的时代特点与设施管理信息化

中国企业将会比美国企业更早地遇到空间管理的问题，这主要是因为中国大企业的单人产值较美国大企业偏低，因此中国企业要达到同样的产值就需要更多的人手，也即更多的作业空间（尤其是办公空间）；其次中国的房地产价格相较于其GDP发展水平来说偏高。

作业空间（workplace）所包含的内容非常广泛，以办公空间为例，它不仅指建筑空间（building

space），还包括办公家具和电器设备（这通常被归入固定资产管理的范畴），塑造其空间环境的机电设施硬件系统及运行维护和清洁等维护服务等。在这几方面都存在时代特色，中国建筑业的发展水平较低，致使达到同样的空间环境标准所消耗的能源远超欧美社会，结构体系选型技术、机电设施系统选型技术、长周期成本核算技术都远未发展起来，甚至于对于设施运维至关重要的系统调试（commissioning）方法都尚未发展起来，至于设施状况评估、中大修项目规划及其预算管理技术更是刚刚萌芽。固定资产管理还在普遍使用前信息化时代的管理方式，而绝大部分竞争力较强的跨国企业早已脱胎换骨。

但是我们依然要信心十足，目前面对的实际情况也提供了变革的机遇，因为中国大企业的信息化水平正在迅速提高中，可供利用的信息化技术都是全球水平的，这为中国企业的赶超提供了绝佳的条件。借助于信息化技术，中国企业在FM管理上可能会重演制造业管理的赶超经历，这是一个值得尝试和投入的灿烂未来！