某物业服务中心资料文档管理总目录

第一卷：规划建设资料

A-1：规划建设资料

1﹑建设用地批准书

2、国有土地使用权出让合同

3、城市规划局建设工程报建审核书

4、关于xxx小区命名的批复

5、项目规划总平面图

6、项目红线图

7、项目竣工验收合格文件

8、单项工程竣工验收证明书（土建、设施设备、照明、给排水、绿化等）

9、建设工程规划许可证

10、建筑工程消防验收意见书

11、建筑工程质量认定书

12、项目商品房预售许可证

13、煤气管道工程验收合格证明

14、电梯检验报告

15、电梯安全准用证

16、电梯运行记录表

17、消防报警联动系统设备监控运行记录表

18、项目高压配电运行记录表

19、项目低压配电运行记录表

20、项目发电机试运行记录

21、运行中的设备照片

第二卷：接管验收资料

A-2-1验收接管资料（一）

1、物业管理委托合同

2、服务合同备案表

3、场所托管理合同

4、钥匙移交（调拔）清单

5、项目图纸、档案资料移交书

6、设备总账

7、图纸总目录

8、物业管理用房照片

A-2-2：验收接管资料（二）

1、住宅供电系统验收移交书

2、供配电系统验收移交书

3、消防系统验收移交书

4、房建筑工程验收移交书

5、给排水系统验收移交书

6、住宅供电系统验收移交书

7、供配电系统验收移交书

8、消防系统验收移交书

9、房建筑工程验收移交书

10、给排水系统验收移交书

第三卷：专业化、规范化管理

A-3-1：物业管理公司资质材料

1、物业管理公司简介

2、xxx小区概况说明

3、物业公司层级管理架构图

4、物业服务中心组织架构图

5、物业企业管理资质证书复印件

6、企业法人营业执照复印件

7、项目物业管理方案

8、汽车保管站（车场）经营许可证

9、固定资产统计表

10、服务中心人员任命书

A-3-2：办公场所资料

1、办公、经营用房移交清单

2、办公、经营场所平面图

3、办公、经营场所照片

A-3-3：专业管理合同

1、车库承租合同

2、电梯保养合同

3、消防系统维修保养合同

4、中央空调维修保养合同

A-3-4：服务中心收文

1、关于启用xxx服务中心公章的批复

2、公司人事任命文件

3、公司行政管理制度

4、行业文件

5、主管部门文件

6、政府文件

A-3-5：服务中心发文

1、关于启用xxx服务中心公章的请示

2、关于物业服务收费的通知

3、关于停水的通知

4、关于办理小区车辆出入证的通知

第四卷：业主管理

A-4：小区业主资料

1、xxx小区房屋使用说明书《质量保证书》

2、楼宇交付证明书

3、《业主临时管理规约》

4、《业主手册》

5、业主装修禁止的行为

第五卷：维修基金

A-5：维修资金管理

1、xxx市基金使用管理办法

2、关于物业管理维修基金使用的程序

3、物业维修基金使用申请表

第六卷：公众管理制度

A-6：公众管理制度

1、小区精神文明规约

2、装修管理规定

3、装修申报程序

4、物品进出管理操作规范

5、绿化管理操作规范

6、招牌、广告设置管理操作规范

7、电梯使用管理操作规范

第七卷：业主委员会资料

A-7：业主委员会资料

1、xxx小区成立业主大会的申请报告

2、xxx小区成立业主大会的批复

3、xxx市成立业主委员会的实施办法

4、成立业主大会筹备方案

5、成立业主大会、业主委员会样表

6、业主委员会筹备小组候选人名单

7、投票表格样表

8、《通告》小区业主委员会名单

第八卷：创优规划

A-8：创建示范住宅小区工作方案

1、关于创建xxx市物业管理“示范”小区的请示

