物业公司人事档案管理规定

1、目的：规范人力资源档案管理，为公司提供准确的人力资源信息。

2、范围：全体员工

3、责任者：总经理办公室

4、程序：

4.1责任区分

总经理办公室

4.1.1公司总经理办公室要有兼职档案管理员，专门负责公司各种档案管理工作，就此工作对办公室主任负责。

4.1.2档案管理员负责员工档案的调入、调出、建立、保存、使用、托管等工作。

4.1.3档案管理员要按归档材料要求，及时、准确收集员工档案材料所需信息，录入个人档案中。

4.1.4人事专员、档案管理员有权要求员工按时上交、补齐个人档案材料。

4.1.5在公司条件允许的情况下，逐步建立员工电子档案。

员工责任：

4.1.6公司正式员工都必须向公司提供准确的个人信息。

4.1.7主管以上及个别关键岗位员工的个人信息，要由总经理办公室专门调查核实。

4.1.8对恶意提供个人虚假信息的员工，一经查实，一律作辞退处理。

4.1.9员工个人原有人事关系档案可由个人或公司协助调入，委托人才交流中心代为保管。

4.1.10员工个人信息发生变化，必须在15个工作日内报告总经理办公室，以便及时更改。

4.2档案建立

4.2.1正式员工必须建立统一的基础档案，基础档案包括：应聘登记表、员工履历表（主管以上员工）、各种证件（身份证、户口本、学历证、学位证、职称证、驾驶证、上岗证）复印件、近期一寸正面彩照、体检表、健康证。

4.2.2员工档案后续内容包括：转正定级表、劳动合同、任免表、年度体检表、入党、团登记表、奖惩表、培训记录、年度考核表及其他内容异动表（姓名、民族、学历、职称、岗位、薪资、家庭住址、电话号码、婚姻、证明人、担保人）。

4.2.3员工个人档案材料的收集，属于在公司工作期间发生的材料由档案管理员直接收集归档，个人认为需归档的材料，交由人事专员辨析确认签字后归档。

4.3档案管理

4.3.1员工人事关系档案一律交由省、市人才交流中心托管，在公司工作满一年后，可报销上年50%档案托管费。因个人原因不按规定办理托管造成死档的，后果自负。

4.3.2正式员工在公司的人力资源档案一律由总经理办公室统一保管。

4.3.3员工个人档案不得带出档案室，查阅档案资料只能在档案管理员在场的情况下进行。

4.3.4加、减、改动员工档案信息须经总办主任审查同意方可进行。

4.4档案使用

4.4.1员工人力资源档案按秘密等级管理，按权限使用档案信息。

4.4.2董事长、总经理、总经理办公室主任、人事专员可以查阅公司内人力资源全部信息。

4.4.3部门负责人可查阅本部门员工档案材料。

4.4.4员工本人仅限查阅本人档案材料。

4.4.5其他人员因工作需要查阅相关人员档案材料时，应填写书面申请，经使用档案材料的部门负责人、办公室主任批准后方可按规定查阅。

4.4.6所有人员对员工档案信息不得外传

4、5档案保存

4.5.1永久保存的员工档案

4.5.1.1部门负责人以上员工

4.5.1.2曾在公司任各级安全、消防、治保责任人

4.5.1.3曾在公司任财务、采购、仓管的员工

4.5.1.4曾在公司任10万元以上工程项目经理、工程师、监理的员工

4.5.1.5与公司发生劳动争议且在有关部门立过案的员工

4.5.1.6在公司任职期间被司法处理的员工

4.5.1.7在公司帐、物未清、且不辞而别的员工

4.5.1.8被公司开除、除名、辞退的员工

4.5.1.9涉嫌盗窃、挪用、贪污、泄漏技术秘密暂未查实的员工

4.5.1.10因公死亡，因公、非因公工伤、病住院，医疗期满依法解除劳动合同的员工

4.5.1.11掌握公司技术、商业秘密的员工

4.5.1.12离职时以暴力或以暴力威胁以获取个人利益的员工

4.5.2其余员工档实保存到离职后三年

4.53离司员工留存档案要尽可能记载员工流动去向及联糸方式

4.6档案转移

4.6.1离司人员根据需要进入个人人事关系档案的材料，经总办主任审核同意，可以抽取个人部分档案材料原件转入人才中心，公司留存复印件

4.7档案销毁

4.7.1存满规定期限的档案，可以销毁

4.7.2需销毁的档案，由档案管理员认真查阅，调出需转移保存材料，由人事专员、总办主任、总经理审查签字后销毁

4.7.3需销毁的档案由专人现场负责粉碎或焚烧，过程要照、摄像，其结果要记录在案

5.此文件为新文件，修改、解释权归公司总经理办公室