新型物业计费软件系统：企业规范管理、效益提升的助推剂

徐作成/《中国物业管理》/2009年第十期

物业计费管理是物业服务企业营运中核心的工作内容之一，如何通过信息化技术更好地服务广大客户、提升工作效率、降低管理成本、堵塞计费和收费漏洞、实现物业管理决策科学化、促进经济效益提高，成为物业服务企业的高层决策人员必须思考的问题。下面通过物业传统计费方式与实施新型物业计费软件系统的对比分析对上述观点予以阐述。

物业传统计费方式与新型物业计费软件系统

物业服务企业传统计费的方式主要有：手工账簿式、电子表格式、单一物业管理处软件计费方式等几种。

新型物业计费软件系统是指随着软件开发技术的进步，基于互联网的支持，适用于总公司、区域公司和管理处三级组织架构（或更多）进行全面集中计费管理的一种计费系统，它具有如下技术特点：

集中管理、分权运作。以组织架构为主线，支持总公司、区域公司和管理处多级组织架构，通过组织架构将各种物业资料、客户资料与各种计费数据组织于一起。总公司可以随时访问各区域公司管理处的所有数据，而各管理处工作人员只能在有限的权限范围内操作所属管理处的数据，实现“集中管理、分权运作”的模式。

数据具有实时性和准确性。系统使用互联网接入方式，总公司只需一个服务器，将所有数据集中在一个数据库中，打破了传统的部门独立和地域分散的限制，能够实现数据共享，保证数据的实时性和准确性。

提供全面的决策支持。由于所有数据以组织架构为主线集中存储在一个数据库中，因此能够根据多个不同维度来对数据进行统计分析，实现总公司对各下属机构业务进行有效监控。

实施新型物业软件计费系统的几个关键步骤

（一）硬件平台的建立与管理架构的设置。

很简单，总公司配置一台服务器，区域公司、管理处及管理人员只需配置电脑加一条网线就能建立起这个信息网络的硬件平台，建立起全公司的计费管理中心。

人员方面，总公司在财务部（或成立独立的计费中心）设置一至两位专职收费管理的财务人员，在财务负责人的领导下，负责计费管理的全面工作，并对总经理负责。各区域公司根据项目情况设置一位专职收费管理的财务人员（项目不多的可指定），对管辖的各个项目的收费员进行管理，区域收费管理员业务接受总公司计费管理人员的指导和监督，对分公司经理和总公司财务部负责。各管理处设置一个收费员，形成三级财务人员专职控制的垂直管理系统。

（二）初始数据的录入。

网络建立后，初始数据的录入至关重要，首先必须对诸如小区面积、配套设施、开发单位，建设单位，竣工日期等小区基本情况尽可能详细地记录。

其次就是要按最基本单位建立业主或用户的房屋资源及业主信息等资料尽可能详细的录入。

（三）重点数据的核查。

初始数据录入后，怎样确保数据的准确，是计费工作的关键，这就需要公司层面组织财务人员、品质管理人员和项目单位的人员共同参与对基础数据重点复查，特别是对商业氛围较浓，房屋功能改变等项目更要地毯式的对计费面积、计费单价等内容组织核查。

（四）权限的控制和分配。

基础数据一经核准，合理授权是以后数据准确的保证，因此对各个项目的收费人员，其修改单价、面积删除等权限都要予以限定，权限收到计费中心，授权给分管计费工作的专人负责。

（五）各项工作的规范运作和流程设计。

规范运作和流程设计是计费系统运行效果好坏的关键，因此这就要求我们计费系统管理者要有清醒的认识，适时的根据我们的具体情况进行动态调整，要循序渐进，每一个环节，都要设置工作流程和规范。

在项目设置时，有计划的将物业服务企业的所有收费按其特性进行分类，如把所有收入划分为三大块，即常规项目、临时项目和零星项目。常规项目归集物业管理的主要收入，且能够与业主（用户）的基础资料链接，如物业管理费、车位管理费、电梯使用费等；临时项目主要是归集那些除常规项目外，收费相对固定且与业主(用户)的基础资料能够链接的，而且要做收退管理的，如各种押金、ID、IC卡工本费等；零星项目主要是归集一些零星的收入且和业主（用户）基础资料没有直接关联的一些收入，如零星的ID、IC卡收入、零星的出入证工本费、零星水费、零星电费等。

