物业社会保险和商业保险管理流程
物业社会保险和商业保险管理流程
1.流程目的
规范社保缴付的管理。
2.流程适用范围
适用于一线物业公司。
3.术语与定义
社会保险：根据国家社会保险及公积金政策规定，公司及职员按照一定的缴交比例，每月向公司所在当地社保局及公积金中心缴交社会保险和住房公积金，提供给职员的基本的生活保障的社会福利方式。形式上由公司代扣代交，目前分为养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险、计划生育险、住房公积金等六个大类。
社保年调：指每年只能在社保局变更缴费基数一次的调整方式。
社保月调：指每月可到社保局变更缴费基数的调整方式。
4.流程客户
公司各级员工。
5.流程输入与输出
输入：社保缴付标准、公司工资标准；
输出：工资报表。
6.流程主要角色及职责
流程角色人员姓名或岗位职责
流程所有者物业事业本部人力资源专业部门负责该流程的制定、控制、修订和解释。
流程批准者物业事业本部人力资源专业部门负责人负责该流程的审批和监督。
流程贡献者集团流程与管理信息部指导流程体系的建设，并参与流程文件的制定。
活动执行者一线物业公司人力资源职能部门人事运营岗1、负责参保人员名单的拟定；2、社会保险的计算。
一线物业公司财务管理部1、负责保费的缴付。
- 工作程序
8.流程关键步骤说明
序号活动名称责任人流程说明支持文件及记录
1政策信息收集集团人力资源部人事运营中心人事运营岗、一线物业公司人力资源职能部门人事运营岗1．委托人员社保管理的其他要求：1）针对社保政策是年调的一线物业公司：每年政策变更生效前一个月，通知被委托单位申报新基数。2）针对社保政策是月调的一线物业公司：l政策变更：政策变更生效前一个月，通知被委托单位。l基数申报：当月10日前，申报新基数给被委托单位。《社保代缴委托汇总表》
2编制政策申报表同上1．编制报表：1）编制《社保公积金政策申报表》。2）做单位成本测算。2．资料申报：负责将当地最新法规（扫描件或电子文件）及《社保、公积金政策申报表》、《成本测算》上报审批。3．申报完成时间：当地社保政策生效当月10日前。《社保、公积金政策申报表》
5员工最新信息收集同上1．应收集的最新信息：收集公司人员名单（含新招聘人员、调动人员、转正人员、调薪人员、离职人员、委托人员）。
6拟定《社保缴付月报》（含增减、变更人员信息）同上1．保费计算、管理的注意事项：1）薪金变动：按月申报缴交基数的，凡涉及职员转正、职位变动或其它原因引起薪金变动，在薪金调整生效的次月，应按照调整后的薪金级别更改社会保险基数。按年申报缴交基数的，则在次年度调整缴交基数。2）离职管理：离职人员离职当月由公司员工关系岗及时通知公司保险管理岗，离职当月由公司继续缴交，次月停缴。3）当月入职人员：公司应从入职当月起为其缴纳社会保险及公积金，并依当地社保机构规定执行。2．编制完成的时间要求：在各地政府规定的时间内完成。社保标准《工资报表》
7复核一线地产公司人力资源职能部门保险复核人1．复核的依据:1）《工资报表》或当地政府提供的社保台帐。2）《社保缴付月报》。2．复核的注意事项：1）检查入职、转正、调动、调薪等与社保相关的审批流程。2）保证《工资报表》与《社保缴付月报》的一致性。《工资报表》、《社保缴付月报》
备注（其他管理要求）：1、社保办理的原则：A）依法原则：遵照法律规定。B）优先原则：默认在员工工作的公司/分公司所在地缴纳社会保险及公积金。2、国家机关对住房公积金的管理规定：根据《住房公积金管理条例》、《财政部国家税务总局关于基本养老保险费基本医疗保险费失业保险费住房公积金有关个人所得税政策的通知》（财税[2006]10号文）、《建设部财政部中国人民银行关于住房公积金管理若干具体问题的指导意见》（建金管[2005]5号）规定：单位和职工个人缴存住房公积金的月平均工资不得超过职工工作地所在区城市上一年度职工月平均工资的3倍，单位和个人分别不超过职工本人上一年度月平均工资12%的幅度内，其实际缴存的住房公积金，允许在个人应纳税所得额中扣除。3、一线物业公司缴交住房公积金的处理原则：1）各地政府对缴纳住房公积金基数上限和比例有强制性规定并设定当地住房公积金抵扣个税标准的，报集团备案；2）各地政府对缴纳住房公积金基数上限和比例有强制性规定、同时当地政府未设定住房公积金抵扣个税标准的，公司、个人各自缴纳住房公积金超出部分一并并入职员当月工资收入计征个人所得税，并报集团备案；3）各地政府对缴纳住房公积金基数上限、比例及住房公积金抵扣个税均无强制性规定的，公司、个人各自缴纳的住房公积金比例超出12％或缴纳基数上限高于上年社平工资3倍的，可选择以下两种方案之一执行，并报集团审批：l方案一：超出部分一并并入职员当月工资收入计征个人所得税。l方案二：将公司、个人承担的住房公积金缴纳比例分别控制在12％以内。
