物业项目层面外包管理措施与技巧

项目中的部分业务外包已成为物业管理当中的一种普遍形式，内容少的可能涉及特种设备的维护保养、水质化验和水箱清洗等，多的可能还包括安保、保洁、绿化等服务外包。外包业务监管能力强弱，在一定程度上直接影响物业项目现场的结果交付。对于项目管理人员，应该在如下几个方面切入对外包单位进行管理。

外包合同内容的掌握。有些公司对于外包方的管理权限掌握在总部部门，但是项目才是最终的业务使用单位。项目管理人员必须明确外包方与公司/项目签订合同的实质内容和对应的服务标准，才能切入有力管理。

外包方资质审核及材料备案。除了在公司对外包方的相关资质进行备案以外，项目对有业务关联的外包方也应该对其各项资质进行备案，同时对于从事特殊设备的工作和特种作业人员证照一并存档，以供追溯。

双方现场工作衔接。有长期合作性质的外包方，应要求同期编制外包业务工作规划和工作汇报。编制周期可以是年度、半年度、季度和月度，并且工作规划需要得到项目的审核通过后才能实施。同时，项目开展周期性例行工作会议时，应要求外包方（至少主要的现场管理人员）同时参与，以进行信息互通和工作同步。

外包方业务运作管控。项目需要对外包方（尤其长期合作且涉入程度较高的外包业务）的业务过程进行管控，包括外包方的制度建设、内部业务开展监督、员工培训、日常业务考核机制等，避免过程管理缺失导致结果失控。

外包日常业务监管。根据外包业务性质和周期不同，可以分类进行考核监管，如对于长期性合作外包方可以采用年度和月度监管考核方式；对于单次性合作（如水箱清洗、化粪池清理、设备维护等）业务，可以采用作业结束后的单次考核。外包业务的工作考核结果，应及时反馈至公司归口监管部门，及时体现；同时对于发现的现场工作问题应提出合理的整改意见并跟进改进措施。

外包人员共建。对于外包人员，应尽可能施以人性化管理，如有可能应邀请共同团建，以强化其归属感和认同感。

外包方年度沟通机制。就核心业务外包方，应与其公司主要负责人建立年度（甚至更短周期）沟通机制，互通管理问题，搭建良性、稳定的合作渠道。

参与外包选择和调整。如外包方管理决定权在公司总部的，对于重要外包方的选择和淘汰，项目应主动参与并发表专业建议，同时留下书面记录。