物业管理公司文件控制程序

物业管理公司文件控制程序（13）1.0目的：规范管理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。2.0适用范围：适用于本公司管理体系文件的控制。3.0职责3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。3.3工程技术部负责小区图纸、技术图样的管理与控制。3.4综合事务部负责管理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。4.0程序4.1本公司文件分为以下四个层次：第一层次质量手册第二层次程序文件第三层次作业指导书第四层次质量记录表格、资料（包括图纸、技术图样等）。4.2文件的编制、审核与批准4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。4.3受控文件的发布4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。4.3.4文件分"受控文件"和"非受控文件"两类。受控文件需加盖蓝色"受控文件"章，非受控文件加盖红色"非受控文件"章，作废文件加盖红色"作废"章。没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增１次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A、B、C……递增。4.4受控文件的回收及处理4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面原因方可发放新版。4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。4.5文件原件的管理4.5.1新制文件发放完成后，综合事务部将相应《文件更改通知单》、《文件发放回收记录》及文件原件配对后保存。4.5.2新制文件发放完成后，综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存，作废文件原件盖"作废"章后，做相应处理。4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅，若需借阅，应经管理者代表书面同意，且借阅时间以一周为限。借阅文件部门应正确使用、妥善保管，防止被误用或丢失、污损。4.6受控文件在以下情况可以非受控方式发布，综合事务部不负责对其进行更新：4.6.1因宣传等原因，经管理者代表批准，受控文件可以非受控方式对外发布。4.6.2因培训等原因，经综合事务部批准，受控文件可以非受控方式在公司内部发布。4.7文件的评审4.7.1文件体系的评审内容，包括文件体系的适宜性、充分性、有效性。4.7.2对文件体系提出增加、更改、删除要求的，由综合事务部负责按本程序实施。4.8外来文件的控制4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料，包括国家、行业标准、法规条例、技术文件等。4.8.2相关部门收到外来文件后，如该文件内容涉及到物业服务及质量管理体系且公司准备采用时，接收部门将此文件送到综合事务部备案，由管理者代表批准，列入《外来文件目录》。4.8.3外来文件原件由综合事务部保存。作废外来文件原件由综合事务部加盖"作废"章后另行处理。4.8.4各部门需要外来文件，可到综合事务部查询、借阅或复制，复制的外来文件登记并加盖"受控文件"章。4.8.5综合事务部负责其版本更新，每三个月对外来文件进行更新一次，可通过各种途径了解外来文件的版本情况，并及时获取外来文件的最新版本。4.9资料的控制4.9.1图纸、技术图样由管理处负责建档、编号，并及时到综合事务部盖"受控"章。4.9.3资料发生更改时应加盖修改章，当图纸修改超过使用规定时加盖"作废"章并收回存档。4.10质量记录表格的控制4.10.1各部门组织设计制定或更改本部门的记录表格。4.10.2各部门将新制订或更改的记录表格原件及《文件更改通知单》报综合事务部。5.0支持性工具《文件发放回收记录》、《文件更改通知单》、《受控文件目录》、《文件目录单》编制：审核：批准：日期：</p>