9.流程关键业绩指标（KPI）
绩效衡量内容绩效衡量标准评估信息来源（流程步骤/输出／测量）被衡量对象考核人
保费缴付的及时性100％社保缴付月报一线物业公司人力资源部门保险管理岗集团人力资源部保险管理岗
保费计算的准确性100％社保缴付月报同上同上
10.控制计划
序号步骤控制参数规范／目标测量方法抽样比例抽样频率测量人
信息更新与维护SAP及外部社保网站员工社保信息社保变更（入职、离职、基数变动）与系统中的信息吻合自评100%2次/年
11.支持性文件及记录表单
11.1上接流程：无
11.2相关制度及文件：社保标准
11.3相关记录表单：
《社保缴付月报》
《住房公积金缴纳统计一览表》
商业保险管理流程
文件编号VK-WY/Q-80-F25版本A/0生效日期2010-2-1密级内部公开
批准袁伯银审核邹明编制王庆燕页数4
修订历史
版本生效日期更改次第更改章节更改审核批准
1.流程目的
规范商业保险的日常运营工作。
2.流程适用范围
适用于各一线物业公司。
3.术语与定义
商业保险：商业保险是公司根据内部需求，联系保险公司购买的自主性较强的保险，主
要用于补充社会保险的不足，规避公司用工风险，健全职员的福利保障范围。
4.流程客户
各一线物业公司保险管理岗
5.流程输入与输出
略
6.流程主要角色及职责
流程角色人员姓名或岗位职责
流程所有者物业事业本部人力资源专业部门负责该流程的制定、控制、修订和解释。
流程批准者物业事业本部人力资源专业部门负责人负责该流程的审批和监督。
流程贡献者集团流程与管理信息部指导流程体系的建设，并参与流程文件的制定。
活动执行者一线物业公司人力资源职能部门保险管理岗1、负责商业保险参与人员的统计；2、负责保费总额的计算。
- 工作程序：
8.流程关键步骤说明
序号活动名称责任人流程说明支持文件及记录
2、6投保知会一线物业公司人力资源部门保险管理岗员工入职后，需发送投保知会与员工，并告知团体意外险、综合医疗险和家属险投保事宜。
4投保及扣费手续同上1）需在SAP系统或人事自助平台操作投保及扣费手续。2）无SAP号人员通过填写《商保信息汇总》办理增减保手续。《商业保险信息汇总》
7-9理赔同上1）申请使用公共保额的，需按流程报经总部审批后执行。2）商业保险常规理赔案件，由各单位直接对接保险公司办理理赔手续，重大理赔案件应知会总部保险管理岗。
10保费结算同上各单位商业保险保费由总部统一在保险期初、期末结算，保费由总部垫付后再转账与各单位。
备注：无
9.流程关键业绩指标（KPI）
绩效衡量内容绩效衡量标准评估信息来源（流程步骤/输出／测量）被衡量对象考核人
增减保手续办理的及时性100%SAP增减保数据一线物业公司人力资源部门保险管理岗集团人力资源部保险管理岗
增减保手续办理的准确性100%SAP增减保数据同上同上
10.控制计划
无
11.支持性文件及记录表单
VK-WY／Q-80-56《商业保险信息汇总》
保险
1.目的
按照国家及当地劳动政策法规的要求，规范各地物业公司的社会保险、公积金缴纳；为保障企业与员工权益，降低公司运营风险，规范公司商业保险的缴纳。
2.定义
社会保险：社会保险是指通过国家立法的形式，以劳动者为保障对象，以劳动者的年老、疾病、伤残、失业、死亡等特殊事件为保障内容、以政府强制实施为特点的一种保障制度。目前，各地社会保险包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等五大类。但不同地区，实施的社会保险险种会有所不同。形式上由公司代扣代缴。
