物业档案管理工作中存在问题的解决对策

物业档案管理工作中存在问题的解决对策

通过对当前物业档案工作中存在的问题及主要原因的分析，笔者认为，要进一步做好物业档案工作应从以下几个方面入手：一是要从上至下加强企业领导及员工的档案意识。企业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。要通过组织参加档案知识培训、答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到人人关心档案工作，人人支持档案工作。二是要加强档案管理人员的责任意识和奉献意识。要安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、富有奉献精神的人员从事物业档案管理工作。物业档案管理工作是一项长期性的工作，档案管理人员应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。三是要完善制度，进一步规范工作程序。档案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好地管理档案。档案工作应由专门的人员进行统一指导、监督和检查，建立起一个完整的档案管理体系。这个体系要始终规范档案工作，要对档案管理的实际效果进行检查和监督，并且做到档案信息共享。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，严格执行档案管理制度，并结合实际制定切实可行的具体措施，抓好物业档案管理工作的每一个环节，使物业档案管理工作走向规范化。同时，在工作中，要严格执行工作规程，做到手续完备，为物业档案管理工作奠定良好的基础。四是要强化业务培训。统一大家的思想认识，引起公司员工特别是基层档案工作者对档案工作的重视。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。在物业人才培养中，应把档案管理人员的素质提高和继续教育纳入计划，提高档案管理人员的管理水平，改变思想观念，建立档案管理人才梯队，紧跟时代的发展，创新档案管理手段，激发工作活力。五是制定物业档案管理规范性文件。档案法制建设是档案管理工作的一项重要内容，是档案工作发展的根本保障和必要途径。根据物业管理行业的发展需要，及时制定一批行业档案法规和规范性文件，以保障物业档案管理工作有法可依，营造物业档案管理法制环境。增强档案法制意识，宣传依法治档的重要性、必要性和紧迫性，让事实来说话，通过一系列的实例来证明档案和依法治档的重要性。六是要开发档案资源，为物业管理工作服务。通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为物业管理及物业使用人服务。同时，通过利用档案为物业管理企业创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。