物业会计电算化管理制度

第一章总则

第一条为了加强会计核算系统的操作使用管理，确保会计核算系统的正常运行，维护其会计数据的安全性，保证会计信息的全面、准确，根据财政部《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》的有关规定，结合公司具体情况,制定本制度。

第二条凡有权使用公司会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或有关部门工作人员，即会计系统操作人员须执行本制度。

第三条操作使用人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。

第二章操作使用人员职责

第四条系统管理人员：负责所有会计核算系统数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的操作密码；负责数据的管理工作，负责对已复核数据的入账、入账后凭证、帐页的打印输出工作；定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软件数据库资料的安全保密工作。

第五条数据录入员：按照财务软件操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得以他人身份进行凭证复核操作。系统维护人员不能担任数据录入人员工作。

第六条数据复核员：负责对已录入计算机的凭证编号、摘要及数据的完整性、正确性审核，确保入账数据与原始凭证或手制凭证上的数据相符。

第七条系统维护员（是相关软件公司的技术人员）：负责会计核算系统的硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。

第三章操作使用人员的操作权限

第八条所有人员不得以他人身份进入会计核算系统。

第九条系统管理员必须根据财务软件的特点和公司会计核算方式进行数据初始化。会计科目的设置必须符合房地产开发企业会计制度与公司核算、管理的要求。报表格式必须符合上级部门和财政主管部门的要求。

第十条数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证填制人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以对其他数据录入人员的数据进行复核及数据查询工作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。

第十一条系统维护员实施数据维护时，系统管理人员必须在场。除实施数据维护，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。

第十二条用于会计核算的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。其他人员一律不允许上机。

第十三条操作使用人员上机操核算系统过程中，如若出现异常现象，须及时填写“故障登记簿”并向系统操作员报告。应如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行异常现象等。

第十四条系统管理员在维护过程中发现的异常现象、处理方法、处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。

第十五条会计核算系统故障登记簿每年装订成册，年终整理归档。

第十六条操作人员的密码必须牢记，并注意要安全保密。

第十七条会计系统维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。

第四章会计凭证的审核与管理

第十八条会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。必须保证入账前录入计算机的会计凭证准确、可靠，因此须严格把关。

第十九条费用类原始资料的审核

财务部收到经办人员填制的报销凭证后首先由审核人员按公司相关制度的规定进行审核。

第二十条经营业务会计原始资料的审核

各项经营业务的会计原始资料包括：经济合同或协议、合同付款请拨单。

一、审核经济合同、协议。

二、审核《合同付款请拨单》所载经营业务是否与相关合同、协议、前期账目、辅助账相符。重点审核《合同付款请拨单》对经济业务的描述是否恰当、准确，审批手续、经办复核手续是否齐全，付款金额是否正确。

第二十一条机制凭证的复核

数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的凭证进行复查，确保与原始凭证的一致性，复核人员复核无误后进行复核操作。

第二十二条复核后的凭证必须打印输出、并经确认后方可进行记账操作

第五章账务处理

第二十三条会计核算系统管理员应在每年初或者上年末建立新的会计年度的完整的账务文件。根据现行财务会计制度，运用当前在用会计核算系统的规则，正确地设置、调整、增补全部级次的会计科目。会计年度中间可以任意追加新的明细会计科目，但已制证或记账的会计科目不得增加、修改或删除（账务的修改工作由系统管理员执行）。

第二十四条转换会计年度时，会计核算系统管理员应在新的会计年度开始后的２０天内，完成各账户上年余额的结转工作，并保证数据检验平衡正确；在保证总账会计科目余额无误的前提下，系统内各会计核算明细科目年初余额在当年记账以前可以调整、修改，记账以后如有调整或修改，只能通过填制记账凭证进行。

第二十五条任何登记入账的经济业务都必须在会计核算系统内填制记账凭证，凭证的摘要区域应按会计业务操作规程规范填写。录入人员在会计系统内填制记账凭证时，须注意凭证编号的连续性，如果凭证编号出现间断，应在间断号码的上一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的记账凭证上注明凭证编号间断的原因并签字盖章；录入人员在会计系统内填制记账凭证后，须及时打印输出记账凭证，将记账凭证与会计原始资料一一对应后传递复核人员。

第二十六条记账凭证必须经过复核人员签字后，才能登记账薄。同一张记账凭证，制证和复核不能是同一人。会计凭证在记账以前必须打印输出（记账凭证清单），没有打印输出的记账凭证不得登记入账。

第二十七条会计总账、明细账、现金日记账和银行存款日记账均采用计算机打印输出的活页账，出纳人员可以不登记订本式日记账。收入或付出款项时，出纳人员根据审核人员审查并签章准许报销的凭证收付款项。如果现金处理业务较多，可根据需要自设辅助账。出纳员每天必须将当日发生的现金收支数据输入会计核算系统，根据系统计算出的当日现金日记帐的余额，编制库存现金管理日报表，与库存现金核对后在表上签字盖章。

第二十八条根据机器以及系统运行使用情况，各岗应及时将当天会计核算业务录入核算系统并通过审核。每月末以前，应将当月所有收支及转账业务全部登记入账，在核对总账以及明细账、试算平衡后编制本期会计报表。

第六章会计电算化档案管理

第二十九条会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计帐簿和会计报表。

第三十条档案管理员、会计核算系统管理员须按时将储存在会计核算系统内的账簿数据打印输出为书面账簿，会计科目余额表、会计报表间隔时间原则上不得超过一个月；现金日记帐、银行存款日记帐须每月打印输出；资金日报表须每日打印；其他账簿数据平时可以只打印已满页的账簿数据；但是每年末须将全部账簿数据打印输出，分类装订成册。存储在磁盘上的会计文件未打印之前不得抹去。

第三十一条由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。

第三十二条磁盘形式的会计档案保管期限必须视同书面会计档案保管。

第三十三条必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行处理，必须使用备份副本，不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

第三十四条必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，由专人保管。

第三十五条会计数据的备份软盘应分别存放在两个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（两个存放地点分别为总经办档案室、财务部）。

第三十六条磁盘会计档案的管理工作，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。

第七章附则

第三十七条本办法由财务部负责解释。

第三十八条本办法自颁布之日起施行。