物业公司文档管理

第一章总则

第一条为规范公司发文程序、建立健全公司内部文档管理制度，完整保存和科学利用档案，特制定本条例。

第二条文档工作是公司各项工作的组成部份，是提高工作效率和工作质量的必要方面，是保存公司历史资料和积累历史经验的一项重要工作。

第三条文档管理由公司综合部负责执行，文档管理必须结合公司的保密制度管理实施。

第二章文件的发文程序

第五条公司各部、室对外正式发文或内部行文均使用统一的“文件稿笺”，由经办人认真填写事由、附件、主送、抄报、抄送、共印份数等栏目，正文要求字迹清晰（可用电脑打印稿），并有拟稿、会稿、核稿、签发三人以上签字方可交综合部统一编号、复印后发文。

第六条公司发文由公司主管签发，各部室发文由各部、室主管签发并报公司主管。

第三章档案资料的收集与整理

第七条公司综合部定期接收各部门工作中形成的档案，了解各部门的职责范围和工作任务，对应归档的案卷督促归档。

第八条综合部对各类文档分类整理立卷归档。

第九条通过对档案的检查、整理、利用，发现文件材料不全时，应督促有关部门整理并报送综合部，以求达到文件的齐全、完整和准确，便于查询利用。

第十条送交综合部的文档，应符合下列要求：

1、归档的文件材料齐全、完整；

2、文件按其内在联系，整理、分类、立卷；

3、归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值。

第十一条立卷范围

1.司外来文：凡针对本司的指令性文件或公司必须贯彻执行或与本公司业务有关的，需参照办理的文件应当立卷。如:专门针对本司的命令、指示、或批复、批示；本司必须贯彻执行的决定、决议、条例等；本司需要参照办理的规章制度等；其他单位发来的与业务有关的通知、函、工作联系单等。

2.本司文件：凡反映本司主要工作职能活动和基本情况及今后还需要查考的文件材料均应立卷。如：

（1）会议文件、记录等；

（2）本司编制的反映主要职能活动的工作计划、总结、报告等；

（3）本司发出的所有公文函件；

（4）工作活动中形成的文件材料（包括请示、报告、计划、总结、重要简报、会谈记录、照片、录像等）；

（5）合同协议类（分专业、部门、管理处的合同、协议）；

（6）本司制定的各类规章制度；

（7）各部门的工作联系单（每季度整理一次，交综合部归档）。

3.业务资料，如：

（1）工程技术资料及各类图纸；

（2）客户资料；

（3）各部门的工作日记、值班记录及按技术要求应积累的资料。

4.人事档案：收集、整理有关材料，做到及时、准确。做到定期整理、检查，对新增或已辞人员的材料及时增加或清理。设立员工个人人事档案专袋。

5.人事档案具体收集内容：

（1）就职申请及公司考查情况书、公司的录用通知书

（2）个人填写的履历表及能证明其情况的资料、在京就业需要的有关资料及证明材料；

（3）个人经历材料、试用期阶段报告、属于鉴定性的工作、学习小结；

（4）考核材料；

（5）其他可供参考的材料；

（6）与公司签定的合同书及聘任书；

6.其他应当收集和保存的资料。

7.编制案卷目录：按立卷分类编制。必要时可按案卷的保管期限、机密程度不同分别编制。

第四章档案管理和利用

第十一条资料管理人员应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

第十二条定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，监督销毁。

第十三条根据工作需要，编制必要的目录、卡片等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，开展档案的利用工作，为公司事业发展服务。

第十四条建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。凡属发文单位规定可阅读该件范围的人，皆可借阅；不属应阅范围的人须经有关领导批准方可借阅。

第十五条根据公司的发展的需要，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化和现代化。

第五章附则

第十六条本条例由综合部负责解释。