公积金：住房公积金是指国家机关、国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业及其他城镇企业、事业单位及其在职职员缴存的长期住房储金。形式上由公司代扣代缴。
商业保险：商业保险是指由专门的保险企业经营，投保人（公司或个人）根据合同约定，向保险公司支付保险费，保险公司根据合同约定的可能发生的事故因其发生所造成的财产损失承担赔偿保险金责任，或者当被保险人死亡、伤残、疾病或达到约定的年龄、期限时承担给付保险金责任。
劳务人员：在公司工作，但不能与公司形成劳动关系的人员。如：劳务公司输出人员、待岗、下岗、协保、内退、停薪留职、退休等人员。
关于社会保险与公积金管理，存在本制度未规定事项或其它特殊事项，按所在公司当地社保政策及规定执行。
3.社会保险及公积金管理
3.1缴纳原则
3.1.1依法原则
l依法为员工缴纳社会保险是公司应尽的义务，公司不得以员工不愿购买或扣缴为由而不为员工缴纳或采取其他方式给予补贴。
l依法缴纳社会保险也是每一位公民的应尽的责任，公司应在员工入职时与其明确相关社会保险缴纳规定。
l为保障公司劳动用工的合法操作，避免运营风险，对于因个人原因不愿缴纳社会保险或无法转移原单位社会保险至公司的应聘者，公司一概不予录用。
3.1.2优先原则
默认在员工工作的公司/分公司所在地缴纳社会保险及公积金。
3.2缴纳情形
3.2.1公司间调动
l内部员工在进行集团范围内跨城市调动/异地派遣时，助理经理级（含）以上职员可选择社会保险及公积金关系是否调动。如进行异地调动，须遵循社会保险及公积金交缴地在同一城市的原则。助理经理级以下人员原则上其社会保险及公积金由调入公司缴纳。
l在此制度正式实施前，已有异地缴纳事实存在的情况，需报物业事业本部备案。可凭社会保险机构的缴纳凭证原件到调入公司报销，但报销额度需符合国家政策及公司所在地的保险相关规定，报销流程遵循调入公司财务管理规定。
3.2.2特殊情况
l与原公司仍保留劳动关系的员工，如其原公司仍为其缴纳社会保险的，公司应与其签订《劳务合同》。员工须按至少每半年一次的频率，向公司提供原公司出具的《社会保险缴费证明》，公司可不再重复为其缴纳社会保险。公司人力资源部门应对《社会保险缴费证明》进行核查并存档。
l凡签订《劳务合同》的劳务人员，公司不再为其缴纳社会保险。
3.3缴纳时间
公司应从入职当月起为其缴纳社会保险及公积金，并依当地社保机构规定执行。
3.4缴费基数
3.4.1按月申报社会保险缴纳基数的地区，凡涉及员工转正、职位变动或由其它原因引起薪金变动的，应在薪金调整生效的次月，按照调整后的薪金级别及时为员工更改社会保险及公积金缴费基数；按年申报社会保险缴费基数的地区，在薪金调整生效的次年度为员工调整社会保险缴纳基数。
3.4.2社会保险及公积金的缴费基数的核定，各公司应严格遵照当地政府的政策法规执行。
3.5缴费比例
社会保险及公积金的缴费比例的核定，各公司应遵循当地政府的政策法规执行。
3.6职员支取
为维护员工的利益，保障员工依法享受社会保险及公积金的相关待遇，各公司应按照当地政策法规的规定，及时为员工办理申领、提取等手续。
3.7委托代缴管理
3.7.1基本原则
l委托公司的人力资源部门向受委托公司的人力资源部门提出代缴社会保险及公积金的申请后，须经双方公司的人力资源部门第一负责人签字后委托方生效。
l遵循公司社会保险及公积金的缴纳原则，委托代缴时还须遵循社会保险及公积金在同一城市缴纳的原则。
l如受委托公司所在地实行社会保险基数月调，则委托公司须于每月10日前将涉及员工薪金、调动、离职等信息汇总后反馈给受委托公司，以便受委托公司及时为员工调整社会保险及公积金的缴纳基数，或及时做参保人员减少，确保该员工在SAP工资系统中应扣缴的个人社会保险及公积金费用与实际缴纳的社会保险及公积金费用保持一致。
3.7.2责任归属
l委托公司和受委托公司双方在委托期间各自履行如下义务，如未履行相关义务，应承担因此而造成的一切责任。
l委托方的责任
1)委托方每月10日前向受委托方提供汇总的《代缴社会保险月报》。
2)委托方根据《代缴社会保险委托书》中约定的社会保险缴纳情况，在SAP系统中维护社会保险及公积金数据。
3)委托方应在每年12月10日前汇总年度代缴保险费用与受委托方进行社保结算。
