从一起小区物业维修合同纠纷案看如何加强企业管理

一、案情概述

2013年2月-2013年9月，武汉某小区内发生多户房屋漏水，时任第三届业主委员会（以下简称业委会）经履行法定程序后决定动用住宅专项维修资金对房屋进行维修。受业委会委托，本案被告武汉某物业有限公司（以下简称物业公司）与本案原告武汉某建筑有限责任公司（以下简称建筑公司）2013年签订《协议书》对施工工期，工程款来源及支付方式、工程保修等事宜进行了约定。工程完工后，业委会和物业公司在原告建筑公司出具的验收报告上签署了相关验收意见。后因业委会换届，时任业委会主任吴某某未能连任，后续两任业委会主任都以自己不知情而拒绝履行申报住宅专项维修资金相关程序，导致至今原告的工程款18万元仍未支付，因而成讼。原告诉请法院判决被告物业公司和业委会支付工程款18万元，同时支付迟延履行支付义务的利息及工程审计费用等并承担本案诉讼费用。

二、本案涉及的主要法律问题和双方争论的焦点是：

（一）被告物业公司是否是受业委会的委托才签订的房屋维修合同。

原告认为，是被告物业公司与原告签订的《协议书》，因此物业公司应当与业委会一起承担工程款支付义务。物业公司提交了业委会当时委托物业公司签署房屋维修合同的授权委托书，并且根据物业服务合同，使用住宅专项维修资金对房屋进行修缮并不是物业公司与业委会签订的《物业服务合同》日常服务内容之一，因此物业公司是受业委会委托与原告古田建筑公司签订的房屋维修合同，该合同产生的任何后果应当由业委会来承担。

（二）以住宅专项维修资金作为工程款的支付流程及支付对象。

被告物业公司辩称：根据相关法律法规及《住宅专项维修资金管理办法》《武汉市住宅专项维修资金管理办法》的规定，住宅专项维修资金所有权归全体业主，由业主或业委会依据法定程序动用，经申请后直接从住宅专项维修资金专用账户支付给施工单位账户。因此，在以住宅专项维修资金作为建设工程合同工程款的前提下，被告物业公司根本无法自主决定住宅专项维修资金的使用和支付，充其量只有协助被告业委会及原告积极申报。鉴于，住宅专项维修资金根本不可能经由物业公司账户支付给施工单位（即原告建筑公司），因此由被告物业公司支付该工程款，显然不公平。

法院在案件审理过程中，非常关注这个问题，多次询问证人及原告和被告业委会，得到的答复基本跟被告物业公司陈述的理由和流程一致。

三、案件结果

该案已经一审法院开庭审理，目前尚未判决。

四、管理建议

通过对该案的深刻剖析，结合多年的企业管理经验，根据物业公司的要求，董继华律师提出以下管理建议，供参考：

一、加强合同管理。

1、签订合同时，应当完善合同相关主要条款。就本案来说，应当完善“合同签订时间”之一要素。在本案前期律师收集证据过程中，物业公司提供了与涉诉工程有关的两份合同原件，均没有填写合同签订时间且与原告建筑公司作为重要证据提交的合同不完全一致。原告提供的合同，签订时间为2014年1月4日，但这似乎与工程实际施工时间存在矛盾。我们暂且不去争论是否属于后期补上的合同签订时间，但这给我们不知道事情原委的人还原事实真相带来了一些困扰。因此，物业公司在今后的合同业务中，务必完善合同主要条款，不留任何风险隐患。

2、慎重对待合同变更。如前所述，就涉案工程，原告与被告签订了多份房屋维修合同，每份合同的主要内容都有些差异。加上没有完善签订时间，甚至无法判断哪份合同签订在前，哪份合同签订在后。这样，导致一个涉案工程存在多份内容不一致的有效的合同。签订合同是公司一项很重要的经营活动，一旦签订，没有特别原因不能擅自变更，以免产生纠纷。因此，物业公司应慎重对待合同变更事宜，应建立合同变更审批流程，在变更后的合同中应明确以后续签订的合同取代前面已签的合同，确保同一工程仅存在一份有效的合同，如确需补充，可以采取补充协议的方式解决。