2、关于创建xxx市物业管理“示范”小区的批复

3、关于创建xxx市物业管理“示范”小区的方案

4、考评创优小组工作会议

5、考评创优动员大会

6、考评创优小组人员名单

第九卷：内部管理制度

A-9-1岗位职责

1、公司员工手册

2、物业服务作业指导手册

3、服务中心经理岗位职责

4、服务中心经理助理岗位职责

5、二级财务岗位职责

6、管理员岗位职责

7、工程主管岗位职责

8、水电工岗位职责

9、保洁班长岗位职责

10、保洁员岗位职责

10、秩序维护队长岗位职责

11、秩序维护班长岗位职责

12、秩序维护员岗位职责

13、绿化工岗位职责

A-9-2管理运作制度

1、行政、人事管理

1-1、服务中心总值班操作规范

1-2、员工工作操作规范

1-3、员工职业道德标准

1-4、员工考核管理办法

1-5、考核和奖惩制度

1-6、培训制度

1-7、收发文管理操作规范

1-8、档案管理操作规范

1-9、印章管理操作规范

1-10、仓库管理操作规范

1-11、物品采购管理操作规范

1-12、对讲机使用管理操作规范

2、二级财务管理操作规范

2-1、服务收费管理操作规范

2-2、二级管理操作规范

2-3、业主收费台账总表

3、客户服务管理操作规范

3-1、接待工作程序操作规范

3-2、业主入住管理操作规范

3-3、业主档案管理操作规范

3-4、装修管理操作规范

3-5、装修申报程序操作规范

3-6、违章处理程序操作规范

3-7、日巡视检查工作操作规范

3-8、锁匙管理操作规范

3-9、业主投诉处理操作规范

3-10、业主回访操作规范

4、工程管理

4-1、维修工作操作规范

4-2、电梯困人救援操作规范

4-3、电梯定期保养操作规范

4-4、电梯故障维修操作规范

4-5、供配电设备维修保养操作规范

4-6、二次供水管理操作规范

4-7、有偿服务维修操作规范

4-8、电气维修管理操作规范

4-9、电梯机房管理操作规范

4-10、发电机房管理操作规范

4-11、配电机房管理操作规范

4-12、排污水泵的维修保养操作规范

4-13、水泵房管理操作规范

5、秩序维护管理操作规范

5-1、秩序维护员职业道德规范

5-2、秩序维护员仪容仪表要求

5-3、秩序维护员处理问题的原则和方法

5-4、秩序维护员巡逻岗工作操作规范

5-5、大堂岗秩序维护员工作操作规范

5-6、秩序维护员交接班制度操作规范

5-7、讲机使用管理操作规范

5-8、治安管理操作规范

5-9、消防管理操作规范

5-10、消防监控中心管理操作规范

5-11、消防灭火流程操作规范

5-12、突发事件的处理程序操作规范

5-13、秩序维护员宿舍管理操作规范

5-14、秩序维护员军体培训操作规范

5-15、军训考核评分标准操作规范

6、清洁、绿化管理操作规范

6-1、清洁卫生管理操作规范

6-2、绿化管理操作规范

6-3、二次供水清洗、消毒程序操作规范

6-4、绿化养护工作操作规范

7、停车场管理操作规范

7-1、停车场停车管理操作规范

7-2、摩托车、单车管理操作规范

7-3、车主须知序维护员工作操作规范

5-6、秩序维护员交接班制度操作规范

第十卷：员工管理

A-10-1员工上岗证资料

1、服务中心员工花名册

2、管理人员上岗证（复印件）

3、水电工上岗证（复印件）

4、消、监控人员上岗证（复印件）

5、秩序维护员人员上岗证（复印件）

A-10-2员工着装有关资料

1、员工统一着装、佩戴明显标志照片

2、员工服装照片

3、员工工作证照片

4、员工行为规范

5、员工文明用语

6、保安员仪容仪表要求

A-10-3员工培训

