物业公司档案管理办法

物业公司档案管理办法

为规范公司档案管理工作，保证公司正常的经营及管理活动正常进行。根据集团公司档案管理有关规定，并结合公司的实际情况，特制定本办法

一、本制度适用于公司的档案管理工作。

二、公司的档案管理工作由综合管理部指派专人进行管理。其主要负责：

（一）拟订公司档案管理办法；

（二）收集公司行政管理资料、人事资料以及其它各类资料，并进行组卷、编号、编制卷内目录及档案保存、借阅等管理工作。

1、档案的分类

公司档案按专业管理范围划分为：

行政管理档案

人事管理档案

经营管理档案

工程技术档案

质量体系文件和质量管理文件

财务档案和归档要求按集团财务部要求归档

其他类型

2.归档范围及编号

①行政管理档案

a集团下发文件

b公司管理文件:

公司编号的全部文件

公司制订的规章管理制度

总经理办公会文件和纪要

公司各类请示报告及批复

公司重大活动策划方案及有关资料

公司获奖、达标的奖状、证书及其有关资料

公司档案清册及销毁清册

c公司通报、简报

d外来(政府下发)文件

②人事管理档案

a人事管理资料

公司领导及中层干部任免文件

公司人员编制名单及职工档案(包括专业技术资质证明)

职工转正定级、调资、离退休、死亡、抚恤资料

职工奖惩记录及文件

b职工培训考核档案

c人力资源备档案

③经营管理档案

公司经营资质和许可证

公司年度经营工作计划及对外统计报表

签订的合同及协议

工程成本分析、成本核算及预算资料

分包方、分供方档案

公司固定资产清册

公司基建工程申请、批复及竣工交付资料

3、归档要求

①归档资料(包括照片、声像)由各部门按职责分工收集、整理、装订成册后交公司办公室存档。

②收集整理的资料应完整、分类正确、装订规范满足耐久性要求。

③资料归档时公司办公司办公室应归档目录清单核对归档资料，办理交接手续。

④资料归档时公司综合管理部应按归档目录清单核对归档资料，办理交接手续。

⑤归档资料由办公室组卷、编号、填写卷内目录并决定档案秘级，加盖秘级标识印章后分类，按时间顺序排列入柜保存。

4、归档与保存时间

①每半年归档一次。各单位于半年后的一月内整理资料交公司综合管理部归档

②档案保存时间：

行政管理档案10-15年；

人事档案：与聘用人员时间同步；

经营管理档案：10-15年

工程技术档案：永久

5、保管与借阅

①公司办公室对归档资料应建立档案资料管理台帐。

②档案资料管理应具有防火、防潮、防虫、防损坏、防盗的安全措施。

③档案资料应按秘级类别、时间顺序排列放置便于检索。