物业集团地区分公司人员定编定岗指引

物业集团地区分公司人员定编定岗指引1.0目的为完善人员的配置比例，使各单位科学、合理地制定各部门及管理中心的架构、编制及岗位，特制订本指引。2.0适用范围本指引适用于zz物业集团地区公司部门及管理中心架构、编制及岗位的制定或调整。3.0定义定编指各单位按照公司及各单位年度的经营计划和目标编制出所需的人员数量。定岗是指按照公司的人事管理制度，科学、合理地对公司各部门、管理中心的架构及岗位进行制订、评估和调整，以维持公司各部门及管理中心的有效运作。4.0职责4.1各部门/管理中心每年10月15日前根据第二年业务发展的需要草拟定编定岗方案报地区公司行政人事部。4.2行政人事部于每年10月30日前对各部门/管理中心的定编定岗方案进行核对、分析、汇总并报公司领导班子。4.3地区公司领导班子于11月15日前对整个公司的编制及岗位的设置进行审核后报zz物业集团批准执行。5.0内容5.1定编5.1.1小区的基本定编原则1、根据公司辖下各物业的情况，可大体分为三类物业：1）住宅小区；2）写字楼、学校、工业园；3）别墅。因此定编的原则为：先定基本定编原则，再根据上述三类物业制定特别的标准。2、由于我司辖下的物业有三种状况：1）已完成开发部分或全部过保修期；2）分期开发，部分过保修期，部分不断有新交楼；3）正在开发，刚开始接管（8个月内）。因此，最后定编应在第一点定编后的基础上按一定标准进行增减人员。3、每一个单位的定编数为根据上述1、2点核算出来的人数。5.1.2物业类型：根据公司现在在管和准备接管的物业情况，大致可分为三类：住宅小区、写字楼、别墅。5.1.3构成人员定编标准的因素:1、管理物业权数：指小区的管理面积及规模。A、每45000平方米住宅面积为1权，10000平方米的商铺或地下室（限北京地区）为1权。B、锅炉供暖系数为0.8权，若外判按0.2权（只限于北京工程人员）C、中水、污水系统为0.8权（只限于工程人员）D、热水系统为0.5权（只限于北京工程人员）E、公建设施为0.8权(只限于天津工程人员)2、技术定编系数：指服务质量保障系数，工程为1.4；物业为1.2。3、成本定编系数：以管理费的标准单价为成本定编系数，住宅小区的成本定编系数应小于或等于1.8。实行管理费全包制的小区，成本定编系数为：管理费标准*80%，最后得出的成本定编系数应小于或等于1.8。4、新交楼临时增加系数：1.3。主要由于物业新交付使用半年至8个月内，由于业主收楼比较集中，维修、装修及投诉问题较多，因此所需要的物业服务人员也会相应增多，故设置该系数，该系数增加的人员原则上在该物业接管8个月后调减。4、容积率系数：主要用于别墅物业，容积率≥0.5的，其系数定为1，容积率<0.5的，其系数可根据服务档次、管理费用收费用标准等确定1≤容积率系数≤1.5。5、已由集团定性的高档小区且管理费高于2.5元(北京以管理费标准乘以80%后的数为标准)，如广州的帝景苑，北京的珠江帝景，在人员定编后，物业、工程人员的配置允许有10%的调升。5.1.4基本定编计算方式1、物业、工程人员编制=技术定编系数*管理面积定编系数*成本定编系数*（容积率系数*新交楼临时增加系数）注：上述公式括号的内容限用于新交楼的小区或别墅物业人员包括高级物业主任、物业主任、物业助理、前台文员、资料员；工程人员包括高级工程主任、工程主任、值班工程师、技工。2、保安类编制核算：保安编制总数=固定定岗数*3（指三班运作，如二班运作为2）*1.14（顶班系数）+非固定岗位人数(接管建筑面积/6000平方米)注：1、接管建筑面积含车库、地下室的面积。