物业公司外包管理规程

1范围

本规程规定了外包的申请、供方的选择、评价和确定、合同的签订、服务准备和产品提供、费用结算、重新评价。

本规程适用于公司《招标管理流程》规定范围的服务、产品外包的管理。

2引用文件

招标管理流程

合同管理流程

3术语和定义

3.1外包

是指公司将属于我方管理或服务的业务，委托给供方进行管理、服务的过程。

3.2供方

为公司提供服务、产品的组织或个人。

4程序

4.1外包申请

需求部门拟将相关业务外包时，填写《事项请示单》、《外包需求表》报管理处总经理审核、公司总经理批准。应根据外包的类型至少应确定如下要求：

a)内容；

b)频次、数量、质量；

c)工艺、方法、程序；

d)所设计的产品的特性；

e)交付、服务期限；

f)验收、检验方法；

g)保修、保质期限；

h)其它。

重要业务的外包由公司组织进行论证，确定外包方案。

4.2供方的选择、评价和确定

供方的选择、评价和确定，按照公司《招标管理流程》实施。供方应至少具备如下基本能力，并应提供有效的书面材料：

a)具有法人资格，且在规定的营业期间内；

b)具有独立的民事行为能力（供方为个人类型时）；

c)具有行业、地方或国家要求的相应资质；

d)具有行业、地方或国家要求的人员从业资格、职业技能、设备能力和生产工艺；

e)良好的社会信誉、行业业绩及相应的经验；

f)通过质量、环境或职业健康体系认证（必要时）；

g)需求部门、公司、第三方确定的其它要求。

招标小组或需求部门应采用适宜的方法，在确定供方前对拟选供方满足规定的外包要求

进行验证。

4.3合同的签订

外包合同的起草、评审、签订、续签按照公司《合同评审签订流程》实施。

不必要签订合同的外包，应经过管理处总经理审核、公司总经理批准，并应确定适宜的明确双方权利义务关系的措施。

4.4服务提供

需求部门应确定外包管理责任人，建立《供方名录》；根据合同的约定，做好交接、沟通、培训、协调及实施合同约定的内容等工作。

4.5日常管理

4.5.1管理措施

外包方的管理由需求部门确定管理责任人，对外包工作进行管理。管理处品质专、兼职人员按照管理处确定的方案对其进行控制，公司技术支持部对管理处外包业务品质进行监督和技术指导。确定双方指定的管理人员。

4.5.2合同履行的监督

需求部门应根据合同的约定，采用适宜的方法、时间对外包服务结果或/和过程进行监控，重要外包项目的监督应形成记录，且应由双方指定的人员签字确认。

发现违约行为、重大事项等情况，需求部门应及时以书面形式告知供方整改，与供方的往来文书应向公司备案。

重要外包项目、记录的格式由管理处确定。

4.5.3外包费用支付

需求部门按照合同约定的支付周期、日期，依据验证结果并结合合同约定，填写《外包费用支付申请书》，由技术支持部复核、管理处总经理审批。

费用结算的流程按照集团财务部门制定的报销、结算有关流程实施。

4.6重新评价

合同为半年及以上的终止前一个月或每年年末，由管理处评价小组对供方进行重新评价，评价内容、评价准则、评价方法和流程由需求部门拟定、管理处总经理审批，重新评价应形成记录。

评价内容至少应包括：

a)服务、产品质量合格率或达标率；

b）交付及时率；

c)满足需求部门要求的能力；

e)合作的友好和配合程度；

f)其他。

根据评价结果填写《供方重新评价报告》报公司备案，并作为继续、终止合作的依据。