财务报销制度

一、总则

1.填写购物申请表，报主管部门经理审批，再报总物业经理审批。

2.物品买回后，经手人必须持有国家认可的发票，并在发票背后签字，再找验收人按发票上所列物品的品名、规格、数量等有关内容进行验收，验收妥当后在发票背后签上验收证明人的名字。（如属物料用品，固定资产类的，验收后要开入库单（一式三份），并要注明固定资产是属哪个部门使用的，存放在何处），再填制有关报销单，按报销程序进行报账。

3.如属港币支出，可按当时汇率折算人民币给报销人。

4.所有的报销单据必须由报销人填写，由部门负责人及总物业经理签名方可认可。

5.出纳员只能将报销费用交予报销人，不可转收，支付后立即在报销单上注明“已付”字样。

二、预借费用

1.预借应酬费应填写“应酬费预借单”，由各部负责人签名后，报交财务部经理审核备案后交总物业经理签批，并凭此单到财务部预借现金或支票。

2.采购方面在采购前需要预支费用时，应填写“购物申请表及借款单”，由部门负责人批准后报物业总经理签字批准，凭“购物申请单及借款单”到财务部办理有关手续。

3.如公司派人员出差需预借现金，则由员工填写借款单上交部门负责人及总物业经理审批预借，出差回来后五天内应到财务部办理有关手续，过期不办者，财务部有权在其本人工资中扣回预借金额。

4.出纳员应对所有的借款单进行详细记录及注销手续。

三、采购（指大单采购）

1.由申请人填写“购物申请单”并附样品或物品型号、类别说明，上报部门负责人审批。

2.交至人事行政部，由人事行政部安排采购人员多方取得报价。相比较后确定合适的价格再由物业总经理签名确认，采购货物金额在人民币5000元以上的应取得两个或两个以上的报价，采购人员应了解现有物品情况，做到不盲目进货。

四、收货及领货

1.进货单据齐全

(1)收货人员按发票上所列物品的品名、规格、数量等有关内容进行验收并签名，收货人员必须注意进货质量。

(2)货品经验收后需经手人和验收人在发票后签名，并由财务人员对货品作详细记录及安排有关人员进行保管。

2.各部门员工应本着节约成本的原则按照实际需要领取所用物品。

(1)先填写申请单，送交上级主管批核。

(2)再送交本部门经理签批，方可领取，财务人员应对申领单进行保存登记以便保证货品的充足。

五、现金使用说明

为健全财务制度，堵塞漏洞，凡发生额在人民币500元以下的零星支出，可用现金支付外，其余一律用支票支付。