2、固定岗只限于门岗、监控室或特殊的治安死角位的设岗(此类定岗须现场核查后才能批准定)，如公寓大堂需每个大堂设人，可定为固定岗。3、核算出来的保安人员编制人数已含高级保安主任（含高级物业/工程主任）以下所有人员，编制同时已含门岗礼宾司和仪仗司的配置。5.1.5编制调整原则主要用于按在管物业的状态调整相应的人员编编制。1、住宅小区A、已完成开发、部分或全部过保修期a)已完成开发、部分过保修期，按5.4的定编公式计算出配置人员。b)已完成开发、全部过保修期在一年以上（一年以内仍按A标准执行），当年度物业人员按物业总人数调减25%，调整期为4个月，以后年度不再调减。B、分期开发，部分过保修期，部分不断有新交楼a)对已完成开发、部分过保修期的物业按基本编制原则计算出人数。b)对完成开发、全部过保修期在8个月以上（8个月以内仍按A标准执行）的物业按5.4的定编公式计算出配置的人数，然后当年度物业人员按物业总人数调减25%，调整期为4个月，以后年度不再调减。c)对本年度需新接管面积按5.4的定编公式计算出配置人数，把人数中的物业人员数再乘以新收楼系数1.3后，得该项人数。d)该类型小区的人员编制配置总数为A+B+C项的总人数。e)8个月后，上述C点中因新收楼而增加的人员调减到其他小区。C、新开发，刚开始接管（8个月内）a)小区新收楼半年至8个月内，由于维修及投诉问题较多，因此小区对本年度新接管面积按5.4的定编公式计算出配置人数，把人数中的物业人员数再乘以新收楼系数1.3后，得该单位的物业配置人数。b)接管后8个月调减因新收楼系数而增加的人数，以后年度不再调减。c)新盘刚开始时接管面积不多，但技工仍需三班运作，因此如按定编原则计算出的技工不能满足三班的需要（三人加顶班一人共四人），可配按三班需要配足。2、写字楼、学校、工业园、宿舍楼以上几类物业不按上述公式计算，人员配置按现场的实际情况及服务的需要设置，原则上物业人员配置较少，配置以工程、保安人员为主。3、别墅物业A、管理面积权数：每80000平方米建筑面积为1权B、容积率系数：容积率≥0.5的,其系数定为1,容积率<0.5的,其系数可根据服务档次、管理费用收费用标准等确定1≤容积率系数≤1.5C、技术定编系数：工程为1.2,物业为1.4D、成本定编系数:以管理费单价为成本定编系数，1.9≤系数≤2.3。实行管理费全包制的，成本定编系数为：管理费标准*80%。E、新交楼临时增加系数：1.35.2定岗5.2.1管理中心的定岗1、管理中心副经理配置标准A、在管建筑面积在25万平方米（含25万平方米）以内的管理中心，原则上不专门设置副经理，惟高档盘(住宅物业管理费标准大于2.8元/平方米，如帝景苑)可设置1名副经理B、在管建筑面积在40万平方米（含40万平方米）以内，25万平方米以上的管理中心，可设置1名副经理。C、在管建筑面积在40万平方米以上的管理中心，可设置2名副经理。2、管理中心物业部岗位配置标准A、物业主任配置标准a)在管建筑面积在25万平方米（含25万平方米）以内、管理中心(含写字楼)有3-5名物业助理的，可配一名物业主任。b)在管建筑面积在40万平方米（含40万平方米）以内，25万平方米以上、管理中心物业助理有8名的，可设置2名物业主任。c)在管建筑面积在40万平方米以上,管理中心物业助理有9名以上的，最多只能配三名物业主任。B、高级物业主任配置标准a)在管建筑面积在40万平方米（含40万平方米）以内，25万平方米以上、管理中心物业部管理人员达8--12名物业助理，其中有2名物业主任以上的，可设置高级物业主任1名。b)在管建筑面积在40万平方米以上,可根据分区管理的需要，配置2-3名的高级物业主任。