4)职员办理离职时，职员所属公司人力资源部门应同时通知受委托公司，在员工离职的当月或次月停缴社会保险及公积金。
l受委托方的责任
1)一旦接受委托，受委托方应按照当地政策法规要求，及时足额为员工购买社会保险及公积金。
2)受委托方应根据委托方的需求提供相关缴费信息或凭证。
3)受委托方接到委托方员工离职的通知后，应在员工离职后，按照相关法律法规规定，为员工办理社会保险及公积金转移手续的相关手续。
3.8离职管理
3.8.1离职人员离职后由所属公司人事专员及时办理或通知代缴公司当月或次月停购相关社会保险及公积金。其中每月15号（含）前离职的员工，自当月停缴社会保险及公积金；每月15号后离职的员工，自次月停缴社会保险及公积金。
3.8.2公司应在职员离职后，按照相关法律法规规定，提供办理社会保险及公积金转移手续的相关资料。具体转移手续办理参照各地政策法规执行。
3.8.3如公司已为员工缴纳当月社会保险及公积金，员工在缴纳后离职的，员工须承担公司为其缴纳费用。
3.9资料存档
各公司人力资源部门对于涉及社会保险和公积金的缴纳、基数调整、基数核定、待遇享受的相关审批文件、资料等要进行存档。保存期至少为十年，如各地政策法规有特别规定的，依据其特别规定。
3.10SAP系统设置
3.10.1各公司依法为员工办理社会保险、公积金缴存手续后，应及时调整SAP系统设置，扣除员工应承担的缴费部分。
3.10.2各公司所在地的社会保险及公积金的缴存政策、缴存比例、缴存基数发生调整时，各地人力资源部门应在政策生效当月10日前根据集团要求进行政策变更申报，由共享服务与外包中心负责在SAP系统中进行相应的设置调整。如遇特殊情况，在第一次工资运算前完成申报审批。
3.11特珠情况处理
3.11.1错报漏报
在办理社会保险及公积金相关缴存工作中易发生错报、漏报情况，主要原因有如下几种：
l各地社会保险及公积金政策调整后，经办人员未能及时履行相应调整手续。
l按月核定缴存基数的地区，在员工发生薪金调整后，经办人员未能及时向当地社保局或公积金管理部门进行缴纳基数变更的申报。
l员工发生内部调动时，在进行社会保险和公积金的转移手续办理、衔接过程中出现操作失误，导致出现错缴、漏缴情况。
l员工的个人资料发生变更后，经办人员未能及时向社保局及公积金管理部门进行申报。
l因社保局或公积金管理部门失误导致错缴和漏缴情况。
l新职员入职后，因办理相关转移手续导致未及时为员工缴纳社会保险及公积金。
3.11.2解决方案
此处仅指对错报和漏报等情况的一般解决方案和步骤。
l首要原则：通过与当地社保局或公积金管理部门沟通，及时为员工履行补缴手续。
l如因特殊情况，社保局或公积金管理部门无法进行补缴处理时，由人力资源部门计算错缴、漏缴金额，与员工签订《社会保险补偿协议》，以现金形式向员工支付一次性社保补偿。补偿金额应以员工个人账户损失金额为计算标准。
4.商业保险管理
4.1目前针对物业内部需求，集团联系保险公司购买自主性较强的保险，主要用于补充社会保险的不足，规避公司用工风险，健全职员的福利保障。商业保险作为社会保险的补充，意在为帮助员工增加或提高自身防御风险的能力，各地公司不可用商业保险代替社会保险。
4.2根据集团统一规定，目前可以参保的险种为：团体意外险、综合医疗险和家属险三种。
4.3自员工签订《劳动合同》/《劳务合同》当日起，公司须为员工购买意外保险，保费由公司全额承担。
4.4员工依据个人情况自愿购买综合医疗险和家属险。公司可鼓励员工购买，但不能强迫员工购买。保费由公司及个人按照比例承担，个人应承担部分可在工资中扣除。
4.5员工出险后，当符合工伤申报条件时，首先进行工伤认定申报；不符合工伤申报条件时，各公司人力资源部门应做好商业保险出险事故的申报、跟踪和处理工作，协助员工向承保的保险公司实施理赔及后续跟进工作。
4.6各公司根据需要定期填写《商业保险信息汇总表》。
5.表格
VK-WY／Q-80-F24《社会保险管理流程》VK-WY／Q-80-F25《商业保险管理流程》
VK-WY／Q-80-F53《代缴社会保险月报》
VK-WY／Q-80-F54《代缴社会保险委托书》
VK-WY／Q-80-F55《社会保险补偿协议》
VK-WY／Q-80-F56《商业保险信息汇总表》
