档案的建立与管理
档案的建立与管理
科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。XXXXXX项目作为独特社区，其档案资料是十分繁杂的，我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专职档案管理人员，抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节，对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理，达到提高物业管理水平、更好地服务客户的目的。
（一）档案资料的分类检索
1、原物业公司及开发建设单位移交档案资料
（1）产权资料
A.项目批准文件
B.用地批准文件
C.建筑执照
D.拆迁安置资料
（2）技术资料
A.园区规划图
B.建筑施工图
C.竣工图
a.总平面图
b.单体建筑、结构、设备竣工图
c.消防、附属工程及地下管网竣工图
D.地质勘测报告
E.工程合同
F.开、竣工报告
G.工程预决算
H.图纸会审记录
I.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）
J.隐蔽工程验收签证
K.沉降观察记录
L.竣工验收证明书
M.钢材、水泥等主要材料的质量保证书
N.新材料、构配件的鉴定合格证书
O.水电、卫生器具等设备的检验合格证书
P.砂浆、混凝土试块试压报告
Q.供水试压报告
（3）物业资料
A.住宅区基本资料
B.住宅区分区资料
C.商业网点资料
D.娱乐设施资料
2、管理单位自建档案资料
（1）用户资料
A.用户入住资料
a.购房合同书复印件
b.入住通知书
c.入住声明
d.业主规约
e.其它
B.家庭人员档案
a.用户情况登记表
b.身份证复印件
（2）日常管理资料
A.环境管理记录
a.日常巡查记录
b.垃圾清运记录
c.消杀记录
d.噪音检测记录
B.保安管理记录
a.日常巡查记录
b.交接班记录
c.值班记录
d.物资搬运放行记录
e.紧急事件处理记录
f.车辆进出记录
g.夜间查岗记录
C.出租屋档案
a.出租屋租赁许可证复印件
b.租赁合同复印件
c.入住认定书
d.承租人员资料（含《住户情况登记表》）
D.车辆档案
a.车辆详细资料
b.车位使用协议
