物业管理创优达标五步曲

物业管理创优达标五步曲

一、前期介入

（一）、选择参评项目主要应考虑以下因素：

1、委托方的要求。（地产开发商通过项目创优打造项目开发品牌）

2、企业规范管理、提升品牌的自身要求。（通过项目创优，提高市场竞争力）

3、企业在管项目中如有基础条件好、符合申报条件的。（创优需要良好的配套设施）

（二）企业调配资源

1、领导重视

企业领导对创建达标工作关注、支持、指导的程度关系到创建达标的成效。

2、组织保证

组建创优工作小组，明确分工，责任到人。

3、人员培训

让每位员工都清楚创建的目的意义，明确创建达标的任务和要求，了解考评标准的内容及本人在创建工作中担任的角色。

4、激励机制

可采用相应的激励机制，如把创建工作成果与员工职位升降和奖金双挂钩等。

（三）申报注意事项

1、注意收集申报信息

2、填写、呈送申报表。

3、跟踪申报结果。

4、逐级申报

一般从市优开始，然后逐级申报。

二、内部评定

（一）项目内部初评

1、选用初评标准

参照新颁布的国家示范小区标准，同时结合本企业的检查标准进行。

2、明确牵头部门

牵头部门负责组织初评的实施，包括检查评估的时间、参加考评的人员、检查的内容、顺序、考评结果的汇总等。

3、选定检查人员

专业知识和丰富实践经验的人员参加检查。

4、细致分组检查

1）软件组（文件、资料、档案、培训等）

2）环境组（保洁、绿化）

3）设备组（强电、弱电、电梯等）

4）财务组

5、参评项目配合

受检单位应组织人员引导和陪同检查组进行检查，并认真做好记录。

6、提出整改方案

汇总意见并形成书面报告，提交给企业领导和受检单位。

（二）项目持续改进

1、整改效果

1）完全整改

2）部分整改根据检查标准

3）无效整改

2、整改时间

企业应考虑整改所需的时间，并尽量精确估计检查考评时间

3、整改技术

整改中应注意控制成本、质量和工期。

4、二次自查

通过不断的检查和整改，促进项目的持续改进，直到符合标准的要求。

三、软件准备

完善软件和整改硬件构成了创优达标工作的主题，这两项工作贯穿于创优达标的整个过程，但在不同的阶段侧重点不同。前期准备阶段以软件为主，后期整改和巩固阶段以硬件为主。

软件包括：收集资料、引用法规、编制制度、实施活动等。创优过程中软件准备主要是迎检资料的准备，即：将考评标准的全部内容转化成相关主题的资料。在这一过程中涉及到档案整理、制度编制、文件修订、表格制作、数据处理、图文记录等。

（一）要在参评项目管理人员中选择文化程度高、文字工作能力强的同志专门负责迎检资料的编制工作。

（二）编制迎检资料总目录

编制目录时应考虑与参评项目的类型及相应标准的要求相一致。根据物业类型不同，为了能与考评标准相对应，建议将小区迎检资料的总目录分为8册

1、基础管理

2、房屋管理与维修养护

3、共用设施设备管理

4、保安、消防、车辆管理

5、环境卫生管理

6、绿化管理

7、精神文明建设

8、管理效益

（三）广泛收集资料

创优资料不仅涉及到物业管理的方方面面，而且涉及到物业规划设计、建设施工、交竣工验收阶段形成的资料等。

（四）细心整理资料

要对照考评标准和总目录进行分类、编辑、整理、成册、归档。具体整理过程中应注意：

1、电脑和软盘存储的创优资料应指定专人妥善保管，非指定人员不得随意拷贝和删除。

2、应考虑人员变动因素，将创优工作向“格式”化转变，形成一套完善的资料保管系统，在人员发生变动的情况下仍能继续进行迎检资料的准备、更新工作。

3、尽可能利用已有的档案资料和制度化文件（如ISO9000质量体系文件等，蜂巢物业网注），以减少文件资料的起草、复印量，节约时间和资源并保证清晰。

4、正确识别考评标准中的硬件与软件检查范围，目录应与检查标准对应，突出检查的重点，覆盖所有检查点。

5、分项目录应细分列项，可利用明显标识加以隔离，如彩色隔页纸或标签等。

6、资料的复印，要注意格式规范、清晰美观，不应有破损。

7、在日常填写记录时，按表格设计要求及时、准确、全面、清楚填写。

8、整理、装订时，要使用统一的资料夹，每一册封面要有标识，册内的资料装订要整齐、统一、美观。

9、与时间紧密相关的分项资料，如社区文化记录、业主委员会成立过程记录、员工花名册等，应按由近到远的时间顺序装订，以方便考评人员查找。

四、硬件准备

硬件是指软件运行的环境，包括楼宇建筑及配套设施、设备等。

（一）全员参与，周密计划

1、具有全局观念

工作全面了解的基础上，通盘考虑，统筹安排，防止疏漏和顾此失彼。

2、加强计划性

根据缺陷的数量、整改难度等，分清轻重缓急，制定出详细的整改完善计划，按计划、有步骤地抓好落实。

3、注意跟踪检查、督导

（二）实施的细节与注意事项

1、共用设备

共用设备包括供电、给排水、电梯、消防、治安监控等设施设备

2、供电设施设备

供电设备包括进线高压电缆、高压环网柜、变压器、低压配电柜、电缆、发电机等；供电设施包括配电房、电缆井、发电机房等

五、迎接考评组

（一）接待工作

1、全体受检人员着装要分工种统一，佩带工作证，仪容端庄，精神饱满。

2、接待、汇报现场的布置要求做到整洁、明亮、宽敞、舒适，能够烘托出创建的氛围。

3、考评组到达后，接待要热情，礼节礼貌要周到。

（二）汇报工作

汇报工作包括落实汇报人员、提供汇报材料等。

1、口头汇报通常由项目主要负责人担任。（汇报时要语言流畅，条理清楚，突出重点，控制好时间）

2、汇报资料包括：项目创建工作情况汇报材料

创优方案

创优达标资料总目录等

3、汇报资料一式10~15份

（三）现场陪同

现场陪同人员应注意：

1、分清主次（陪同人员应配合检查人员而不是引导检查人员检查）

2、准确分工（针对检查人员专业分组情况，确定相关专业人员陪同并携带相关物件）

3、有问必答（准确记录考评人员检查中所提到的问题，做到有问必答、有理有据、切合实际，切记不可避重就轻或信口开河。）

（四）考评情况汇总

现场检查结束后，考评组要向受检单位通报考评情况并提出希望和要求。此时，应安排人员进行记录。对考评人员指出的问题，必要时可适当进行解释，同时要明确表态，对考评组指出的问题提出具体的整改措施和完成整改的时限。