物业标准化文件控制管理办法

标准工作文件控制管理办法

1目的

对企业标准有关的文件进行控制，确保各部门、服务管理区域使用文件为有效版本。

2适用范围

本标准适用于西安诚信物业管理有限责任公司的企业标准管理工作，同时适用于质量管理体系和环境管理体系的文件控制。

3职责

3.1总经理负责企业标准的审批、修订审批等。

3.2总经理助理室负责组织标准的编写、修改、审核、发布。

3.3品质管理部负责公司所有企业标准文件的收集、整理、存档、保管、发放、回收、销毁。

3.4各部门负责本部门标准手册文件的编写、修改、汇总。

4程序

4.1文件的发放

4.1.1文件分为正本、受控副本和非受控副本，受控副本尽限在公司内部使用，非受控副本一般是为某种需要提供给客户或公司以外的人员使用。

4.1.2受控副本文件封面应加盖红色“受控”专用章，同时加盖蓝色“分发号”专用章，确保每份受控副本与“分发号”一一对应。非受控副本文件应加蓝色“非受控”专用章。

4.1.3公司各部门文件管理员确定部门需使用的文件，编制本部门《文件控制清单》（见表1），经品质管理部经理审核，总经理助理审批后，由品质管理部负责办理发放手续。各部门填写《文件发放回收登记表》（见表2），经领用人签字确认。

4.1.4公司内部不允许使用“非受控”或无印章的文件。

4.2文件的保管

4.2.1品质管理部文件管理员负责文件正本的存档保存，确保各类文件是有效版本。

4.2.2品质管理部文件管理员负责保存各部门《文件控制单》正本和《文件发放回收登记表》的复印件，各部门负责保存《文件控制单》复印件和《文件发放回收登记表》的正本。

4.2.3品质管理部和各部门文件管理员负责保管回收的受控文件。品质管理部每年2次对各部门的受控文件进行检查、核对。对多余的受控文件予以回收，同时更新《文件控制清单》。

4.2.4因文件破损影响使用时，应重新办理申领手续，同时将破损文件交回质量管理部处理。

4.3文件的更改

4.3.1由文件的执行部门或相关部门提出文件的修改申请，并填写《文件更改申请表》（见表3），经总经理批准。

4.3.2公司的服务内容、方式、法律、法规发生变化，公司内部机构及管理程序发生变化时，由总经理助理室填写《文件更改申请表》，并组织有关部门研讨、修改需更改的文件。

4.3.3文件的更改申请批准后，更改的程序按《企业标准化工作导则》的第八章要求执行。

4.3.4品质管理部文件管理员接到更改的文件后，应更改文本的正本。复印更改页，按《文件发放回收登记表》重新发放并换回原页。更改后的文件应作登记，文件的非受控副本不做修改的控制。

4.3.5品质管理部每年12月发布企业标准有效文件清单。

4.4文件的作废

4.4.1作废的文件经原文件的审批人审批后，由品质管理部文件管理员统一销毁。

4.4.2对已作废的文件，若因法律和积累知识需要保留，由品质管理部加盖“保留存查”印章。