物业档案管理工作中存在问题的主要原因
发布于 2022-04-23 00:00:00
物业档案管理工作中存在问题的主要原因
针对当前物业档案工作存在的主要问题，究其根源，主要有五个方面的原因：一是对物业档案管理工作缺乏足够的重视。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少甚至没有，相关的制度和检查考核措施也没有。在物业目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。尤其是一些基层物业档案管理人员存在对物业档案“只存不管”的现象。二是档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。三是工作规范性不强，档案管理格局混乱，职能不明确，机构不健全。很多物业企业的部门档案都是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服部管理，工程技术档案则放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分档案。因此，在人员调动和档案借阅的过程中极容易造成档案流失。四是物业企业管理人员的档案意识普遍较差，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，在物业管理近期和远期规划中，一般对管理规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规定，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。五是缺乏相应的行业档案管理规范性文件。在一些管理部门，重视业务活动，轻视法制建设；在认识上，普遍存在着依法治档意识不强的问题，没有把物业档案法制建设工作摆到应有的位置，缺乏对物业档案法制建设的系统性和前瞻性。
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