完善收缴物业费流程，加强企业内部控制制度
完善收缴物业费流程，加强企业内部控制制度
企业内部控制制度是保护企业资产安全，保证会计资料真实完整，及时发现、纠正错误和防止舞弊的有效管理手段。建立和完善收缴物业费的内部控制制度和流程，能够使物业费按时、足额入账，杜绝挪用公款现象发生，降低资产流失的风险，及时发现业主拖欠物业费，正确记载物业费收入，真实反映企业经营业绩。
为加强内部控制，不少物业管理公司在实践中都规定了操作流程，北京顺天通物业管理有限公司的具体流程是：
1.安装专业的物业管理收费软件，将所有业主资料信息全部输入系统，由系统自动生成每户业主应交纳金额。
2.管理处房管员通过电话、上门等方式进行催费，业主到所在区域的收费台账室交款。台账员根据每户的应交金额开出发票，业主按照发票金额付款，发票联交业主，台账室根据记账联在收费系统中作收款处理。这样就杜绝了房管员拖交或挪用资金的现象发生，减少了企业资产流失的风险。
3.如业主不能或不愿意到台账室交费，则由房管员办理借票手续（北京顺天通物业管理有限公司规定借票时间不能超过三个工作日），台账室根据应收金额先开出发票，将发票联交房管员到业主家（单位）收款，记账联连同借条留台账室。房管员收款后在规定的时间内将款交到台账室，台账室收款后将借条还给房管员并在收费系统中作收款处理。
4.与广东发展银行合作专门推出了可以代扣代缴物业费的“广通卡”，先由银行与业主签订一个《代扣代缴物业费协议》。业主在交费前将款存入卡中，房管员根据业主应该交费时间和协议规定，填制各业主应交费用代扣清单，经台账室核实签字后由财务部门向银行提供代扣清单，银行将相应金额划入公司账户。待款项到账后，财务部门通知台账室开出发票并在收费系统中作收款处理，由房管员将发票送交业主。这样既保证业主及时交物业费，也节省了业主时间；既减少了台账室收费的工作量，也降低了房管员催费的难度；既降低了企业的资金风险，也符合现代人消费的方式;对促进物业管理企业收费方式改革也起着重要作用。
5.台账室每天结账前，将发票记账联与电脑收费系统进行核对后，编制“收款汇总表（一式二联）”和“收款明细表（一式三联）”。将“收款明细表”其中一联交管理处房管员登记收费台账;“收款汇总表”和“收款明细表”各一联随同“现金解款单”、“POS机划卡单”或“支票”交财务部门审核后进行财务记账处理。
6.台账室月末编制“收入月报表”（一式二联）报财务部门。月报表的主要内容包括:上月末累计欠交数，本月应交数（其中:调整本月前应交数）;本月实交数（其中:实交下年度数）;本月核销数，本月末累计欠交数。经财务部门稽核确认，本月财务账反映的物业费实收数与月报表实交数无误，财务部门签字后退回一份由台账室保管存档。
