公司财务管理制度

1.基本任务

管理处财务管理的基本任务是:物业管理处的财务管理为独立运作及核算，与物业管理公司分开。筹集和管理物业管理处的资金和资产，组织日常财产运作和会计核算，协调财务开支，真实地、系统地、全面地反映公司的经营状况，监督各项财务计划的执行情况。

1．会计制度

1.1管理处的业务范围，所属国内行业，执行其所属行业之会计制度。

1.2执行公司统一规定的会计制度。

2．会计年度

2.1为了符合国内《会计法》要求，管理处需按国内规定的会计年度，即自公历1月1日起至12月31日止，编制一套符合国内要求的会计报告。

3．记帐本位币管理处记帐以人民币为单位。

4．收入和费用的确认管理处正确划分资本性支出和权益性支出，对各项收入和费用的确认采用权责发生制原则。

2.公司内部财务管理的基本工作

2.1财务汇报流程

1.财务汇报流程

1.1管理处财务每月定期向项目中心物管部报告。

1.2物管部财务每月定期向项目中心财务部报告。

2.财务汇报格式

2.1为统一口径、便于汇总，管理处统一使用公司总部规定的财务报告格式。

3.财务报告分类

3.1月报、季报和年报

4.财务报告组成及内容

4.1财务报告组成按公司总部统一规定编报，其主要报告有：

4.1.1资产负债表；

4.1.2损益表；

4.1.3现金流量表;

4.1.4其它报表（包括但不限于固定资产，应收账，应付账，收入明细账等）。

4.2财务报告中管理处核算或反映的内容按公司总部统一规定执行。

5.财务报告提交与审批时间

5.1季报应于每月5日以前、年报应于年度终了10日内，报公司总部物业经理审批。

5.2公司总部物业经理应在收到管理处财务报告次日起3日内审完，并将财务报告返还各管理处。

6.对外公布资料：按广州市物业管理办法每季公布收支表给业户查看。

2.2预算及审批预算流程

1.预算制度

1.1管理处的一切财务收支活动都要按财务预算执行，受财务预算的制约；

1.2管理处的财务预算由年度财务预算、季度财务预算组成；

1.3管理处的财务预算要树立全局观念，搞好综合平衡，做到统筹兼顾；

1.4财务预算需经地区总监审批后才能执行；

1.5预算编制禁止巧立名目，弄虚作假。

2.预算编制根据

2.1管理处业务范围及工作方式；

2.2管理处所在地区生活及工资水平；

2.3由管理处付薪的员工人数；

2.4管理处拥有或控制的固定资产的构成及数量、价值等；

2.5租赁的房屋、设施等的数量及价格；

2.6其它

3.预算编制、审批及拨款流程

3.1前季度第二个月月末各管理处部门向财务提供预算所需数据，然后财务部按总部统一规定之预算格式编制。

3.2管理处在前季度第三个月第一个星期，将预算报物业经理审批。

3.3物业经理收到各管理处预算，在10日内审批完成。

3.4审批完毕后，交地区总监最后审批，审批于5日内完成。

3.5审批后的财务预算，及时回复各管理处并通知公司总部（项目中心）财务部。

3.6公司总部财务部根据审批后的管理处预算的拨款金额、拨款时间等，及时为各管理处拨款。

4.预算与实际对比

4.1各管理处的财务报告，要有反映预算数与实际完成数对比资料；

4.2实际完成数大于预算5%以上时，要有文字说明；

4.3实际完成数小于预算10%以上时，要有文字说明；

2.3审批管理

1.营运开支审批

1.1范围:非业主,住客按金/基金等的物业管理处营运开支,一般多于RMB500。

1.2申请程序

1.3未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理

1.4审批权

1.4.1物业管理处主管可签批支付每单不多于RMB500。

1.4.2物业管理公司物业经理可签批支付每单RMB3000或以下。

1.4.3物业管理公司财务总监（即项目中心财务总监）加签每单RMB3,000至

RMB30,000。

1.4.4物业管理公司总经理（即项目中心地区总监）加签每单RMB[]以上。

1.4.5有效合同或预算。

1.5复核

2.备用现金开支审批

2.1最高存放金额:RMB5,000；申请现金补充备用现金金额:RMB500；存款应付约一星期需要。

2.2备用现金适用范围：难以用支票形式支付的小额支出，一般不多于RMB200。

2.3申请程序。

2.4未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理。

2.5审批权

2.5.1物业管理处主管可签批支付每单不多于RMB300

2.5.2物业管理公司物业经理可签批支付每单RMB300以上

3.合同方面

3.1如已有合同之约束，及既定协议之金额，则由物业经理签批后便完成审批。

3.2未有合同,则按如下情况

3.2.1对外签约(备预算)