1、员工培训操作规范

2、员工培训考核试卷

3、年度培训计划

4、消防基本业务知识

5、员工培训心得

6、培训记录表

7、培训签到表

8、培训评估表

第十一卷：计算机管理

A-11-1计算机管理

1、办公电脑管理操作规范

2、停车场管理系统IC卡管理操作规范

3、楼宇对讲系统管理操作规范

A-11-2闭路电视监控系统

1、闭路电视监控系统简介

2、消防中心监控系统简介

3、闭路电视监控系统管理操作规范

4、消防中心监控系统管理操作规范

第十二卷：收费管理

A-12收费、财务管理

1、收费台账管理操作规范

2、备用金管理操作规范

3、现金、银行存款管理操作规范

4、收支管理操作规范

5、年度收支预算

6、物业管理费收支公布表

7、年度收支情况表

第十三卷：设备资料

A-13房屋及设施设备资

1、接管移交资料清单

2、图纸目录汇总

3、小区设备管理档案目录

4、业主装修档案总目录

5、市政排污、排水系统资料汇总表

6、化粪池一览表

7、水池编号一览表料

8、水泵统计一览表

9、消防设施设备使用情况统计表

10、绿化竣工图纸档案

11、设施设备清单

第十四卷：业主档案管理

A-14-1业主档案

1、档案管理操作规范

2、档案分类及类目编制方法

3、保密制度

4、业主客户档案总目录

5、房屋权属证明书及清单

第十五卷：前台接待

A-15月服务中心前台接待处工作程序及回访

1、接待工作程序操作规范

2、员工行为操作规范

3、业主投诉处理操作规范

4、业主信息受理记录操作规范

5、业主投诉信操作规范

6、回访工作操作规范

7、回访记录表

8、月﹨年回访统计表

9、赔偿处理记录表

10、投诉处理表

11、承诺书

12、表扬信

第十六卷：满意率调查

A-16业户满意率调查

1、年度物业服务工作意见征询表

2、业主意见征询统计表

3、工作整改方案

4、小区楼宇质量调查表及样表

5、小区楼宇质量回访报告

6、服务中心对业主提出合理化建议的复函

第十七卷：零修急修

A-17零修急修

1、维修服务承诺

2、报修处理操作规范

2、维修单

3、维修工作操作规范

4、有偿服务维修操作规范

5、小区住房维修有偿服务收费标准

5、小区物业报修记录表

6、回访记录

8、维修及时率及返修率的统计[page]

第二项：房屋管理及维修养护管理

第一卷：小区标识管理

B-1小区标志资料

1、关于小区命名的批复

2、关于小区门牌号码的证明

3、楼层、房号标志照片

4、各层紧急疏散图照片

5、指示导向标识照片

6、引路指示牌照片

7、栋号照片

8、单元门牌号照片

第二卷：违章管理

B-2违章管理

1、商品房预售许可证

2、各塔楼平面图

3、住宅各单元资料清单

4、日巡视检查记录表

5、整改通知单

6、处理违章记录表

第三卷：外观管理

B-3房屋外观管理

1、小区日常保洁操作规范

2、小区外墙清洁合同

3、招牌、广告设置管理操作规范

4、小区楼宇外观照片

第四卷：广告招牌管理

B-4广告招牌及外立面管理

1、招牌、广告设置管理操作规范

2、小区招牌、广告外观照片

3、小区周边照片

4、防盗网安装方案

5、小区安装空调管理操作规范

6、日巡视检记录表

7、违章通知单

第五卷：装修管理

B-5装修管理

1、装修申请表

2、装修协议书

3、施工许可证（登记表）

3、装修工人进入小区开工登记表

3、出入证发放、收回登记表

3、装修工身份证复印件

4、日巡视检查记录表

5、违章整改通知单

6、建筑工程消防验收意见书

7、消防安全责任书[page]

