物业公司档案管理制度

1档案立卷归档制度

1.1立卷归档范围及整理方法

1.1.1文件(包括印刷品和音像制品等)归档范围

1.1.1.1凡是反映公司活动和基本历史面貌,具有查考利用价值的文件材料均应归档。

1.1.1.2不宜由各部门保管,应直接交存档案室的文件材料。

1.1.1.3公司项目发展、建设、经营业务中产生的法律和政策文件,包括章程、合同、证书、执照、政府批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。

1.1.1.4公司发展战略、经营规划等有重要意义的文件。

1.1.1.5本公司的科学技术专业文件。

1.1.1.6工程建设设计、施工、竣工等过程中形成的文件和图纸。

1.1.1.7各类财务资料由财务部门负责归档保管。

1.1.2档案整理方法

1.1.2.1各项业务工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理和移交,在积累过程中要做好原始文件的登记工作。

1.1.2.2各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准,列入有关人员的职责范围,并作为考核的依据。

1.2档案立卷归档流程

1.3档案分类与归档范围

1.3.1分类说明

凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案,但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。

1.3.2文书档案的编号标准

1.3.3声像档案的编号标准

1.3.4档案密级分类

1.3.4.1密级档案

是指依照法定程序确定的,在一定时间内只限一定范围人员知悉的档案。

1.3.4.2非密级档案

是指不宜在社会上公开只限于公司内部员工查看的档案。

1.3.4.3档案的密级分为四级

绝密级、机密级、秘密级、和非密级档案

1.4归档要求

1.4.1归档文件材料的质量要求

1.4.1.1必须是原件、正本,符合文件格式

1.4.1.2必须签字、审批手续完备,字迹清楚,图面整洁

1.4.1.3必须齐全完整、装订整齐、并经适当的整理

1.4.1.4是传真件的应复印后以复印件归档

1.4.1.5要用耐久的字迹材料书写,如碳素墨水、蓝黑墨水,禁止采用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等易退色的字迹材料。

2档案整理及维护制度

2.1档案整理工作原则及内容

2.1.1档案整理工作的原则

2.1.1.1档案的整理应该充分利用原有资料作为整理的基础。

2.1.1.2档案的整理必须保持文件之间的历史联系

2.1.1.3档案的整理必须便于保管和利用

2.1.2档案整理工作的内容

2.1.2.1系统排列和编目

2.1.2.2局部整理

2.1.2.3全过程整理

2.2档案维护的要求

2.2.1维护档案的完整性(质量上的完整和数量上的完整)

2.2.2维护档案的安全性(物质的安全和法律的安全)

3档案借阅和复制管理制度

3.1档案借阅审批权限和借阅范围

3.1.1绝密级档案除公司领导批准外一般不能查阅。经公司领导批准,借阅人可按批准内容分别进行查阅、摘抄、复制或借用。

3.1.2机密级档案须总经理或其授权人员批准方可借阅或复制。

3.1.3秘密级档案和非密级档案由一级部门主管批准方可借阅或复制。

3.1.4所有合同档案的借阅或复制除一级部门主管签字外还须总经理或总经理授权人员批准。

3.2档案借阅与归还程序

3.2.1借阅人员填写《档案借阅登记表》。

3.2.2按审批权限报领导审批。

3.2.3借阅人员持经批准的《档案借阅申请表》到档案室或本部门档案员处借阅,并在《档案资料借阅登记表》登记、签字。档案管理员同时将借阅情况输入电脑中,并将《档案借阅申请表》存入档案所在的卷盒中。

3.2.4借阅人员归还所借档案时,档案员应进行清查,确认无误后在《档案资料借阅登记表》和电脑中注销,同时将《档案借阅申请表》从卷盒中抽出。《档案借阅申请表》要按月装订,保存一年后销毁。

3.3档案复制管理

3.3.1借阅人员需复制档案应事先在《档案借阅登记表》上注明,并呈领导审批。

3.3.2档案复制由借阅人员持经批准的《档案借阅登记表》到有关复印员处复印。

3.3.3密级档案未经相应审批人员批准,复印员一律不得进行复印。

3.4人员的要求

3.4.1严格遵守公司保密制度有关规定,保守公司档案秘密。

3.4.2对所借的档案要精心保管,不得丢失,不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改、折叠、拍照或转借他人。

3.4.3档案借阅时间不得超过10天。确因工作需要不能按时归还者,应办理延期手续。

3.4.4出差、请长假(半月以上)或辞职者应把所借档案及时归还,每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室。

