业主档案建立、管理规程

业主档案建立、管理规程

1.0目的

规范业主档案的管理，确保业主档案保存完好率100％。

2.0范围

适用于客服部业主档案的管理。

3.0工作流程

3.1业主档案的建立；（一个工作日内完成）

3.1.1业主档案包含内容：入住通知单、购房合同、户型图、业主身份证复印件、业主资料（入住手续、业主自然情况登记表、业主临时公约、装修管理协议、业主入住资料及物品领取确认书、房屋验收单）；

3.1.2签字要求：入住手续、资料组、协议组、收款组、钥匙组、验房组必须有相关负责人签字；业主自然情况登记表：尽量留全业主的相关信息；业主临时公约：必须有业主签字；装修管理规定：在业主办理装修申请同时业主签字；业主入住资料及物品领取确认书：必须有业主签字及物业经办人签字；房屋验收单：必须有业主及物业经办人签字；应交费用：必须有业主、物业经办人及财务人员签字；

3.1.3建档要求：档案管理员将业主档案按房号进行整理，归档并制成电子版材料；

3.1.4验房问题处理：业主验房后将存在问题的验房单复印件及业主留存的A钥匙转交到地产客服做好接收记录（钥匙借用/领用登记表），并告知业主维修完成时间（大约1周时间）；

3.2业主档案的检查。

档案管理员在收到业主档案时要认真查验，若未按要求填写及时与相关负责人联系补充；建档便意味着档案签字手续完全；同时将业主档案的目录制成电子版材料；

3.3业主档案的更新。（一个工作日内完成）

随着业主的进住，将于物业管理处签订一系列的申请、协议、维修单等，档案管理员负责归档及电子版材料的更新工作。

3.4业主档案的管理

3.4.1保密管理：客服所有人员有义务为业主保密，未经业主认可不允许向外透露任何业主信息。档案管理员负责档案柜钥匙保管，休息时负责与专人交接，确保档案管理具有连续性。

3.4.2借阅管理：原则上业主档案非客服人员不可查阅，如需查阅必须由借阅部门负责人签字借阅（装修管理部签订装修管理协议时除外），并负责借阅期间的档案保密管理。

4.0支持文件及记录

《档案借阅登记表》编号：地王/客服记录-04

《业主档案卷内目录》编号：地王/客服记录-05