浅析展会中心的物业管理

李斌/《中国物业管理》杂志社/20061108

“会展中心”是不同于物业管理行业传统意义的新业态，不能用已经形成的住宅或写字楼的管理模式和标准来简单套用，也不能按普通的商业项目进行操作。根据“中国国际科技会展中心”（位于北京市北三环，总体建筑面积12.8万平米，2001年开业）多年的运行管理经验，我认为此类项目要注意以下问题：

一、物业管理公司与展会招商部门的配合

所有的经营活动都有策划方案，展览也不例外。在不同的地区，分不同的时期，按不同的主题，分别举办不同的展览和会议。以北京为例：3-4月一般以春季订货会和人才招聘会为主，5-6月和9-11是全年最好的季节，也是全年展会最密集的时期。有经验的公司会将很多重要的、高级别的会议和大规模、高档次的展览安排在此期间，而知名的会展中心开展定单更是接应不暇，展馆的设备设施和人员均超负荷运行，6-8月由于气温较高，不宜举办大型展会，小型的推介会、产品发布会、各类研讨会是本时段的主要业务，12-2月是中国传统的节日，是展会的淡季，主要是组织一些如“民俗、婚庆”的主题展会。

物业管理公司应根据以上展会的时段特点，安排好相应的各项工作，以免在展会期间发生问题。“中国国际科技会展中心”曾在13个月的时间里接待了64个各种类型和规模的展会，由于我们与展会招商部紧密配合，所有展会均圆满完成，没有发生一起人员和设备事故。

二、物业管理公司与搭建公司的合作

现在的展会规模越来越大，装修档次也越来越高，为了更加突出参展单位特有的企业文化，需要对展区进行风格迥异的设计、布置和搭建装修。因此，如何做到既满足参展单位的设计要求；而搭建公司能够顺利施工；同时还要妥善保护展馆原有设施，是物业管理公司在开展准备期的重要工作。主要有以下几个方面：

1、展区设计的建议

由于展区的布置与一般的家装或工装有很大区别，物业管理公司不能按照住宅或写字楼二次装修的管理方式来进行展区的设计审批和监管。通常的做法是将现有的设备清单、强/弱电位置详图、照明分布图、结构荷载标准以及现场平面图提供给参展单位，并签定约束双方的相关协议，由参展单位在允许范围内自行设计和施工。

2、布展设备的搬运

多数情况下，参展单位的参展设备都是半成品，由搬运公司送到现场组装。由于现在参展单位对自己展台的要求越来越高，因此，展台设备也就越来越复杂。对于搬运的管理首先是道路荷载的计算，以免对园区的路面和地下设施造成损坏；其次是规划好大型车辆的进出时间和路线，避免造成园区拥堵或出现刮蹭事故；第三是正确引导设备进入展厅，对展品或展台的高度、宽度和重量要加以限制，防止参展设备给展厅和原有设备造成损坏。

3、布展期间的监管

虽然展台布置是由参展单位和搭建公司自行施工，但物业管理公司在布展期间要加强对施工工艺和过程的监管。监管内容主要包括：展台面积、展台高度、参展设备负荷、辅助灯光功率、与原有设备接驳的工艺、地面保护、消防措施、施工人员管理以及特殊装置的安全性和可靠性。（如喷泉的防水、化工原料的异味、上人高台的牢固等等）

4、布展期间的安全管理

参展单位的展台设备、展品和搭建用具进入展厅，物业管理公司就有为其保管的责任和义务。在布展期间，物业管理公司应关闭展厅的辅助出入口和相关通道，只留1-2个工作人员出入口，出入口由物业管理公司的保安和参展单位的指定人员24小时把守（布展时间紧张，一般都是24小时施工）。施工人员佩带由物业管理公司配发的统一证件，无关人员禁止入内，现场由物业管理公司人员24小时巡视检查，纠正违规现象和违章操作，杜绝消防、安全和设备的事故隐患。

三、物业管理公司在展会期间的管理

开展期间的物业管理是对展会最重要的保障和支持，展会最终能否获得成功的重要条件之一是能否顺利举办。这里不仅有展会的主题、内容、参展单位、现场组织等多种因素，还有大量的由物业管理公司承担和完成的工作，具体内容有：