3.2.1.1预算金额30,000元或以上审批:总经理

3.2.1.2预算金额3,000-30,000元或以下审批:财务总监

3.2.1.3预算金额3,000元以下审批:物业经理

3.货币资金及往来帐项管理

3.1现金管理

1.现金处理

1.1管理处的现金管理由现金出纳和会计负责，现金出纳，应每天登记当天的现金收支记录及整理有关凭证资料，管理处负责人可以随时监督检查。

1.2管理处办公室应储存适量现金，现暂定500元，足够3-5天内的日常零星开支。现金存量在规定的限额内。当现金余额到达现金存量下限时,由出纳通知会计，并准备支票由物业经理签署后提取现金。

1.3现金出纳根据管理处开支情况，提出现金存量上下限报总部物业经理批准。

1.4办公室应把现金储存于保险箱内。

1.5保险箱密码与保险箱锁匙由二人分别持有管理，未得物业经理批准不得移交第

三者。

1.6出纳与会计每周末及月末下班前进行现金盘点；由出纳填写现金盘点登记表两人共同签字。月末盘点，会计核对现金帐无误后，再由会计及出纳共同签署确认帐物相符。管理处负责人可以随时进行监督盘点。出纳每日必须登记现金日记帐，保证账目与现金数额相符，并每月与会计对帐。

2.现金提款

2.1管理处每月的用款由项目的专用帐户开支。

2.2管理处现金储存量在规定限额内（现暂定在不超过5，000元。每当现金余额到达现金存量下限（500元）时，出纳要通知会计，并准备转帐支票预约签署。财务部要每月咨询管理处主管，建议财务部主管修订现金存量上下限。

2.3每次提款由出纳负责安排，管理处派员与出纳一同提款。

3.2按金管理

1.退还装修押金及装修工作证押金程序

1.1装修后3个月内，管理处对已装修单位验收合格后，填写《装修按金发还申请表》，并附上文件凭证.

1.2管理处经理签名同意后可予以退还装修押金及工作证押金。

1.3财务核实发还申请表后才发放款项。

3.3支出报销流程

1.支出简化流程

1.1各部门需指定一人与财务部对口办理有关支出报销管理工作。（其它人员支出报销亦统一由部门与财务部对口）

1.2部门任何支出，先向财务部索取《付款申请表》，填好后连同有关单据合格、发票等并作背书，经部门负责人核实签字。

1.3管理处经理签批后，再交财务部核对。会计核对后，将付款申请书及有关单据交财务部出纳。

1.4出纳登记现金日记帐，将签署后的付款申请书与发票、原始凭证等交会计。

1.5财务部会计入帐，制作凭证。

1.6若要开支票，会计负责准确支票并安排盖章。

1.7遇到物业经理审批权限以外，需要总部审批的支出，由物业经理与有关高层预约时间审批。

2.支出报销时限

2.1由管理处负责人确定每周的某段时间天为报销日期，非特殊情况，其它时间不审批报销。

2.2管理处人员有因工预借款项，应在完成业务返回管理处后3日内报销结帐，对有特殊情况的其清帐日期亦不得超过30天。出差前领款亦不可以早于出差前3天领款。

3.现金预支

3.1管理处货品购买，尽可能地使用非现金结算方式。

3.2预借现金必须填写《借支单》，经管理处主管签字后，向出纳领款，副本留在出纳处，正本予会计入帐，但出纳及会计要在副本上签署确认。预借现金必须在借出日起3日以内归还/清帐。清账前，借款人需个人承担借款责任；每次借款不得越过人民币3000元，若部门总借款共3次而未清账时，共3000元便不可再预借款项。

3.3员工使用现金应取得原始凭证/合格方案并背书，填《付款申请表》，本人签字后，交管理处经理批准签字，会计审核，向出纳领款。有预借现金者，应同时还清所借现金。

3.4若有特殊情况不能取得原始凭证/合格方案，用款人应以书面形式说明原因，并得到部门主管核实批准，财务部审核，作为自制凭证入帐。注：凡采购办公用品及各种设备、物料，要经行政部办理入仓出仓手续，并签字核实。

