大厦物业档案管理程序

1目的

规范公司档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2适用范围

适用于物业管理公司各类档案和管理。

3职责

3．1总经理审批档案的借阅申请的审批。

3．2办公室主任监督档案管理的实施工作。

3．3办公室档案管理员负责档案的日常管理工作。

4工作程序

4．1档案的编号

4．1．1公司、各部门编号：

A龙园物业管理公司编号为：※※※（公司名称缩写）；

B各部门编号为：

（1）总经理室编号为：

（2）财务部编号为：

（3）办公室编号为：

（4）工程部编号为：

（5）业务部编号为：

（6）设备部编号为：

（7）绿化部编号为：

4．1．2年份编号：引用年份序号—2000、2001、2002……。

4．1．3档案顺序号：采用阿拉伯数字取位有效数字—1、2、3……。

4．2档案的分类

本公司档案分为人事档案、内部文件档案、业主工程档案和创优档案。

4．2．1人事档案

公司人事档案分部门经理、办公室、业务部、设备部、工程部、绿化部6个类别，均由办公室档案管理员负责整理、统计、归档、保管工作。

4．2．2内部文件档案

A办公室档案管理员按部门分类在计算机上将公司所有文件分为总经理室、办公室、财务部、工程部、设备部、业务部、绿化部、其他部门、创优文件目录、外单位文件10个文件目录类别。

B办公室档案管理员依次将每个文件目录分为以下明细文件夹：

（1）总经理室文件目录分为：表格、对内文件、对外文件、规章制度、其它、协议合同

（2）办公室文件目录分为：表格、对内文件、对外文件、规章制度、其它、协议合同

（3）财务部文件目录分为：表格、对内文件、对外文件、规章制度、其它、协议合同说明报告申请

（4）工程部文件目录分为：表格、对内文件、对外文件、规章制度、其它、协议合同

（5）设备部文件目录分为：表格、对内文件、对外文件、规章制度、其它、协议合同

（6）业务部文件目录分为：表格、对内文件、对外文件、规章制度、其它、协议合同

（7）绿化部文件目录分为：表格、对内文件、对外文件、规章制度、其它、协议合同

（8）其他部门文件目录分为：表格、对内文件、对外文件、规章制度、其它、协议合同

（9）外单位文件目录分为：表格、对内文件、规章制度、其它、协议合同、报告请示说明函件

C最后将相应文件存入各部门分类档案文件夹内进行分类管理。若相关部门需借阅，则应先填写《龙园物业管理公司查阅档案登记表》，经部门经理、办公室主任批准后，方可借阅。

4．2．3业主工程档案

A公司总经理接到物业竣工验收的通知后，负责指定公司主管领导、各职能部门负责人及工程技术人员组成验收小组。

B验收小组派专人负责对物业原设计图纸、设计变更、竣工图和设备出厂合格证书，设备和建材的试验报告书，各设备运行记录等检验资料的验收。

C验收小组派专人按移交设备清单的要求，对清单上的设备，按规格型号、容量，按设计要求进行验收，对设备的安装数量、安装位置及竣工图验收。

D验收小组派专人对物业按运行系统验收，主要验收供电系统、给排水系统、土建工程、装饰工程、给排风系统、消防系统、防盗对讲系统、电梯系统。

E负责单项验收的验收小组成员在验收核对完后办理单项移交手续，并将移交手续报验收小组负责人审核，验收小组负责对本公司所承接的物业进行验收并向公司各相关管理部门办理移交工作。

F负责各单项验收的验收小组成员负责自己验收范围内的档案资料，并进行归档管理。若相关部门需借阅，应先填写《龙园物业管理公司查阅档案登记表》，经部门经理、办公室负责人批准后，方可借阅。

5相关文件

5．1《档案管理制度》

5．2《龙园大厦工程资料移交目录》

5．3《龙园大厦工程合同移交目录》

5．4各部门文件档案分类目录（详见办公室计算机E区）

5．5《龙园物业管理公司查阅、借阅档案登记表》（LY/QR—005）