物业公司保密制度提要

物业公司秘密是关系公司权力和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。公司保密工作,实行既确保秘密又便利工作的方针。对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显着的部门或职员实行奖励。1.目的为保守公司秘密,维护公司权益,特制定本制度。2.职责总经理负责保密级以上资料的复制、摘录、携带外出等的审批。总经办负责保密制度的监督与管理。3.过程与方法控制3.1.公司秘密包括下列内容:3.1.1.公司重大决策中的秘密事项;3.1.2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策3.1.3.公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。3.1.4.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。3.1.5.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。3.1.6.公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。3.1.7.业主资料;3.1.8.公司规定不公开的财务、银行账户账号;3.1.9.其他集团公司或公司管理层确定应当保守的公司秘密事项。3.1.10.公司职能部门/项目内部来往资料文件。3.1.11.一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等公开性文件不属于保密范围。3.2.公司秘密分级:公司所有的档案资料,须按其秘密等级标明相应的字样(一般分为绝密、机密、保密、内部资料、公开资料五组),分门别类放置,www.fdcew.com列成清单,便于查阅使用。由指定的专人负责印制、收发、传递、保管。合理划分、确立密级、该保密的必须保密,该公开的必须公开。3.2.1绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害;代码S3.2.2机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;代码A3.2.3秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受损害。代码B3.2.4内部资料:泄露会使公司利益遭受一般损害;代码C3.2.5公开资料:公开有助于公司利益。代码D3.3密级的确立依据保密分级表确立各类文件资料的密级。3.3.1公司各职能部门/项目负责人对其产生的文件资料,提出定级意见,确立后均在文件右上角编号最后一位注明,每季度由总经办核实密级。3.3.2属公司秘密事项但不能标明密级的,通过口头通知、传达接触范围内的人员。3.4密级变更及解密:3.4.1因工作需要或环境变化,需要变更密级的,由原产生密级职能部门/项目负责人提出申请,交总经办批准变更。3.4.2对尚在保密期的文件事项,因工作需要或环境变化,需公开的,由原产生密件职能部门/项目负责人向总经办提出申请,经公司总经理批准解密。3.5保密措施:3.5.1公司与长期接触秘密文件资料的员工签定保密协议。3.5.2公司设专人分管保密工作,有条件的专门设立保密室。公司各职能部门/项目备专人或兼管负责保存保密材料;3.5.3公司全体员必须贯彻执国家有关安全和保密法律、行政法规和纪律;3.5.4保密档案室(柜)为公司重要工作场所,任何无关人员未经许可不得接触;档案室(柜)内一切设备、设施,未经许可不得使用或随意翻动;3.5.5定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态,确保秘密档案材料的安全;3.5.6对保密材料须专门登记入册,并定期清查,防止丢失和错漏;3.5.7传阅保密材料由指定人员统一掌握,划定传阅范围,不得自行扩大,不得让无关人员阅看,控制传阅件的行踪,以防丢失;3.5.8保密材料不得私自复制,复印件视同原件管理,复印过程的废纸应及时销毁。3.5.9保密材料严格按领导批准的数量打印或印刷,不得擅自多印多留;草稿视同原件一样管理。打印过程形成的废纸、废件应及时销毁;3.5.10传递密级材料应专人专送,中途不得办理无关事项,密件不得携入不利于保密的场所;3.5.11做好公司重要会议的保密工作。会址应选择有利于保密的地方,严格控制无关人员进入,严禁滥发会议文件,检查有无遗留材料、笔记本;3.5.12公司文件不能随意放在桌面上和其它暴露的地方,如暂不阅读或离开办公室时,要将文件锁好。公司的重要文件原则上不准携带外出,限在办公室作用,用后应随手入柜加锁及在规定限期内归还。3.5.13注意在通讯和办公自动化中的保密工作。不在无保密措施的电话、传真机上传递保密材料;3.5.14严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密级材料,一律须向总经办办理申请批准手续和登记手续,方可使用文件调阅单;3.5.15对保密内容未经许可,不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏;否则由此造成的后果由当事人承担责任;3.5.16公司保证员工的隐私权不受侵犯,个人资料不被有意泄露。3.5.17属于公司密级的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经办执行;3.5.18采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由当事人负责保密。3.5.19对于密级文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:(1)非经总经理批准,不得复制和摘抄;(2)收发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施;(3)在设备完善的保险装置中保存。由公司指定专门部门负责执行,并采用相应的保密措施。3.5.20在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。3.5.21不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密。3.5.22公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经办;总经办接到报告,应立即作出处理。3.6保密纪律3.6.1不该说的话,不要说;3.6.2不该问的事,不要问;3.6.3不该看的文件,不要看;3.6.4不该记(摄、录)的事,不要记(摄、录);3.6.5不得擅自携带密件外出;3.6.6不得在公共场合谈论公司秘密;3.6.7不得在私人通信中涉及公司秘密;3.6.8不在不利于保密的地方放置密件;3.6.9不得利用公用电话、明码电报,以及邮局办理秘密事项;3.6.10.发现泄密及时报告,采取补救措施,避免或减轻损害;3.6.11.客人问及公司秘密,应予以婉拒、避谈。4.奖罚:4.1出现下列情况之一者,给予警告,并扣发工资10元以上500元以下:(1)泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;(2)工作::人员如因疏忽遗失文件资料及载有企业秘密的电脑磁盘、音像制品的。(3)已泄露公司秘密但采取补救措施的4.2.出现下列情况之一的,公司除给予提醒、警告、调整工作岗位、辞退、开除等行政处分及经济处罚外,还将视其情节轻重及危害后果,交送司法机关依法处理,追究其经济责任和法律责任。(1)故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;(2)违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;(3)利用职权强制他人违反保密规定的。4.3本制度规定的泄密是指下列行为之一:4.3.1使公司秘密被不应知悉的;4.3.2使公司秘密超出了限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的。4.4对保守公司秘密或防止泄密有功的,公司予以表扬、奖励。4.5以上其他未明晰奖罚的行为均通过年度绩效考核体现。5.附则5.1本保密管理制度与会议管理制度、文档管理制度、绩效考核管理制度等配套使用,本条例对其他管理制度的保密方面具有指导性;5.2本制度由广州XX物业管理有限公司总经办负责解释、补充,经总经理批准颁行</p>