3.4.5因工作需要(如档案更改、报废)档案员通知归还档案时,应在24小时内归还,如不及时归还,所造成的后果由借阅人员负责。

4声像档案的存档要求及保管制度

4.1对于声像档案的存档要求

4.1.1归档的声像材料必须是原件、原版,各部门或个人不得私留声像档案。

4.1.2归档声像材料必须声像清晰、完整、准确。

4.1.3归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物。

4.1.4归档的照片底片,必须详细说明发生的时间、地点、事件内容。

4.1.5归档的照片入库后,照相费用方可报销。

4.1.6归档的录音带,录像带必须注明每盘带内录入的内容。

4.1.7归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本、或标明备份数据名称及备份时间。

4.2声像档案的保管制度

4.2.1按不同类别和载体使用不同的装具,分别排列保存。

4.2.2照片档案一般放在相册中,录音带、录像带、磁盘宜放爱专用声像档案柜或密封盒中,竖放远离磁场。

5档案网络管理制度

5.1各单位主管部门,要建立自身的网络制度,负责对其所属单位的档案工作实行监督、指导,实行分级管理。

5.2各单位应努力做到档案信息录入化、档案智能检索化,利用光盘实现档案的全文存储。

6档案移交制度

6.1档案管理人员工作变动时,要办理档案移交手续。

6.2移交时,由原档案管理人员编制档案移交清册,列明档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

6.3交接双方就移交清册所列内容逐项清查无误后版纳里交接,并有中心分管领导负责监交。

6.4交接完毕,交接双方经办人和监交人在档案移交清册上签名或盖章。

6.5档案管理人工作调动时,必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位。

7档案鉴定与销毁管理规定

7.1档案鉴定时间

7.1.1归档鉴定

根据档案归档范围、归档要求、保管期限的规定决定该份档案是否需要存档。

7.1.2定期鉴定

每年10月对已保存了一段时间的档案进行鉴定,内容包括密级的调整、保管期限的调整,档案是否完整、准确、系统,有无保存价值等。

7.2鉴定方法

7.2.1直接鉴定法

就是鉴定人员直接地、具体地审查档案,不能只看案卷题名而不考虑卷内文件材料情况,应逐卷、逐份审查文件材料,根据档案的价值确定或调整保管期限和密级,确定是否进行销毁。

7.2.2分析档案价值法

就是鉴定人员以反映公司主要职能活动面貌为出发点,以分析档案内容为中心,结合公司工作性质、社会地位、活动范围以及档案产生的时间、完整程度、可靠性、有效性进行分析、鉴定。

7.3档案的销毁管理制度

7.3.1经鉴定应予销毁的档案,由档案管理员填写《档案资料销毁清单》,报总经理或部门主管审批。

7.3.2《档案资料销毁清单》经批准后,档案管理员应立即将批准销毁的档案予以销毁。销毁档案时,要指定两人以上监销,并在《档案资料销毁清单》上签字。《档案资料销毁清单》应长期保存备查。

7.3.3档案被销毁后,档案管理员在分类帐上注明“已销毁”,并标明《档案资料销毁清单》编号和销毁时间,并同时在计算机数据库中对这部分文件进行删除。

8档案管理人员的岗位责任制

8.1档案管理人员工作守则

8.1.1热爱本职工作,忠于职守,严守纪律,保守党和国家的机密,依法治档。

8.1.2坚持党的组织原则,识大体,顾全局,兢兢业业作奉献。

8.1.3要有耐心热情的态度,文明礼貌的作风,全心全意的服务精神

8.1.4要努力学习,钻研业务,勤奋工作,善于思索,勇于开拓,不断开创档案工作新领域。

8.1.5要有民主、团结、互助、友爱、勤政、廉洁、高效的精神风范和工作作风。

8.1.6工作严谨精细、实事求是,坚持真理,忠于历史,维护档案的完整和安全。

8.2档案管理人员工作要求

8.2.1资料归存、借阅、复印、保密的规范完善。

8.2.2贯彻档案立卷制度(文件资料的收集管理,归档范围,平时归卷、立卷)。

8.2.3应积极配合各部门工作的正常开展,保证每一卷宗都有卷内目录。

8.2.4对于公司档案所有内容均必须同时备份存档。

8.2.5档案管理人员和设计企业机密以上资料的人员,均应与企业签订保密协议。

9保密守则

9.1不该说的机密,绝对不说;

9.2不该问的机密,绝对不问;

9.3不该看的机密,绝对不看;

9.4不该记录的机密,绝对不记录;

9.5不在非保密本上记录机密资料;

9.6不在私人通信中涉及机密;

9.7不在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密;

9.8不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;

9.9不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项;