集中式管理的物业管理软件逐步成为主流

随着物业管理行业的不断发展，物业管理涉及的内容越来越复杂，各种数据也日益庞杂。在物业数量不断增多、物管区域的空间跨度不断增大、房产类型日趋多样化、企业的规模和人员不断扩张的情况下，如何通过信息化技术更好地提升工作效率、降低管理成本，并更好地为广大客户服务，成为物业管理企业的管理人员必须思考的问题。

一、物业管理行业信息化的发展趋势

中国物业管理行业的信息化建设，大致经历了如下几个阶段：

（一）手工阶段（20世纪80年代至90年代初期）

在这个阶段企业已具备了一定的信息化基础设施，采购了一定的计算机和其它办公设备，但还没有使用专业的物业管理软件，主要是通过电子表格等方式实现一些计算和数据存储的目的。这种方式对于工作效率的提升比较有限，而且数据是非结构化的，既不规范、也比较零散，难以安全和妥善地管理和保存，信息利用率非常低。

（二）单一物业管理处应用阶段（20世纪90年代初期至本世纪初期）

在这个阶段企业使用专业的物业管理软件来处理各项日常业务，例如收费、客户服务、安全管理、环境管理、文档管理等，软件版本包括单机版本或局域网版本。通过使用专业的物业管理软件，工作效率得以大幅提高，而且信息技术的运用也更好地提升物业管理企业的服务质量。软件系统将数据以规范的方式存储到软件系统中，能够基于这些数据生成多种统计和分析报表，并能够为ISO认证等工作提供大量的基础数据。

但受制于软件系统的技术架构和单一管理处应用模式的限制，这个阶段的软件只能反映单一管理处的信息，形成多个信息孤岛，信息和数据无法共享，在物业管理公司有多个管理处的情况下无法提供反映物业公司全貌的数据。例如：公司整体的费用收缴率是多少？各个收费项目的收入比例情况如何？客户满意度是怎样的？这些信息都无法通过单机版本或局域网版本的软件系统来提供，物业公司仍然需要结合手工方式来进行数据的统计和汇总，这就导致工作效率低下，而且数据的时效性和准确性存在问题。

（三）集中式管理过渡阶段（本世纪初期至2005年）

随着互联网的稳定性和网络带宽不断增加，成本不断下降，互联网应用逐渐具备了坚实的基础。为了解决单一物业管理处应用模式中存在的问题，有部分软件厂商基于原有的软件系统进行了一些扩展性的开发，基于互联网和VPN等网络技术，通过变通的方式来实现了集中式管理的部分功能。这个阶段典型的应用模式是将各管理处的数据库直接部署到公司总部，各管理处通过VPN连接到公司总部的服务器处理各项业务，由公司总部另外部署的统计分析软件实现数据的汇总和统计，从而使公司总部的管理人员能够获取反映企业全貌的数据和信息。

这种模式虽然能够实现了集中式管理的部分功能，但由于缺乏统一的组织架构信息，而且数据分布在不同的数据库中，仍然存在很多弊端。例如，对于存在多级组织架构的大型物业管理企业，报表通常需要按总公司、区域公司和管理处进行分级汇总，组织机构和人员关系可能需要根据业务需求进行调整，重要的业务操作，例如合同签批、物资采购等可能需要跨部门进行流程化处理，这些都是以变通方式实现集中式管理的软件系统无法解决的问题。

此外，这种应用模式需要企业购买VPN等网络设备，还可能要部署多个服务器，因此成本很高。这些根据局域网应用模式进行设计的软件在互联网上进行运行时，软件性能和速度通常很差，还存在安全性、适应性等多方面的问题，无法很好地满足物业管理企业多方面的应用需求。

（四）全面的集中式管理阶段（2005年至今）

随着软件开发技术的进步，在2005年市场上出现了基于目前主流的.NET或J2EE技术架构、支持互联网直联、适用于总公司、区域公司和管理处三级组织架构全面集中式管理的物业管理软件。基于集中式管理模式的物业管理软件针对大型物业管理企业的应用需求，吸收并融合了多项软件行业目前领先的产品理念和技术特性，代表了物业管理行业信息化未来的趋势。集中式管理模式的物业管理软件包括如下的技术特性和优点：

以组织架构为主线，支持总公司、区域公司和管理处三级组织架构，通过组织机构将各种房产资料、客户资料和各种业务数据组织到一起。公司总部的人员能够访问所有数据，各管理处的人员只能操作所属管理处的数据，实现“集中管理、分权运作”的应用模式。

系统使用互联网直联方式，不需要VPN等网络设备，所有数据集中在一个数据库中，打破了传统的部门独立和地域分散的限制，能够实现实时共享，并保证数据的实时性和准确性。

支持协同办公和业务流程管理。能够通过工作流来实现客户服务、合同审批、采购订单申请、仓库管理等业务的流程化管理，实现跨部门协同工作，大大地提升了工作效率。

提供全面的决策支持。由于所有数据以组织机构为主线集中存储在一个数据库中，因此能够根据多个不同维度来对数据进行统计分析，并且能够实现公司总部对各下属机构业务的有效监控。

低廉的总体拥有成本。系统基于互联网进行优化设计，不需要购买VPN等网络设备，不需要部署多台服务器，对于网络带宽的要求也比较低，因此总体拥有成本远远低于传统的物业管理软件。

二、集中式管理的物业管理系统案例分析

在中国物业管理的发祥地深圳，目前许多大型的物业管理企业已经部署集中式管理的物业管理系统。以国家一级资质的深圳市长城物业管理股份有限公司为例，该公司拥有分布在全国各地的共十几个区域公司，下辖60多个管理处，该公司以前曾使用过针对单一物业管理处的物业管理软件，随着企业的发展，原有的软件系统的各种弊端逐步曝露出来，已无法满足信息化管理的多方面要求。2005年长城物业采购了由深圳市极致软件有限公司开发的“极致物业管理系统（集团版）”，建设集中式管理的物业管理系统，并实现了如下目标：

建立起规范的、全方位的基础数据，包括房产资源、客户资源、组织架构、员工信息等。

全面提高收费管理等日常业务的工作效率，降低了企业的人力成本。

将企业的业务流程进行规范和固化，在进行规模扩张时能够快速地进行传播和应用，降低了企业的管理成本。

通过实时共享的管理报表和完善的数据分析功能，加强了对分支机构的管理和监控，并大大地提高了企业的决策效率。

除长城物业之外，国家一级资质的物业管理企业深圳市金地物业管理有限公司、深圳中旅联合物业管理有限公司和深圳市华业物业管理有限公司等企业也早在2006年就开始建设集中式管理的物业管理系统，目前均已实施完毕并取得了良好的使用效益。进入2008年之后，招商局物业管理有限公司等多家大型物业管理企业已开始实施集中式管理的物业管理系统，或升级原有的物业管理系统，集中式管理的物业管理系统已逐步成为物业管理行业主流的信息化系统。