物业分公司体系内部审核程序

物业分公司体系内部审核程序1总则1.1体系内部审核是确定各物业分公司满足管理体系程度以及评价管理体系符合性、有效性，识别改进机会的重要手段。1.2各物业分公司应严格执行内部审核的有关要求，健全自我完善机制，不断提高管理水平、服务质量和经营绩效。2职责界定2.1物业分公司负责组织实施内部审核活动，并将审核报告报项目所在公司备案。2.2项目所在公司负责监督区域内物业分公司的内部审核，必要时将物业分公司内部审核作为项目所在公司内审的一个组成部分。2.3管理公司物业管理部负责指导各物业分公司开展内部审核活动。3基本要求3.1各物业分公司内部审核应定期进行，至少每半年一次。全年的内部审核安排由品质部负责列入年度工作计划。例行的内部审核必须全面覆盖公司各项业务活动、区域(责任部门)和人员。3.2必要时，物业分公司总经理可根据实际情况决定进行临时增加的内部审核，临时增加的内部审核可以是完整的或部分范围的审核。提出临时内部审核的时机包括(不限于)：a)组织机构、业务流程或制度文件发生重大调整；b)发生严重的顾客投诉事件、质量事故或其它环境、职业健康安全事件、事故；c)管理工作受到集团或管理公司的严厉批准；d)总经理认为必要的其它情况。3.3物业分公司总经理(或管理者代表)应为内部审核提供必需的资源，并在公司内各级员工中明确有关内部审核工作的权责。3.3.1公司分管领导(管理者代表)职责a)每次内审计划的审核、批准、并指定审核组长；b)审核组与受审核部门之间关系的协调；c)不合格项纠正措施方案的批准；d)审核报告的审核、批准。3.3.2品质部职责a)负责按计划组成审核组进行内审；b)负责内审报告的打印、发放和存档；c)负责不合格项纠正措施的审查和跟踪验证。3.3.3受审核方职责列入内审计划的岗位或部门均为受审核方，其职责是：a)确认对本部门进行内审的计划；b)做好接受内审的准备工作；c)指定联络人员，协助审核组完成审核计划；d)确认不合格项，并有针对性地采取纠正措施。3.3.4审核组职责3.3.4.1审核组长职责：a)协助品质部组成审核组；b)制定现场审核计划，组织文件审核；c)指导审核员编制检查表，准备现场审核记录和不合格报告等工作文件；d)主持首次会议和末次会议；e)控制现场审核气氛和审核进度；f)编写并向品质部提交审核报告、现场审核记录等。3.3.4.2审核员职责：a)编制检查表。b)按分工要求进行现场审核，填写现场审核记录。c)对不合格事实进行描述，填写不合格报告。3.4审核员安排必须保证独立性，审核员与受审核部门没有直接的工作责任关系。各物业分公司内审员管理应保证满足以下要求。3.4.1内审员必须经过相关体系审核的专业培训(ISO9000、ISO14000、OHSAS18000等)，并取得培训合格证书；3.4.2物业分公司每年应以适当的形式对内审员进行培训，以提高其专业知识技能和内审技巧；3.4.3参加管理公司物业管理部规定的其它培训进修课程和审核交流活动。3.5各物业分公司组织实施的内部审核，无论其是否已经按相关体系标准建立管理体系，内部审核依据中必须包含本手册的规定。4审核程序4.1审核计划与准备4.1.1根据年度工作计划，每次审核前一周由公司总经理(管理者代表或分管领导)指定审核组长，组长负责协助品质部确定内审组成员，应保证与受审核方没有直接的工作责任关系。4.1.2审核组长负责制订《管理体系内部审核实施计划》，计划应包括(不限于)：a)审核目的与范围；b)审核依据；c)审核日期；d)审核组成员；e)审核日程安排；f)审核报告的分发范围审核等。4.1.3审核计划经品质部审核、公司总经理(管理者代表或分管领导)批准后，由审核组长分发至受审核部门。4.1.4实施审核前，审核组长组织审核组成员对公司内部管理文件进行系统的审查，针对与本手册规定及选定体系要求不一致的问题开列出文件审查清单。4.1.5实施审核前，审核组长应安排审核员根据分工编制审核检查表，审查检查表应由审核组长汇总审查，协调、指导审核组成员的审核思路和方法，达成一致后签署执行。4.2审核实施4.2.1审核组长负责对审核全过程进行控制，审核实施过程一般包括(不限于)：首次会议、现场审核、末次会议等。4.2.2现场审核实施过程中，内审员通过与受审核部门人员的面谈、查阅文件和记录、现场观察等方式收集审核证据，并如实记录。4.2.3现场审核过程中，内审员必须按计划完成分配的检查任务，包括检查内容及时间进度要求。特殊原因导致现场审核不能按计划执行时，内审员必须同时报告审核组长和公司分管领导。4.2.4内审员在审核中发现的问题均应填写《审核不合格报告》，不合格报告需由审核组长批准，并经受审核部门领导确认。4.3报告与跟踪4.3.1现场审核结束后，审核组长负责根据审核过程中的记录编制审核报告。审核报告应反映审核的实际过程和管理体系运行状况，包括(不限于)以下内容：a)本次审核的目的、范围；b)审核准则(依据文件)；c)审核过程简介(包括审核组成员、审核天数、受审核部门、审核重点、受审核公司/部门配合情况等)；d)管理体系总体运行情况，及审核结论；e)存在问题(不合格事项)及在各要素中的分布情况、纠正要求及验证方式；f)下次审核须重点关注的方面。4.3.2审核报告经品质部审核、公司总经理(管理者代表或分管领导)批准后，由审核组长连同《审核不合格报告》分发到受审核部门。4.3.3受审核部门接到不合格报告后，应组织人员进行原因分析，并提出纠正措施计划交品质部。4.3.4品质部应先对原因分析和纠正措施计划进行审查，不符合要求的返回受审核部门重新制订。符合要求的报公司总经理(管理者代表或分管领导)批准。原件存品质部，复印一份交受审核部门实施。4.3.5受审核部门收到已批准的纠正计划后，及时按计划实施纠正措施。4.3.6品质部应组织内审员对纠正措施的实施进行督促，在规定期限到达后，组织人员进行效果验证，并在不合格报告上填写验证记录。4.3.7品质部负责汇总纠正措施实施情况，向公司总经理(管理者代表或分管领导)汇报。5支持文件及记录5.1WDWY-FR-MM9102不合格控制、纠正及预防措施5.2WDWY-FR-MM9201日常服务检查5.3WDWY-MM96管理评审5.4WDWY-FR-MM9501管理体系内部审核实施计划5.5WDWY-FR-MM9502审核现场检查表5.6WDWY-FR-MM9503审核首次/末次会议签到表5.7WDWY-FR-MM9504审核不合格报告5.8WDWY-FR-MM9505体系审核总结报告</p>