第三项：共用设施设备管理

第一卷：配套设施管理

C-1共用配套设施管理

1、设备管理控制程序操作规范

2、发电机运行管理操作规范

3、弱电系统管理操作规范

4、配电房管理操作规范

5、空调机房管理操作规范

6、电梯机房管理操作规范

7、高压配电操作操作规范

8、低压配电操作操作规范

9、配电室安全操作工作操作规范

10、值班制度

11、交接班制度

12、安全用电、用水、管道燃气管理操作规范

13、公共照明管理操作规范

14、工程部周检工作操作规范

15、小区装修临时用电操作规范

16、电梯安全操作操作规范

17、电梯安全运行操作规范

18、电梯困人救援操作规范

19、电梯使用管理操作规范

20、电梯运行出现异常的应急处理操作规范

21、电梯设备维修管理操作规范

22、停水、停电管理操作规范

23、二次供水管理操作规范

24、二次供水清洗、消毒程序操作规范

25、使用排污、排水设施操作规范

26、机房设备卫生管理操作规范

27、工程部卫生轮值表

28、工程人员工作制度

29、空调机房管理操作规范

30、中央空调运行时间操作规范

31、停电工作制度操作规范

第二卷：共用设施设备使用养护管理

C-2-1共用设施设备运行、使用、养护管理

1、机房设备卫生管理操作规范

2、设备维修保养记录表

3、电梯机房管理操作规范

4、消防监控中心管理操作规范

5、小区发电机保养记录

6、小区发电机运行记录表

7、水泵月保养记录

8、污水泵保养记录表

9、配电柜定期保养检查记录表

10、消防监控中心设备运行管理操作规范

11、消防中心工作记事表

12、小区楼层设施巡查记录表

13、工程人员值班记录表

14、设备维修保养年度计划表

15、中央空调冷却塔保养记录表

16、设备维修保养记录表

17、部分设备及机房照片

18、技术人员资格证统计表

19、技术人员资格证复印件

第四项：秩序维护管理

第一卷：封闭式管理

D-1：封闭式管理

1、关于小区实施封闭式管理的请示报告

2、小区治安保卫工作概况

3、秩序维护队伍管理规定

4、秩序维护员24小时值班操作规范

5、门岗人员出入管理工作要求

6、大堂人员出入管理工作要求

7、小区外围监控探头分布图

8、小区岗位分布图

9、物品进出管理操作规范

10、物品进出登记表及样表

11、装修工具登记表

12、队长带班记录

13、班长带班记录

14、岗位交接班记录

15、消防中心工作记录

16、通讯器材台账

17、警械的管理操作规范

第二卷：治安管理及防范

D-2-1治安管理

1、交接班班制度

2、小区治安管理操作规范

3、秩序维护员值班表

4、秩序维护员巡逻签到表

5、门岗职责与工作操作规范

6、秩序维护员巡逻岗巡逻路线

7、闭路监控系统运行记录表

8、秩序维护员军体培训操作规范

9、秩序维护员军体综合素质评分标准

10、考核评分标准

11、培训记录

D-2-2治安防范

1、小区消防器材设置图操作规范

2、发生火警的应急处理操作规范

3、治安事件的应急处理操作规范

4、意外事故的应急的急处理操作规范

5、自然灾害的应急处理（台风）操作规范

6、常见的几种可疑情况及处理操作规范

7、交通警示标志照片

8、小区警示标志照片

第三卷：消防管理

D-3：消防管理

1、消防管理操作规范

2、消防灭火流程操作规范

3、义务消防队员名单

4、封条样板

5、小区灭火器分布情况表

6、消防器材检查表

7、小区消防设施统计

8、消防监控中心设备操作操作规范

9、消防中心值班记录表

10、消防报警联动系统设备监控运行记录表

11、消防培训照片及消防用品摆放照片

第四卷：机动车辆管理

D-4：机动车辆管理

1、小区车场委托管理合同

2、停车场停车管理操作规范

3、停车场收费管理操作规范

5、汽车保管站许可证

6、车管员交接班操作规范

7、车管员值班表

8、车辆出入记录表

9、车场主管岗位职责及考核标准

10、小区交通秩序管理操作规范

11、汽车停车位布置图

12、车辆停泊整齐管理有序照片

第五卷：非机动车辆管理

D-5非机动车辆管理

1、非机动车保管站承包协议

2、非机动车管理操作规范

3、非机动车停车收费标准

4、非机动车保管站停车位布置图

5、非机动车月保牌式样

6、非机动车停泊照片[page]

