物业公司档案管理机构及其职责

一、物业档案管理机构及其职责

（1）公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

（2）综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

（3）档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

（4）综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、物业归档管理制度

（1）凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

（2）凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

（3）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

（4）凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

（5）业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

（6）由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

（7）在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

三、物业档案保管制度

（1）公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

（2）归档资料要进行登记，编制归档目录。

（3）档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

（4）档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

（5）库存档案必须图物相符，帐物相符。

（6）档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

（7）根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

（8）经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

（9）严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

（10）凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

四、物业档案借阅制度

（1）档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

（2）借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

（3）借阅档案，必须履行登记、签收手续。

（4）借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

（5）借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

（6）借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

（7）借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

（8）重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。