3.4帐户管理

1.户口分类

物业管理公司物业管理处

户口类别负责人用途户口类别负责人用途

1、基本户口财务总监作收支费用1、小额户口物业经理支付日常支出（储备额不超过10,000元）（3000元以下）

2、大额户口财务总监处理日常收款及转帐至小额户

3、按金户口财务总监收取装修按金、管理费按金

4、基金户口财务总监收取资产储备金注：每个管理处均开设以上类别户口

2.户口运作

1.小额户

1.1支付RMB3,000或以下物业管理处营运开支。

1.2小额户运作类似备用金运作模式,资金不足时以实报实销的形式大额户转入。

1.3小额户不收管理费和其它物业管理处的收入。

1.4户口签名人除管理物业管理公司的地区总监与财务总监外，物业管理公司主管（KKLEUNG）可单独执行。

2.大额户

2.1主要支付RMB3,000以上的物业管理处营运收入。

2.2大额户运作类似公司的基本户运作模式，资金不足时以实报实销形式大额户调入。

2.3大额户收管理费和其它物业管理处的营运开支。

2.4资金不足由所属物业管理公司免息借入补足，一些非一般支出经特定审批程序或会由基金户拨入应付。

2.5户口签名人参考广州项目中心下属公司银行户运作模式，物业管理公司主管（KKLEUNG）可单独签RMB3000可以下的支票。

3.按金户

3.1专门收支物业管理处客户的各类按金。

3.2户口签名人参考广州项口管理中心下属公司银行户运作模式,物业管理公司主管(KKLEUNG)要单独签RMB3000或以下的支票。

4.基金户

4.1专门收支物业管理处客户的各类基金。

4.2一些非一般支出经特定审批程序或会由基金户调拨至大额户应付。

4.3户口签名人参考广州项目中心下属公司银行户运作模式,物业管理公司主管(KKLEUNG)可单独签RMB3000或以下的支票。

4.固定资产的管理

4.1计价方法

1.资产计价采用历史成本原则。

2.凡单位价值2，000元以上，使用期限在一年以上的，并在使用中保持原来物质形态的资产，列为固定资产。

3.设备或物品要作报废,填写《物品报废申请表》

4.2折旧

1.折旧按照建时的成本价及预期可使用年限，以直线法每月计算，不预计残值和清理费用。

2.购建的固定资产,从次月开始计提折旧；处理的固定资产从次月开始不计折旧。资产预计可使用年限汽车10年电脑及其辅件3年家具5年办公室仪器5年装修3年其它报总部批准后执行

5.费用的管理

5.1报销手续

1.用款申请

1.1购买大宗物品（1,000元以上）需做三份报价分析填报《报价分析表》；在有预算情况下1,000元以下由管理处经理审批：1,000元至3,000元由总部物业经理审批；3000元以上由总经理或授权物业经理审批。

2.报销手续

2.1持原始凭证（购物发票）填写《付款申请表》，经手人按审批单要求填写后交管理处有关领导签名。

2.2报销审批单由管理处经理或有关领导签名后，现金开支的结清余款，有备用金的补足备用金。1000元以下之零星开支费用，由管理处经理审批予以报销。

3.备用金

3.1各部门主管因公需零星购物的可申请备用金，备用金限额管理处经理1,000元，各部门主管300元。

3.2申请备用金需填写《借支单》由总部物业经理签名同意，再到财务部领取，作为本部门购物使用。

4.车费报销手续

4.1管理处派员外出办事，根据取回的合理凭证填写《付款申请表》（车票）贴在后面，经手人签名、交由有关领导审批签名后结清余款。

5.2工资发放

1.工资发放

1.1财务部于每月2日前将工资发放资料报总部物业经理审批。

1.2物业经理应在每月2日前审批完毕，并将工资发放资料返回管理处财务部。

1.3管理处于每月8日根据审批后的工资资料发放工资。

1.4财务部负责准备支票及汇款单。

1.5人事部负责考勤及核实出席时间

5.3应酬费用

1.应酬费用

1.1所有应酬费用（包括送礼）必须由财务部另册详尽列同被接待单位的资料、日期、人数、地点。

1.2与管理处有关的对外单位发生的应酬费用，管理处人员内部的文娱活动费用，应在预算中另列。

1.3应酬费用只为管理处部份有业务上需要的员工而设。各部门员工的应酬费必须事先经公司主管经理同意。

1.4管理处每月应酬费用不得超出预算上限，及每次应酬费用不得超出RMB500元。若管理处主管认为当月需较多应酬或某次应酬将超出标准时，应预先请示物业经理批准后,方能为之。

6.营业收入的管理

6.1管理费收取指引涉及部门：管理处管业部、财务部

1.缴交管理费方法

1.1缴交现金

1.2银行划帐

2.出管理费单之安排（包括日期、部门跟进）

3.追收程序

3.1正常—发通知书致业户

3.2欠费追收—特别函件

3.3再跟进追收—律师信

4.每段时间报告

4.1每周管理费收取明细

4.2每二周管理费收取明细

4.3每月管理费收取明细

5.表格

5.1管理费事宜(表格一)

5.2再次催款通知(表格二)

5.3最后催缴通知(表格三)

5.4管理费收取明细（适用每周，每二周，每月）