3、管理中心工程部岗位配置标准A、在管建筑面积在25万平方米（含25万平方米）以内,工程部人员在7人以内的，只设置工程副主任1名。B、在管建筑面积在40万平方米（含40万平方米）以内，25万平方米以上工程部人员在8—14人的，可设置工程主任1名，工程领班（或值班工程师）1名。C、在管建筑面积在40万平方米以上，工程部人员编制在14—20人的，可设置高级工程主任1名，工程领班（或值班工程师）2名。D、在管建筑面积在40万平方米以上，工程部人员在21人以上的，可设置高级工程主任1名，副主任1名，工程领班（或值班工程师）3名。4、管理中心保安部岗位配置标准A、10—15人的保安队伍配备保安队长1名，不设副主任以上职位。B、16—30人的保安队伍,保安队长2名，配备保安副主任1名。C、31—50人的保安队伍,保安队长3名，配备保安主任1名，不设副主任。D、51—80人的保安队伍,保安队长5名，保安副主任1名，配备高级保安主任1名,不设保安主任。E、81人以上的保安队伍配备高级保安主任1名,设保安主任1名,保安副主任2名，保安队长以5名为上限，不再累加。F、代管保安岗位按其代管保安数独立设置，但必须执行上述定岗原则。G、不足10人的保安队伍按A点执行定岗配置。5、以上如在管建筑面积和物业助理人员数目两项条件不能同时具备的，最终以在管建筑面积为标准。6、副经理、经理可按岗位配置人员，其他岗位人员的配置必须按定编原则在部门/管理中心各相应编制总数内设置，例如：按定编原则计算出某管理中心工程部编制为8人，此人数为包含高级工程主任及以下所有人员的定编。7、管理中心其他类别人员的定编定岗原则原则上每个管理中心只设文职人员（含文员、资料员、信报员）1名，辖下各部门如工程部、保安部等不设文职人员；管理面积在40万平方米（含40万平方米）以上的管理中心可增设1名文职人员。5.2.2公司本部部门的基本定编定岗标准1、公司本部原则上由行政人事部、财务部、管理部三个职能部门组成，根据业务的发展需要可增设审核部、保安招聘培训中心，其中：A、行政人事部下设行政组、人事组；管理部下设物业组、工程组、保安组、前期介入组。B、当公司规模增大，管理总户数达6000户以上，保安需求量达500人以上，设立保安招聘培训中心，归属行政人事部管理，即行政人事部下设行政组、人事组、保安招聘培训中心。C、公司管理总户数达35000户以上，公司员工达2000人以上，设立培训中心，由行政人事部管理，保安招聘培训中心纳入培训中心的管理，由培训中心统筹负责全公司的员工（所有类别员工）的培训工作，保安的招聘工作由行政人事部统筹负责。2、本部部门的设置标准：A、行政人事部a)当公司管理的面积在60万平方米以下，公司员工达600人，可设一名经理、人事组可一名人事主任、一名劳保员；行政组可设一名行政助理、一名采购员，不足条件的只设一名人事行政助理，不另行按人事、行政分设。b)员工每增加400人，增设一名人事组人员，在核算编制内人事组人员中一人可设为主任，公司员工达1000人，可另增加编制专设培训主任一名；有4-5名主任的可在主任总编制内设高级人事主任一名，保安培训工作的可另增加编制专设一名保安培训教官。c)当管理的楼盘每增加6个，可增加一名行政组人员，在核算出的三名行政普通员工（含前台文员）中可设一名行政主任，管理的楼盘达15个可另设一名采购主任。d)当公司面积达300万以上，管理员工达2000人以上，在按上述核算出的人员编制外，人事组可设一名副经理，行政组可设一名副经理。B、管理部a)当公司管理的面积在60万平方米以下，管理的楼盘达5个，可设一名经理、一名物业主任、二名工程师、一名高级保安主任。