物业企业各部门前期准备工作

物业企业各部门前期准备工作

1、行政部前期准备工作

1.1负责新建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。

1.2负责新建管理处员工工作服的订制。

1.3负责审核各类物资、设备工具的采购申请。

物资的采购：根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括：

a.办公用品：家私、各类文具等。

b.办公设备：打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。

c.后勤服务设施：食堂、宿舍用品、用具等。

d.网络设备：电脑等。

e.清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。

f.安全设备：对讲机、电警棍、手电筒等。

g.加工维修设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。

1.4负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆放。

2、人力资源部前期准备工作

2.1负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。

2.2根据《物业管理方案》审核新建管理处人员编制，并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，保安员、保洁员提前一个月到位。

2.3负责新建管理处人员的入职培训及管理专业技术人员的培训考核。

3、财务部前期准备工作

3.1负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经副总经理审核、董事长审批后纳入委托管理合同。

3.2负责新项目各项服务收费标准的审定。

3.3负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。

3.4负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。

3.5负责监督新建管理处的物资采购工作。

4、品质部前期准备工作

4.1负责新项目委托管理合同的评审，报副总经理签定。

4.2负责质量体系文件的发放及协助编写相关作业指导文件。

4.3协助管理处分类建立物业管理档案资料。

4.4负责审核各项规章制度及入伙资料。

4.5协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。

5、新建管理处经理前期准备工作

5.1负责拟定入伙工作计划时间表，包括：工作内容、负责人及完成时间等，并报副总经理审核、董事长审批。

5.2负责内部管理运作相关工作：

A．编制管理处组织结构、各岗位职责，报人力资源部及副总经理审核、董事长审批。

B．根据物业实际情况，完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。

C．指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。

5.3将《入住指引》、《业主（住户）资料卡》于入伙前十天交建设单位，与《入伙通知书》一并发放业主。

5.4负责入伙前一周准备好入伙应备资料,包括:

A.《入伙流程》

B.《委托银行代收款协议书》；

C.《临时管理规约》；

D.《业户手册》；

E.《前期物业管理协议书》

F.《房屋交付验收表》；

G.《常规服务项目表》

H.水、电、气、有线电视开户申请资料；

I.防盗门、窗花、阳台推拉门图样（包括材料、规格、尺寸、安装要求等）；

J.房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡；

K.房间设计平面图（含水电走向）；

L.其他与业主相关资料。

M.现场入伙宣传展板及相关入伙指引标识。

N.所有“入伙资料”的填写样本。

5.5进行入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。