某花园物业租赁服务管理规程

1.目的

規範“XXX花园”自有物業（房屋、商鋪）等的租賃工作，爭取良好的經濟效益和社會效益。

2．適用範圍

適用於物業管理處自有物業的對外租賃管理工作。

3．職責

3.1管理處物業部負責自有物業對外租賃業務的組織實施；

3.2財務部負責有關租賃費用的收取；

3.3總物業經理負責租金標準的審批和租賃合同的簽署。

4．工作要點

3.1物業部根據房屋商鋪租賃市場行情及管理處閑置的租賃房屋、商鋪情況適時刊登招租廣告；

3.2合同洽談

3.2.1物业部客戶助理就房屋、商鋪的位置、面積、價格、租賃期限等與來訪單位或個人進行報價、洽談；

3.2.2對留下聯系方式的來訪者及來訪電話進行記錄（記錄於《租賃來電來訪記錄表》），並跟蹤直至租賃成功或對方取消租賃意向；

3.2.3對要求現場看房者，積極安排陪同看房；

3.2.4未出租的房屋、商鋪鑰匙由專人負責並做好標識。

3.3合同的擬定及簽訂

3.3.1根據雙方洽談達成的條件，擬定《物業租賃合同》，並按合同評審程式進行合同評審；

3.3.2評審後的合同交承租方按政府有關規定簽章。承租方須出示有效身份證明（承租方為個人的需提交身份證，承租方為單位的需提交政府批文或工商營業執照），並提供復印件存檔；

3.3.3承租方到財務部交納租賃保證金；

3.3.4公司法人代表或其委託人确认后並簽署租賃合約；

3.3.5合同簽訂後送房屋、商鋪租賃管理部門監證；

3.3.6將鑒證好的合同正本分送管理處辦公室、財務部、承租方，並由收方簽收；

3.3.7合同正本及相關資料交辦公室存檔；

3.3.8通知出租房屋、商鋪所在的房屋管理部門。

3.4出租房屋、商鋪的交付

3.4.1承租方交納租賃保證金後，即與承租方辦理租賃的驗交手續；

3.4.2向承租方交付租赁物業的鑰匙；

3.4.3填寫《出租物業驗收交接單》，並存檔保留。

3.5租金的催款

3.5.1物業部每月月底前向承租方送發租金《交款通知書》，如無法在此期間送達，應每日電話催詢或登門拜訪送交，直到收到為止。《交款通知書回執》存檔；

3.5.2客戶助理每月按時收繳房屋、商鋪租金。對以現金交納的承租物業的租金，物業客户助理應與財務部人員一同前往收取；

3.5.3客戶助理登門拜訪時，應向客戶出示工作證件，說明身份。與客戶交談應保持友好的態度，說話有分寸，談吐要文明；

3.5.4對於逾期未交款的承租方，應每日以電話催詢或登門拜訪的方式催詢，並做好記錄，直到其交款或採取進一步的催款措施；

3.5.5在採取進一步措施前，應採取各種方式知會承租方，做到合情、合理、合法。還要取得物業租賃管理部門及房屋管理部門的支援與協同，並做好通知簽收記錄；

3.5.6將承租方交納租金的憑證（支票或銀行進帳單或現金繳款回單、發票等復印件）歸檔留存。

3.6合同的變更

在合同實施期間發生的有關全同價格、租用面積、租用期限、交款日期等的變更，如屬管理處提出的，應經管理處領導批准後立即通知承租方並做好記錄；如屬承租方提出，應提供書面的文件，按合同的評審程式重新審批。

3.7合同的終止

凡合同終止皆應合同中的具體條文進行。在承租方搬離時應與物業管理處聯系，並盡可能有人員在場提供適當的幫助及監督其搬離，防止因搬離而造成公司利益的損失，並及時向所在物業租賃管理部門提交《停租申請書》。

3.8房屋的接收

3.8.1新用於租賃的物業的接收，應準備好平面圖及水電等設施的圖紙，於現場進行觀察，並測試物業內的各種設施，做好驗收記錄。若發現大的問題應及時向上級領導匯報並通知交驗方；

3.8.2對于承租方退房的接收應按物業交付時的《出租物業的驗收交接單》的基礎上進行驗收。若物業經過兩次裝修，對物業的主要設施（牆面、地板、窗口、水電設施、空調設施等）進行驗收，正確填寫《出租物業驗收交接單》上的歸還驗收記錄，報管理處領導根據合同的有關條款及實際情況決定是否恢復原樣；

3.8.3驗收結束後取回鑰匙，做好標識和交專人保管，並鎖好門窗。

3.9承租方退租物業要將所有應交租金及有關費用結清後，方可將租房押金退還。物業部人員負責協助原承租方辦理退租賃保證金手續。

3.10根據上月出租物業租金收繳情況，於下月10日前正確填報《出租物業租金收取統計月報表》，

3.11按承租的變化情況及時更改及編制《租賃情況一覽表》。

3.12回訪

3.12.1物業部人員在每月催繳租金的同時，應征詢承租方對租賃工作的意向及租賃過程中碰到的問題做好記錄並盡力協助解決；

3.12.2每年應至少組織兩次承租方意見征詢活動，並請承租方填寫《物業租賃服務工作意見書》。

3.13對於空置的物業，每月應至少檢查一次房屋的安全情況。