星河湾物业品质部资料、档案管理规定
发布于 2022-04-25 00:00:00
星河湾物业品质部资料、档案管理规定
1.目的
为了妥善保管品质部相关文件，维护档案的完整和安全。
2.范围
程序文件、工作手册等文件，品质部的收、发文件，品质部日常相关记录表格，与物业管理有关的法律、法规。
3.职责
品质部资料管理员负责对资料进行收集，并对档案文件进行保管。
4.程序
4.1质量手册、程序文件、工作手册等质量体系文件及与物业管理有关的法律、法规按《文件控制流程》和公司有关规定进行控制；
4.2品质部所有来文由品质部资料员按内容、年限进行归类、编号、建档，并填写《文件清单》；
4.3以品质部名义发出的文件由资料员对文件进行编号，电脑存档，进行发放，发放时应填写《文件发放／回收记录表》，请领取文件者签收；
4.4品质部根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件
4.4.1防火、防光。保管档案的器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直射；
4.4.2防潮、防霉。要采取措施，控制好档案存放环境的温度和湿度，保持通风；
4.4.3防尘、防虫。档案存放要相对密封，要防止和抑制档案害虫的繁殖和发育；
4.5保管以录音、录像为载体的档案还要注意防磁，只允许使用木制的柜子存放，且每半年复查一次。照片保管要防潮，要收集底片并附样照；
4.6归档资料要进行登记，编制归档目录；
4.7档案分类采取年度——组织——保管期限分类法：卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。卷内目录按预设项目逐项填写，附于卷内文件前面。卷内文件经有机组合和系统排列后，要按每份文件在卷内排列的顺序页码编写张号。其方法是卷内文件除空白纸外，凡载有图文信息的正反面均每页依次编一个张号。左侧装订的案卷，张号标注在每页。
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