物业公司管理费用的收取程序

物业管理费用的收取程序
1、目的本程序明确了公司定期对业主（客户）进行物业管理各项费用收取的工作流程，以保证公司有效并及时地收取各项费用，并对收费过程中的服务质量进行控制。
2、适用范围本程序适用于财务部，经营部和各管理处关于物业管理各项费用的收取业务。3、相关标准要素GB/T19002-ISO90024
4、相关文件
4.1《质量手册》
4.2《运作程序》物业的入伙管理
4.3《运作程序》物业租赁合同的签订
5职责
5.1财务部负责物业管理费、房租、水电费用和押金等费用的直接收取和维修费用的间接收取。
5.2经营部负责厂房或商住房的租赁，物业管理费、房租、水电费用的计算。
5.3各管理处负责对住户的日常直接服务，包括抄报水电表读数、下发通知等，并负责零星维修服务费用的收取和集中上缴以及客户入伙时装修保证金和清运费的控制和核收。
5.4其他部门负责对客户提供劳务，劳务费用由提供劳务的部门收取后上缴财务部。
6实施程序
6.1入伙预交费用
6.1.1经营部应根据政策、法规及发展商或业主管理委员会的规定，制定《入伙预交费用标准》。
6.1.2经营部在审查并接收业主（客户）提交的文件后，应通知业主（客户）到财务部交纳相关的预交费用。（或由管理处代收缴后再转交财务部）。
6.1.3财务部根据入伙预交费用标准向业主（客户）收取各项费用，并开立相应票据给业主（客户）。费用项目包括：预交管理费押金、水电增容费等。
6.1.4财务部应负责通知物业管理部已交纳预交费用业主（客户）的姓名或单位，并由物业管理部在入伙登记册中注明。
6.2向签订租赁合同的客户首次收缴费用
6.2.1客户与经营部签订房产或住房租赁合同。当月使用期不足半月的，经营部按半月收取房租，超过半月则按全月收费。
6.2.2经营部开出缴费通知单及未盖章发票给顾客，财务部负责押金及当月房租的收取。
6.2.3财务部收款后，将房租发票加盖财务章。另开押金发票一式四联：发票、通知单、财务联及存根，并作相应帐务记录。
6.2.4经营部根据发票给客户办理合同交接事宜。
6.3业主（客户）每月费用的收缴
6.3.1经营部根据租赁合同和各管理处上报的水电费读数，于上月25日左右将当月费用收缴的电脑发票、通知单、财务联，送交财务部。
6.3.2财务部核单、分类，并将通知单分送各管理处，再由各管理处送至客户手中。
6.3.3如果客户对通知单上的物业管理费、房租和水电费的金额有疑问，应到经营部查询，经营部应即刻查表核对，如果确属公司工作疏忽，应尽快通知财务部按正确金额收款。
6.3.4每月客户到财务部交款时，出纳清点现金或审核支票无误后，将发票交给客户。
6.3.5如果客户以支票方式支付，出纳应让客户留下电话号码并用专门的支票登记簿逐笔登记所有支票。
6.3.6如果租用厂房的客户要求开水电费增值税发票，财务部应收回原发票注销，并新开增值税发票及时送交客户。
6.4拖欠费用的催缴
6.4.1客户如果由于自身原因延迟至下月交款，财务部应按当月银行借贷利率加收资金占用费。
6.4.2财务部应于当月下旬统计客户未缴款情况，于下月5日之前送经营部备查。催款按如下方式和顺序进行：财务部电话提醒、经营部书面通知或管理处公告等等。
6.4.3经营部根据财务部送来的客户拖欠费用备忘录，对拖欠费用两个月以上的客户，作停电停水通知书，报总经理批准后，由机电工程部执行停电停水等措施，或按相应的法律及制度处理。
6.5委托银行收款
6.5.1客户愿意采用委托银行收款的方式交纳物业管理费、房租、水电费的，财务部办理特种委托收款合同一式四份，财务部、公司开户行、客户、客户开户行各领一份。
6.5.2客户可分为单位和个人两类。对单位客户，财务部应于上月末前填写委托收款凭证一式五联交给银行，并即收回经银行盖章后的回单。
6.5.3财务部在收到公司开户行的单位客户收款通知联后，财务部依据通知联作帐务处理。
6.5.4财务部应于当月上旬，将个人客户代收物业管理费、房租、水电费明细单一式两份，送交银行。
6.5.5财务部于下旬收到银行的个人托收电脑单及进帐单后，审核、统计个人客户交款情况，并作相应帐务处理。
6.5.6如果单位客户或个人客户的存款不足，财务部将比照
6.4拖欠费用的催缴程序处理。
6.6合同中止结清费用
6.6.1客户办理退房手续之前，管理处必须先验收查房。
6.6.2经营部通知财务部退还客户押金，客户当月未交房租，截止退房日已用水、电费等款项应冲减押金数额。
6.6.3财务部查明细帐上"其他往来--押金"科目下的客户条款，对租房日、房号及押金额核对后予以注销，并退还剩余款项。
7质量记录
7.1财务记录：记帐凭证、凭证销号单、日记帐、明细帐、报表
7.2支票登记簿
7.3托收登记簿、代收费用明细单
7.4缴费通知单(1)、(2)
7.5客户拖欠费用备忘录
7.6停电停水通知书