第五项：环境卫生管理

第一卷：环卫设备管理

E-1环卫设备管理

1、小区环卫工作情况简介

2、环卫设备、设施一览表

3、小区垃圾站一览表

4、小区果皮箱设置布置图

5、垃圾站照片

第二卷：清洁卫生管理

E-2-1清洁卫生管理

1、小区日常保洁工作标准操作规范

2、保洁工作检验方法及考核标准

3、日巡视检查记录表

4、室内（办公室）的日常保洁工作程序操作规范

5、公用卫生间的保洁要求和工作程序操作规范

6、玻璃门、窗、镜面清洁工作程序操作规范

7、马路的保洁项目、要求和工作程序操作规范

8、绿地的保洁项目，要求和工作程序操作规范

9、吸水机操作规范

10、外墙及幕墙玻璃清洗操作规范

11、喷水池清洁工作操作规范

12、房屋天面和雨篷的保洁项目、要求和工作程序操作规范

13、小区四害灭治方案

E-2-2共用部位卫生管理

1、公共场地使用管理操作规范

2、公共场地清洁卫生管理规定（张贴、涂画）

3、日巡视查记录表

4、通告

5、公共部位照片

6、清理整改行动照片

第三卷：动物管理

E-3动物管理

1、公告

2、xxx市养犬管理实行办法

3、xxx小区养犬管理操作规范[page]

第六项：绿化管理

第一卷：绿化资料

F-1绿化管理

1、小区绿化规划平面图

2、小区绿化种植情况一览表

3、绿化养护工作操作规范

4、绿化管理操作规范

5、绿化地照片

6、绿化宣传牌照片

7、绿化养护工作日记录表

8、日巡视检查记录表

9、绿化保养、杀虫、喷药、施肥记录表

10、小区绿化照片

第七项：精神文明建设

第一卷：社区文化活动

G-1社区文化活动

1、小区精神文明公约

2、安全文明公约

3、社区文化活动计划

4、社区文化活动方案细则

5、社区文化活动记录

6、社区文化活动总结及照片

7、业主意见箱照片

8、小区宣传计划、实施表及样表

9、宣传园地照片

10、社区文化活动宣传照片

11、、响应政府号召，告诫业户禁毒的宣传照片

12、小区无事故证明

13、关于开展创建安全文明小区活动的申请报告

第八项：管理效益

第一卷：收缴率

H-1收缴率统计

1、度管理费收缴率统计表

2、物业管理费欠款一览表

3、半年度管理费收支公布表

4、管理费收支公布表照片

第二卷：便民有偿维修

H-2便民有偿维修

1、小区有偿服务收费标准

2、有偿服务收入统计表

3、家政服务项目及价目表

第三卷：经营状况

H-3经营状况

1、年度收支预算

2、资产负债表及损益表

3、物业管理费欠款一览表

4、年度工作总结

5、年度工作计划

说明：

1、物业服务中心，对照总目录进行整理项目的资料。

2、暂时没有的项目可以空档，例如：没有业主委员会的，不用建档，业主委员会已经成立的，把日常与业委员会的报告或请示，要放入业主委员会档案中。

3、相关资料没有的，要尽量想办法补充。例如：房开的相关图纸等，确实无法补充的，要在档案中做好记录和说明。

4、特别是参加评优的项目，一定要按照总目录的要求建立档案，而且档案中资料要齐全，记录要完整。

5、建立档案的方法，按每一卷建立一个档案，如果某一卷一个档案资料太多时，可以分开建立，例如：“某卷一”“某卷二”的方法建立。卷内目录中个别项目没有的，可以不建立，但是重要的项目一定要建立，如果有其他好的内容，可以增录在相关的档案中。

浙江温州大自然物业管理有限公司刘克明