物业档案管理原则
物业档案管理原则
1.安全至上原则。物业档案管理和传统档案管理一样，注重安全问题。保存物业档案的场所必须符合档案管理相关要求，配备必要的防火防盗设施，温湿度环境根据载体的不同控制在合适的范围。物业档案需要配备专人负责，建立必要的安全管理制度，制定紧急情况下的应急预案，确保物业档案的实体安全和信息安全。
2.集中分散原则。目前有很多大型物业服务企业，物业管理项目众多，下属机构数量庞大，业务千差万别，在这种情况下，应做好集中与分散兼顾。物业管理企业总公司（集团公司）层面，应设立专门的物业档案管理机构，负责管理和指导物业档案管理工作。制定统一的物业管理规范办法和制度，整合各部门资源，根据国家法律法规和相关标准规范，集中负责物业档案管理的政策制定和规范管理工作。各项目部门具体负责本地物业档案的管理工作，接受监督指导。
3.业务对应原则。如今的物业管理已经突破了传统的设备维修、设施养护以及清洁安保等范畴，向着更新、附加值更高的方向发展。物业档案管理工作应该根据物业管理内容的增加，做出适当调整，完善收集归档范围。凡是物业管理过程中产生的，具有保存价值的文件资料，都应归档保存。根据业务门类的不同，适当调整档案分类方法，做到更方便、更高效的实现物业档案的科学管理。
4.规范管理原则。物业档案应该遵循现有的法律法规和部门行业规章，严格按照相关技术标准规范进行管理。物业档案管理要遵循档案管理的普遍规律，采用科学的方式方法，确保档案完整保存，发挥应有的效用，避免特立独行、标新立异、自搞一套。
5.评价指标原则。物业档案管理作为物业管理工作的重要组成部分，直接影响到物业管理工作的质量和成效，物业档案管理应该成为物业管理考评的重要指标。物业服务企业应该将物业档案管理工作列入部门工作目标考核内容，完善管理制度和评价制度，切实有效推进物业档案管理工作。业主单位或业主委员会在选择物业服务企业时，应将物业档案管理水平作为重要指标，择优选用。在物业服务企业进场后，对其进行的年度考评中，也要将物业档案管理工作纳入指标，严肃对待。