3、加强合同档案资料管理。在本案的取证过程中，物业公司始终无法提供与原告提供的那份房屋维修《协议书》内容一致的合同原件。据介绍，可能是因为物业公司整合，导致档案资料缺失所致。同时，物业公司作为重要证据提交给法院的一份合同，在庭审过程中，竟然被原告质疑。主要原因是，原告提供的同一份合同上还有业委会的签字盖章。另外，律师曾要求物业公司提供2010年至2013年的物业公司与业委会签订的《物业服务合同》，物业公司也无法提供。从这些细节可以看出，物业公司的合同档案管理基础薄弱，需进一步加强。建议：建立合同管理档案，将每一份合同的签订、履行、变更、解除或者终止过程中出现的重要文件统一归档备查。

二、加强干部职工调整时工作交接管理，落实管理责任。

档案资料缺失；后任不管前任的事情；工作责任不明确，相互推诿，造成这些后果的原因是多方面的，但干部职工岗位调整时，工作交接不到位是一个重要原因。结合本案，第四届业委会不管第三届业委会的事，对交接遗留的问题不理不睬；第五届业委会更厉害，对上届业委会交接的密封资料都没有开封，一概以不知情，不是我手上的事情为由推诿。这种极不负责任工作态度，谈何处理遗留问题。显然，本案起因主要就是因为第五届业委会不作为引起的。因此，为避免物业公司也出现这种情况，建议物业公司在对干部职工工作岗位进行调整时，务必加强工作交接管理，落实责任，避免出现管理真空。

三、加强对内部二级单位的管理，建立权责明确，有限授权，规范管理的管理体系。

本案中，实际上代表物业公司签订一系列合同或文件的是物业公司某管理处。据了解，该机构是物业公司为加强对每一个物业服务项目的管理，专门设立的一个内部机构（相当于项目管理部）并启用了公章。但在交流过程中，目前物业公司尚未建立对内部二级单位的授权管理制度。因此，建议物业公司建立权责明确，授权有限的总部和二级单位的授权管理制度。既充分授权，又适当约束，在充分发挥二级单位的工作积极性和主动性的前提下，通过制度有效约束二级单位的管理行为，从而有效控制风险。

四、正确处理物业公司和服务对象之间的关系，既要抓好服务，更要防范风险。

作为物业服务企业，肯定要密切和业委会的关系，否则物业公司的工作难以开展，也无法拓展物业公司的业务，但是物业公司在对外经营业务过程中，也要防范自身业务风险，避免造成不必要的损失。本案中：1、根据法律法规规定，业委会是可以作为民事主体对外签订维修合同的。但本案中一直沿用以前通行做法，物业公司接受业委会委托对外签订使用住宅专项维修资金进行维修的合同。正因为采用此种模式，才将物业公司牵涉其中。建议物业公司可以考虑不再接受业委会的委托与建筑公司签订动用住宅专项维修资金对小区物业进行维修的维修合同。当然这需要与业委会进行沟通，否则物业公司对物业不履行相应的维修责任，业主可能会对物业公司产生不满；2、涉案工程的验收有物业公司的盖章，但签字代表却是业委会聘请的人。因此可以推断出，对涉案项目的验收，物业公司可能根本就没有参加，仅履行了盖章手续。实际上，2013年10月份工程验收时，新一届业委会应该早已产生，即使涉案工程要验收，物业公司也应当坚持由第四届业委会来验收。由于当时物业公司并没有过多坚持，所以顺利通过验收盖章。建议，今后物业公司加盖公章时，严格按照流程，认真审核相关资料，在确认真实无误的情况下，方可加盖。

五、聘请专业法律顾问为公司经营发展提供法律保障。

随着外部经济形势的变化和公司经营的发展，公司法律事务管理显得越来越重要，公司一方面需要自己培养内部法律事务管理人员，另一方面需外聘专业法律顾问为公司提供服务。内外专业法律人员共同为物业公司经营发展保驾护航，共同防范法律风险。