物业程序文件：文件资料管理程序

物业程序文件：文件资料管理程序1.目的规范公司和各管理处/部门文件资料的管理，确保文件资料处于受控状态。2.范围适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。3、定义无4.职责部门/岗位工作职责频次/时间总经理审批公司红头文件，必要时对各管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日分管负责人必要时对分管管理处、部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日管理处/部门负责人审批以本管理处/部门名义发布的文件。对本管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。及时经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。及时文件管理员文件的管理、控制。及时办公室负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来公文的管理、控制及时5.方法及过程控制5.1文件的分类5.1.1行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。5.1.2业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。5.1.3其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等（不需编号）。5.1.4外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规；上级公司下发的各种管理制度等。5.2文件的编码及格式5.2.1公司级行政文件编号方法为：物总字【年度】序号，序号为三位数。须经办公室审批、统一管理。红头文件格式如下：红色文件头编号（小四宋体）文件名称（小二号黑体、加粗）文件内容（小四号宋体）签署人（四号宋体）（小四号宋体）zz物业管理有限公司（小四号宋体，中文数字）二○○五年六月七日5.2.2部门级行政文件编号方法为：部门/管理处简称【年度】序号，序号为三位数。部门/管理处简称如：办公室、品质、财务、经管、世贸、城花、都花、新城、美树、水晶城、东丽湖、西青，如增加新部门/管理处，由品质管理部确定部门简称。格式为：物业公司文件（小三号黑体、加粗）文件编号（四号黑体）文件名称（小二号黑体、加粗）文件内容（小四号宋体）（小四号宋体）zz物业管理有限公司（小四号宋体）部门/管理处名称（小四号宋体）签名：（小四号宋体，中文数字）二○○五年七月十五日注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。5.2.3业务文件格式5.2.3.1组织架构和职务说明书XXXXX组织架构/职务说明书（三号黑体、加粗）部门/管理处简称-年度-编号（每年从01开始）（小四黑体）文件内容（宋体）编制：审核：审批：（宋体）年月日年月日年月日（宋体）5.2.3.2各类管理制度A.文件表头样式***（管理处/部门名称）管理制度编号TJzzWY（部门简称）-XXX名称版本A/0第页共页编制更改审核批准生效期年月日B.管理处/部门可根据需要将管理制度分为"顾客关系"、"环境"、"职能"、"安全"、"工程"等类别，并通过文件编号予以区分，如：花园新城"客户关系"类文件编号为"TJzzWY（新城）-KXX（XX：为序号，从01开始）"。C.版本控制：按体系文件控制方法执行。5.3文件的发布5.3.1所有文件均需经过审批后方可发布。通过宣传栏向顾客公布的信息须保存审批记录。5.3.2重要文件送达开发商、业主/业主委员会及相关业务单位时，须请对方在《文件发放签收表》签收，并保存签收记录。5.4文件的更改5.4.1文件如需更改，须由原文件拟定部门进行更改并按文件原审批程序重新报批。5.5外来文件的处理5.5.1当管理处收到外来公文需处理时，填写《文件处理表》，由管理处负责人提出处理意见，同时抄送办公室、品质管理部，必要时报相关职能部门提出处理意见后进行处理，处理完后由文件管理员负责存档。5.5.2收到外来标准/法规时，按《质量记录及文档管理程序》处理。5.6文件的存档按照《质量记录及文档管理程序》执行。5.7电子文档的管理按照《质量记录及文档管理程序》执行。5.8文件的保密5.8.1公司需严格保密的文件包括：总经理办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、重大事故分析报告、薪金福利制度、奖金分配数额及其它重要文件等。5.8.2保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。5.8.3有权阅读保密文件的公司职员对保密文件负有保密责任。6.支持性文件TJzzWY4.2.4-Z01《质量记录及文档管理程序》7.质量记录表格TJzzWY4.2.3-Z01-F2《文件发放签收表》TJzzWY4.2.3-Z02-F1《文件资料存储清单》TJzzWY4.2.3-Z02-F2《文件处理表》</p>