b)公司管理的面积在60万平方米以上，250万平方米以下，管理的楼盘达10－－15个，可设一名经理、二名物业主任、二名工程师、一名高级保安主任、一名保安主任。c)当公司管理的面积在250万平方米以上，管理的楼盘达15个以上，可设一名经理、一名高级物业主任、一名物业主任、三名工程师、一名高级保安主任、二名保安主任。在管理面积达450万以后，每增加管理面积80万，工程师可增设一名，保安主任可增设一名。d)前期介入组根据当年拟接管项目的数量及接管时间进行设置，同时作人才储备，职位原则上每盘设一个副经理。C、保安招聘培训中心a)当此部门因业务的特殊需要单独设置为一个部门时的时候，设置基本人员为：一名经理、一名培训教官、一名招聘专员，当保安员达1000人以上，增设一名培训教官。b)如果管理部保安组职能合并到保安招聘培训中心，在原架构上增设一名副经理，一名高级保安主任、一名保安主任专门处理保卫事务。E、审核部a)、此部门因业务的特殊需要单独设置为一个部门时的时候，部门基本设置副经理一名、审核员二名。当管理的楼盘达30个以上，可增设1个审核员。F、财务部a)、副经理：每12盘帐设置1名，协助经理进行财务管理工作，主要分管预算编制及小区收款工作管理、会计出纳人员招聘培训考核、仓库管理制度执行及出纳、票据工作检查、总帐报表审核等工作。b)、高级会计主任：每12个楼盘或会所设置1人，主要负责全公司总帐、税务、审计、全公司工资奖金福利计发等工作。c)、会计主任：每3至4名会计、见习会计设置1人，除负责本人分管小区帐务外，负责审查督导分管会计、见习会计日常工作。d)、分管会计：实行集中核算模式，可根据小区规模、工作量统筹安排。中小型小区每两盘帐配置1人或兼管其他专项工作，如票据专管员、办税员、车队、租赁、客服中心、新盘筹建等；大型小区（3000户以上）配置1—1.5人。由于各小区/部门支票收付、现金报销均经本部帐户处理，又因帐务处理需要，所有集团内部往来均在本部帐户反映，故形成大量往来款项，分管公司本部会计每15个小区/部门设1人。分管会计施以责任会计之职责要求，负责全盘帐务处理及监管小区财务部日常运作，每4个会所配置1名分管会计。e)、出纳：实行集中核算，全公司资金统筹使用，随着楼盘不断增加，出纳岗位尤为重要。每10个小区/部门（或会所）设出纳1人，超过10个小区，但不足20个小区的增设出纳助理1人；如此类推。f)、收款主任：每12个盘设置1人，负责小区收款、车场收款、会所收款巡查、稽核、督导、新员工实操培训等工作。当达到20--30个盘时可多设置一名高级收款主任，负责小区及会所收款员的招聘、培训、工作指导等。g)、小区收款主管：住宅达3500户、停车场车位500个、商铺/写字楼20000平方米以上，收款员、开票员及车场收款员达10人以上超大型小区或设有两个以上分区管理处的小区设置1人，全面负责组织本区域收费统计工作、监管停车场收费，同时负责开票员日常工作。一般小区由开票员负责。h)、小区开票员、收款员：每700户设1人，管理中心应原则上应设开票员、收款员各1人，分区管理处可单设收款员1人。1500户以下小区开票员、收款员可兼任资料员、文员、仓管员、物业助理等工作，但不得由其他职位人员兼任财务工作。i)、仓管员：设有维修队仓库的小区，管理中心（1500户以下）仓库原则上应由维修队仓管员兼管；如因办公场地等条件限制，管理中心仓管员应在工程、行政或财务编内解决，非财务人员兼任的必须预先知会财务部，以进行必要的专业知识培训；管理中心达1500户以上的小区可设专职仓管员1名。