1、设备的运行保障

设备的正常运行是物业管理公司服务的基本要求，简单讲就是保证供电、供水、中央空调、电梯、卫生间的正常使用。

2、人流和车流的疏导管理

在开展期间，不可能做到人车分流，因此，如何保证人车混行时的安全是交通疏导的工作重点。那么，如何疏导和分散人流和车流呢？

根据多年的运作经验，笔者认为要做好疏导和分流，还是要和展会的主题结合。如：人才招聘会人多但相对车少；展销会、房展会人多车也多；产品推介会人车来去的时间段相对集中；业务洽谈会人数少车辆多……据此，可以采取用绳网引导人流方向；设立单向入口和出口；在人车集中时间段增加保安和疏导人员等等措施，最大限度地保证人员和车辆的安全。（在政策允许范围内，调整停车收费标准和方式也可达到控制车流数量的作用）

3、展厅的安全的管理

除非有特殊约定，在一般情况下，开展期间的展品和展台设施由参展单位自己负责，每天闭展后的安全管理由物业管理公司负责。现在大多采用共同检查、相互认可后的真空式管理方法。即在每天闭展后，由物业管理公司、主办方和参展单位一起清场，确认没有剩余人员和消防、设备隐患后由物业管理公司封闭展厅，直至第二天开展前30分钟，由以上三方共同开启展厅。如没有特殊要求，一般不在展厅内设值班人员，以免发生意外。

4、配套设施和相关服务

根据展会的主题、内容和级别，物业管理公司应提供和准备相应的设施和服务，供参展人员和看展顾客使用。如：存包处、问讯处、签到处、失物招领、休息座椅、领位引导、VIP休息区、纸杯饮料、包装饮料、热饮、中西快餐、自助餐会……等等，即提高了物业的服务档次和水平，还能够多种经营，为公司创收。

5、撤展过程中的管理

一个展会结束后，搭建公司会根据参展单位的要求拆除展台，运走设备和参展物品，恢复展厅的原有状态。由于此时心情放松并多少有些浮躁，最容易发生事故，因此物业管理公司在此期间的管理不能放松。笔者的经验是：在有看展顾客的情况下不能进行拆除工作；拆除的物品不论是否完好均应带离展厅；恢复原有设备状态；运送设备的车辆按指定路线行驶。只有在撤场时认真管理才能避免混乱和设施损坏。

四、物业管理公司在无展期间的维护

每一次大的展会活动结束后，物业管理公司都应该对展厅设施和机电系统做全面养护，以便迎接下一个展会的举办。这其中的主要工作有：

1、机电系统维护

为保证展会期间机电设备的正常运行，无展时的保养极为重要，特别是供电设备和网络。对现在的展厅而言，保证展厅大容量供电的正常和网络畅通是能否举办展会的关键。而由于展会的举办期多集中在春秋季节，随时要求空调供应（主要是供冷），因此展厅没有固定的换季保养期，中央空调系统的保养工作应随着展会结束同时进行。

2、现场的清理

不管物业管理公司怎样监管，参展单位撤场后展厅现场仍需进一步清理。应由专业公司，使用专业工具，配备专业药剂对展厅现场进行全面保洁，并对所有相关设施进行清理，特别是卫生间和消防通道，不能形成卫生死角。

3、外围园区的设施修缮

在展会间歇期，物业管理公司应对外围园区内受损的道路、地砖、石材、绿植、照明、围栏、广告牌、灯箱等设施进行修复、养护和完善，以便展会招商工作的开展。

五、展会期间的应急预案

世界上没有绝对的事物。同样，任何公司的员工或任何厂家的产品都不能保证不出现意外。在最大限度地降低和防止意外事件发生的同时，做好突发意外事故的应急预案，使意外事故的影响和损失减到最小，是物业管理公司管理水平和员工素质的最好体现。

每个物业管理公司都有自己的应急预案，但对于展会而言，在其他应急预案齐备的基础上，还应该有以下预案：

1、礼品发放控制预案

很多参展单位为了提高企业宣传效果，都为看展顾客准备了精美的礼品，且随着厂商的竞争礼品也越来越贵重而数量有限。经常出现本来秩序井然的展会，因一个展位发放礼品而引起全场混乱，先是群情亢奋，即而一拥齐上，造成展商物品丢失损坏和人员受伤。因此，物业管理公司应与参展单位协商可行方案，以便在此情况下控制局面。

2、高级别领导安全预案

如果举办高级别的展会，可能要有中央首长出席到场，这时需要有完整的安全预案。笔者曾直接参与过江泽民、温家宝、贾庆林等国家领导人的接待工作，深刻体会了这种接待工作的要求之高，难度之大。因此，建立一套接待高级别领导的安全预案很有必要。