业主档案资料管理制度

业主档案资料管理制度

一．目的

根据业主档案资料的重要性及保密性，为便于系统化管理，现制定如下管理制度。

二．适用范围

适用于公司各物业项目部对业主档案资料的管理。

三．内容

1．业主基本资料情况

（1）入住通知书

（2）业主住户登记表

（3）《临时管理规约》原件

（4）前期物业管理协议

（5）收楼物品移交清单

（6）业主身份证复印件

（7）业主房款契税发票复印件

（8）《确认单》原件

（9）《室内验收记录表》原件

（10）《入住手续会签单》原件

2．业主入住后对房屋使用过程中所发生的所有资料。

三．职责

1．档案室由物业部负责管理，小区行政文员负责保管档案室及档案柜的一套钥匙；

2．区域贴心管家负责保管一把各自区域内档案柜的钥匙，以便业主档案资料归档及时、规范管理；

3．负责办理签约入住人员应对业主档案基本资料的完整性、完好性负责；归档的文

件资料书写时必须用耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔；

4．业主档案资料在业主办理完各项手续后即行归档，24小时之内必须录入电脑；

5．贴心管家负责各自区域内业主的档案资料的接收、整理、编号、装订、存放及档案的借阅、登记、统计等工作，将业主资料输入电脑中的《业主住户登记表》上；

6．如本区域贴心管家休息或不在，物业主任负责业主档案资料的存放工作，并即时与贴心管家做好交接手续工作，填写《代存放档案登记表》。

四．管理要求

1.贴心管家应对业主档案基本资料的完整、完好和保密负责；

2．业主档案资料保管必须做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作；

3．为保证档案资料存储的完整、安全，电子版资料必须每月更新、备份一次，交物业主任保管。

五．档案借阅

1．业主档案资料只限于公司员工及总公司需要查阅的人员在档案室查阅，须经物业主任批准，同时填写《文件、档案借阅登记表》；

2．外单位及个人因工作需要查阅档案时，必须经物业项目部经理批准，同时填写《文件、档案借阅登记表》；

3．查阅档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等；

4．档案借还情况须在登记本上登记。

六．相关记录和表格

1．《业主住户登记表》

2．《代存放档案登记表》

3．《文件、档案借阅登记表》