j)、车场收款员：按12小时两更制配置，即每一出口2.5人，每两个邻近小区原则上应共享替班编制1人；如受车流量、地库或地面车场地理位置、出入口等客观条件限制等特殊情况的，则由小区根据实际情况另作制定报批。k)、车场收款领班：设有两个及以上停车场收费岗的小区设领班1人，负责收费岗巡查、收费现场与保安部等相关部门协调工作。5.2.3中介服务部及维修队的定编定岗原则中介服务部、维修队原则上以经营指标为准则，在人员配置上纳入成本，分部的设置以及人员须以市场及公司的需要与利润挂钩。1、中介服务部的基本设置为副经理1人，策划主任1人，文员1人；分部设置分部主管（大部为高级主任级，小部为主任级）1人，新开分部物业顾问基本配置为1人，但，新开后视业务的情况增加物业顾问，但需以利润为前提。2、维修队基本设置为：A、进驻在管的楼盘6个以下，维修队本部设置经理1人，文员1人，材料员1人，质安员1人，预结算员2人；B、进驻在管的楼盘达6个以上（含6个）15个以下，设置维修队本部经理1人，副经理1人，总施工1人，材料员1人，材料结算员1人，质安员1人，文员1人，预结算员4人；C、进驻在管的楼盘达15个（含15个）以上，每增加8-10个楼盘，增加材料员1人，质安员1人；每增加4个楼盘，增设设置预结算员1人，在管的楼盘达25个可增设副经理1人。D、施工员的设置原则上按楼盘数*1.3配置，楼盘面积大且刚交楼维修量大，施工员可考虑临时增设1人，但在保修期后期应删减。E、维修队仓管原则上按一仓1人设置，已过保修期，维修量少的小区按实际情况不设或兼任。5.2.4会所的定编定岗原则1、会所的定编定岗须以本年度的经营状况为前提。2、每一个会所的基本定岗为：A、单层会所且面积在2000平方米以下的服务人员，每班的基本配置为：会所主任1人，前台助理1人，收款员1人。B、多层会所且面积在2000—4000平方米的服务人员，按上述基本配置外，可增设领班1人，会所助理按固定岗*1.5配置。C、多层会所或面积在4000平方米以上的服务人员在上述的配置的基础上可增加领班1-2名。D、救生员按每250平方米水表面积设1人的标准设置，1200平方米以上设救生员领班1人。5.2.5前期顾问人员及代管人员的定编定岗原则1、公司与发展商签定《前期顾问协议》，费用由发展商承担。前期顾问人员的编制原则上为1名物业经理/副经理及1名工程主任，具体由实际发展商的需要决定。2、代管人员包括普通的代管技工、物业助理、保安员等，按发展商的需要设置，费用由发展商承担，代管人员晋升职位和工资严格按照上述定编定岗指引执行。5.2.6分区管理的小区及兼管的小区定编定岗原则1、分区管理的小区如两个区域完全独立并有马路分隔的，在主任级以下人员配置根据本指引分区域配置，但高级主任以上人员按一套人员配置。分区管理但在一个统一完整的区域内的，按一个小区配置。2、一个小区经理兼管的两个以上的小区，按上述第1点执行。6.0说明6.1本指引核算出的人员编制为当年度预算编制人数的最高上限，在执行当年度预算编制的前提条件须是能完成年度的经营指标，如不能完成，在确保服务质量的前提下可根据情况调减人员编制来调整，以确保指标的完成。6.2各单位在制定年度编制时，用来核算的面积须以合生审核部的数据为准。6.3各单位在制定年度编制时须在依据中有详细的核算说明。6.4如在核算编制的过程中预算单位存在虚报、假报或过度跨大的现象，将扣减该单位第一负责人年终奖的30%，如所在地区公司行政人事部未有严格把关，将同时扣减该地区公司行政人事第一负责人年终将20%，通报批评分管行政人事工作的副总。6.5本指引从20**年10月1日开始执行。</p>