信件误退投诉

一日，某贸易公司负责人非常气愤地向大厦物业管理公司投诉。称其业务合作单位从上海寄来的合同及资料，已连续两次被退回。管理公司在推信条写着：查无此单位。上海的业务单位因此怀疑他们的公司是皮包公司或骗子公司，准备不再与他们进行业务合作，为此该公司将损失大笔生意。该公司负责人亲、强烈要求物业管理公司尽快给予明确答复并采取补救措施，否则，要赔偿由此造成的所有损失。[案例分析]大厦信报邮件的一般管理规程是：邮局送来信报邮件后，由大堂岗接收，然后通知信报员，由信报员领回信报邮件按房号派发至用户信箱内。若发现无地址的盲信，加贴退信批条，注明退信原因并加盖信报章退回邮局。此用户原在大厦27楼A单元办公，后因业务发展搬迁至27楼D单元办公。因其认为都在同一层楼办公，故未到物业管理公司办理退还原信箱并申请新信箱的手续，只是口头告诉了一位老信报员。而上海业务单位邮寄资料时。正巧老信报员又休年假，其他信报员不了解情况，在投递时发现邮件地址与信箱地址不符，故两次都退回。由此，我们可以看出，该问题的出现是有两个方面的责任造成的，一是用户未按规定要求办理信箱更换手续，二是信报员不够熟悉大厦内的用户情况，且相互之间工作沟通不够，特别是公司变迁及信箱变更手续不健全，因此物业管理公司应健全信件投递办理制度，并严格执行，避免因遗漏造成工作失误。[解决方法]物业管理公司接到用户投诉，首先找信报员了解出现问题的原因，然后上门向用户解释事件原因，分清双方责任，积极寻求解决办法。最后，双方达成如下处理意见：由物业管理公司出函给上海业务合作单位，说明两次退信的原因，并把该用户公司的日常表现、营业执照、入住大厦的登记手续等复印材料附上，说明该公司是合法经营的信誉公司，值得继续合作。同时附上大厦业主的联系电话，欢迎随时询问，也欢迎来人检查。最后，问题得以圆满解决。[相关法规制度]1．《信报邮件管理规程》为规范邮件管理，确保大厦用户邮件的正常派发，制定如下规定：1．挂号邮件收发管理（1）管理部设挂号邮件签收登记册两套，一套放在大堂接待处，另一套由巡楼管理员管理。（2）大堂岗负责签收邮局递送本大厦的挂号邮件，并按楼层顺序登记在《挂号邮件收发登记簿》上。（3）邮件交接各环节中，交接双方必须办理交接手续。派发邮件时应要求用户出示有效身份证明，以便日后有据可查。（4）管理部设立《挂号邮件退件登记簿》。凡属无用户认收的挂号信件，作盲信退回邮局。盲信由巡楼管理员交给信报员，信报员签收后转抄《挂号邮件退件登记簿》上，报主管审核后，再转交大堂岗退回邮递员签收。（5）凡有用户投诉丢失挂号邮件，经查核《挂号邮件收发登记簿》，追查邮件下落，由最后签名管理员负责。2．报刊杂志及一般邮件收发管理（1）收取：大厦用户订阅的报刊杂志，由邮局或报社送到大厦大堂岗，大堂岗通知信报员取回信报室分派。（2）登记：信报员收到报刊杂志后，认真清点登记。（3）派发：报刊杂志经登记后，由信报员按订单派发到用户信箱内。（4）缺失或迟到的报刊处理：发现报刊杂志到件不足，或未按时送达，信报员必须与邮局或报社联系交涉，敦促尽快补送。若经交涉无效，应报告当班主管，由主管进一步交涉，必要时提交上级部门，出函投诉。3．用户迁离后的邮件管理用户迁离后，物业公里公司免费为用户提供一个月的平邮转投服务。（1）信报员收到用户《邮件转投申请》后，提供平邮代收转投服务。（2）拥护迁离后的邮件，须存放于独立的专用柜，每星期一次通知用户回大厦领取。4．邮件破损处理（1）信报员发现邮局送来的邮件有破损时，应在《邮件破损登记簿》上作好记录，并经当班主管签名确认。（2）信报员用本部专用的“此邮件收到时已破损封条贴在破损的部位后，再派发到用户手中。</p>