实施新型物业计费软件系统的优越性

（一）规范事前计费、事中收费、事后反馈，能够提升企业对外经营形象，促进费用收缴率的提高。

长期以来物业服务公司是“乱收费”的代名词，建立新型物业计费软件系统后，按照协议与合同或明码标价公示后，通过计费系统打印出格式统一的收费通知单、格式统一的收款收据，与计费系统准确时效地反映每位客户各类费用任何时期的应收、实收、预收情况，不会因为数据有误（如重收、少收、多收、漏收、计算错误）导致客户的误解或其它缴费纠纷而借口不缴纳或长期拖欠费用事件的发生，从而促进费用收缴率的提高。

（二）通过建立计费软件系统的契机，全面清查核对初始数据，可以有效堵塞管理漏洞，杜绝计费盲点，增加物业营运收入。

笔者部署建立计费系统初始数据时，组织财务和品质人员对一个管理处的初始数据进行现场核实，结果没有按实际功能收费的面积有32,910平方米，少收管理费10多万元，在这个小区还查出三百多户业主8,873平方米的面积，多年来未缴过物业费，这个处一年就损失物业营运收入20多万元。

（三）方便停车场收费管理，增加停车场管理收入。

基层管理处总会用大量的停车位费“送人情”，不是随意免除几个月的费用，就是降价收取，归根到底是损害集体利益。建立计费软件系统后，可以把固定车位费如同物业费一样，作为业主的一项固定债务，在计费软件系统中按月生成应收款，按月收取，方便财务随时查阅某业主的此项费用是否收取，也能通过系统的报表分析出某管理处的车位费收缴率是否正常。从源头上防范停车费的流失，也就增加了停车营运的经济效益。

（四）高速直观方便有效的数据信息平台，有利于决策层进行业务分析考核、防范经营风险。

拥有几十个管理处的大型物业服务公司，要统计所有管理处全年各类费用的年收缴率，或者是全公司各类费用的平均收缴率，统计出来了，准确性更值得考究。

内地区域公司代收代付水电费风险非常大，有的项目几年下来亏损几十万元之多，有了这个信息平台，只要总公司专职收费管理的财务人员跟踪考核，及时掌握情况，采取相关措施，就很难有这类事情发生。企业财富积累的过程从根本上讲，是一个战略决策与风险控制的过程，把各类经营风险控制在萌芽状态，也就间接地增加了企业财富的积累。

（五）利用高速信息平台，加上合理的流程设计与强制性的规范运作，完全能够遏制管理人员利用工作之便贪污公款、挪用公款、携款逃匿的事件发生，减少物业营运中的意外损失。

建立这个高速信息平台后，首先管理处收费员来财务结款时，通过计费系统对常规收费项目打印《日收费汇总表》这是总括情况，同时要求打印《分栋收费日结表》这是本体基金，财务要按栋进行结算；临时项目打印《临时收款分户分项明细表》；零星项目打印《零星收款分项明细表》，每一表格后附上所开具的发票、收据和银行缴款单，公司财务分管收入的会计和出纳员复核金额无误款项入库后在系统中审核确认，经出纳审核的依据不能更改。这样任何一笔收费，财务人员能够实时在计费系统中查到，计费系统数据和公司财务系统数据就能保持一致。

其次通过限定收费员的收费存入银行和与财务的交账频次，保险柜保留金额的限定，发票、机打收据开具保管、领用核销。三是财务部门组织定期和不定期的检查，于管理处实地盘查，严格操作流程的执行力度。

（六）有利于降低管理成本，提高工作效率。

物业服务企业的财务管理非常繁琐，各式各样的表格、统计，不但要做到账目清晰，更要确保万无一失。建立这个软件系统后，可以大大简化统计、制表、核查、分析等财务工作，公司总部可以随时了解各个区域公司及各管理处的经营情况，降低了管理成本，提高了工作效率。

例如，我们原来每月每个管理处都必须跑银行办理托收手续，有的甚至要跑两、三家银行，对业主托收也要指定开户银行，现在我们统一由财务计费员一个人，在网上托收深圳市内所有银行账户的款项，托收费用也从一元一笔下降到一毛一笔，大大降低了管理成本。

企业战略决策层怎样才能做到“先知先觉”，建立信息化平台是制高点，毕竟人类的“勤”是有限的，而且物业服务企业是人力资源密集行业，近年日益上涨的人力成本使这个行业濒临“盈亏临界点”的边缘，对其生存发展提出了严重的挑战课题。能够使决策层“运筹帷幄之中，决胜于千里之外”恰好是建立新型物业计费软件系统规范管理助推经济效益提高的最好体现。