住宅物业入伙管理控制程序
物业程序文件
--住宅物业入伙管理控制程序
1.0目的
2.0适用范围
适用于物业服务中心所辖住宅类物业的入伙管理。
3.0职责
3.1
3.2
4.0工作程序
4.1
4.2入伙管理控制程序
4.2入伙办理程序
4.2.1新业主入伙手续的办理：可参照《业主收楼流程图》执行，包含的几个步骤4.2.1.1-4.2.1.4，根据实际情况需求，由物业服务中心总监/经理做出适当步骤调整，内容不变。
4.2.1.1核对业主身份、资料
a、客服部前台接待人员核收由发展商盖章、签名的《交楼通知书》或《提前交楼通知书》；
b、核对业主身份证及复印件，确定业主身份，若属委托代办收楼手续的须核实业主委托证明、委托人身份证明及受委托人身份证明并将复印件保留存档；
c、核对业主与发展商签订的《商品房买卖合同》复印件、《物业维修基金》回执原件，及发展商出具的《缴款通知书》等办理相关手续。
4.2.1.2入伙费用缴交
a、接待人员指引业主到收费处缴交收楼的一切费用，财务人员按收费项目及标准，详见相关项目《业主收楼费用一览表》，收取并开具收费票据交给业主，并在《收楼手续单》相关栏签名；
b、业主交齐一切费用后，财务部工作人员协助/引导业主签署《委托银行缴费协议书》，并将代开设的银行缴费存折发放给业主；
4.2.1.3文件签署、物品发放
a、签约人员引导业主与交楼人员签署相关文件，填写《收楼手续单》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》《业主规约》《消防安全承诺书》《业主收楼物品/资料签收单》，并发放《前期物业服务合同》《业主规约》《前期物业服务合同》《房屋质量保证书》《房屋质量说明书》《消防安全承诺书》及单元钥匙、礼品；
b、引导业主填写《证件办理申请表》办理相关证件。
4.2.1.4现场验楼
a、通知现场验楼人员带领业主到现场进行单元验收，验收项目包括：天花、地面、电气系统、智能化系统、给水系统、排水系统、门、窗、五金配件、电器、花园护栏、绿化等项目，并抄该单元的水、电读数，双方确认后签署《楼宇情况验收检查表》；
b、如需留匙，现场验楼人员指引业主到钥匙发放处办理手续，并签署《钥匙托管声明》。
4.2.1.5遗留工程跟进处理：按《遗留工程处理流程图》执行。
4.2.1.6业主档案整理、归档：按《业主档案管理控制程序》执行。
4.2.1.7装修办理：按《装修管理控制程序》执行。
4.2.2二手业主入伙手续的办理：可参照《二手业主收楼流程图》执行
4.2.2.1核对业主身份、资料
a、客服部前台接待人员核收二手业主入伙所需资料：二手业主与原业主签订的《商品房买卖合同》或房产证、有效身份证原件、指定银行存折；
b、客服助理对二手业主的以上文件进行查验、复印，将上述原件退还二手业主，并将复印件留底建档；
4.2.2.2费用结算
a、客户助理通知工程组工作人员确认旧业主的水、电表计数；
b、由财务人员核算原业主所欠的应缴费用，并与原业主结清之前所欠一切费用；
c、客户助理告知二手业主小区的各项收费标准、收费时间及托收方法。
4.2.2.3文件签署：指引业主签署《业主规约》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》（如有需要）《委托收款协议》《前期物业服务合同》等，并要求业主在《业主收楼物品/资料签收单》签字。
4.2.2.4文件发放：向二手业主发放《业主规约》《服务手册》《前期物业服务合同》等资料。
4.2.2.5证件办理
a、回收原业主之前在客服组前台所办理的各类证件；
b、引导二手业主填写《证件办理申请表》，并办理相关证件，做好相关解答。
4.2.2.6业主档案资料更新
a、手续办理完毕后，立即通知礼宾部做好相应工作；
b、将二手业主资料归入业主档案中，原业主资料保存；
c、业主档案整理、归档，按《业主档案管理控制程序》执行。
4.2.2.7装修办理：按《装修管理控制程序》执行。
4.3收楼工作总结：每次集中收楼后，由客服部提交书面《收楼工作总结/报告》，并对收楼过程中存在的问题提出纠正/预防措施。
5.0支持性文件
5.1《业主规约》
5.2《服务手册》
5.3《前期物业服务合同》
5.4《商品房买卖合同》
5.5《房屋质量保证书》
5.6《房屋质量说明书》
5.7《物业接管验收控制程序》
5.8《业主收楼流程图》
5.9《二手业主收楼流程图》
5.10《装修管理控制程序》
5.11《装修办理流程图》
5.12《遗留工程处理流程图》
5.13《业主档案管理控制程序》
5.14《业主收楼费用一览表》
5.15《业主收楼资料一览表》
6.0质量记录
6.1《委托银行缴费协议书》由银行提供
6.2《委托收款协议》由银行提供
6.3《交楼通知书》或《提前交楼通知书》营销中心提供
6.4《维修基金交付证明》由业主自行办理
6.5《收楼手续单》售后服务中心提供
6.6《缴款通知书》售后服务中心提供
6.7《业主收楼指引》
6.8《住户资料登记表》
6.9《消防安全承诺书》
6.10《业主收楼物品/资料签收单》
6.11《楼宇情况验收检查表》
6.12《钥匙托管声明》
6.13《证件办理申请表》
6.14《收楼工作总结/报告》无固定格定
编制： 审核： 批准:
